(00:00) イントロダクション

せっかくですので、Notionの使い方について、最低限これだけは知っておいてほしいことをお伝えします。最初から全てを覚える必要はありません。2倍速で聞いて、少しずつ試しながら慣れていくのがおすすめです。Notionは進化しているので、最初は簡単な機能から使い始め、徐々に高度な機能を使えるようになるかもしれません。便利な機能を中心に説明していきますが、全てを覚える必要はありません。「こんなこともできるんだ」という感じで聞いてください。YouTubeでもNotionに関する動画がたくさんあるので、参考にするのも良いでしょう。Notionの良いところは、これが一番いい！という機能がないことです。自分の思うように作れるのが最大のメリットであり、逆に難しさでもあります。まずはここから始めると良いでしょう。

(01:03) Notionを使った顧客管理とタスク管理

なぜNotionを使うのか、それはタスク管理、案件管理、案件の進捗状況、顧客情報などを1つのページで可視化できるからです。例えば、メールのやり取り履歴をNotionで管理できます。誰がいつ編集したかなどが履歴として残ります。また、例えばオプトインフォームからLPに登録した顧客の情報もNotionに集約できます。これはHubSpotとも連携しているので、HubSpotで更新されるとNotionも自動で更新されます。

(02:07) Notionの強み：一元管理と軽量性

このように、関連する情報をNotionに集約できますが、重くならないのがNotionの素晴らしいところです。どのタスクが残っていて、どの案件が進行中で、どれが保留になっているのかが一目で分かります。これはNotion最大のメリットです。まずはNotionに登録して、どんなことができるのか想像してみましょう。Notionでは、顧客管理、案件情報、タスク情報を「リレーション」機能で繋げることができます。例えば、顧客情報と関連する案件、その案件内のタスクなどを全て紐付けることができます。業務が複雑になるほど、この機能の恩恵は大きくなります。管理が行き届いていないと「あれ、何だっけ？」となってしまうのを防ぎます。普段の仕事に没頭するために、覚えなくて良いことは覚えなくて良いようにしましょう。本業に専念できるようになれば、仕事のスピードが格段に上がります。

(03:12) タスク、案件、顧客情報の紐付け

私の場合は、タスク、案件、そして案件内のタスクを全て紐付けて管理しています。タスクと顧客情報、案件と顧客情報、タスクと案件を紐付けることで、業務の複雑さが増すほど、管理の重要性が高まります。覚えなくて良いことは覚えなくて良いようにすることで、本業に集中できます。Notionを使うことで、仕事のスピードが速くなります。リレーション機能とは、情報を繋げる機能です。

(4:14) リマインド機能とGmail連携

リマインド機能はメールで通知を受け取れます。Gmailを使うことが多いと思いますが、Gmailのプラットフォームを整備しておくことも重要です。ラベル、フィルターの作成、不要なメールの削除（特にメルマガの配信解除）などを行いましょう。メールをすっきりさせる方法については、別の動画で解説しているので、そちらもご覧ください。リマインド機能を使うことで、一元管理とリマインドが同時に実現し、覚えなくて良いことを覚えなくて済むようになります。パソコンの履歴を削除するとパソコンが軽くなるように、覚えなくて良いことを頭の中から削除することで、すっきりとした状態で仕事ができます。

(5:18) Notionのメリット：一元管理と不要な情報の排除

Notionを使うメリットは、一元管理ができることと、忘れても良いことを決められることです。後で私のページを見ていただこうと思いますが、Notionの最大のメリットは、情報を1つの場所で確認できることです。他のツールとの連携も容易で、顧客とのノート共有もできます。ノートとは、議事録、話し合った内容、情報提供資料などです。例えば、同じ資料を何度も説明する場合は、事前資料として提供するのも一つの方法です。私のページでは、補助金の申請に関する動画を事前資料として提供しています。これを見ることで、説明する必要がなくなります。

(6:23) ノート共有とコメント機能

ノート共有機能に加え、コメント機能も非常に便利です。コメントへの返信や解決済みとしてマークする機能があり、コミュニケーションを整理できます。コメントへのリンクをコピーして共有することも可能です。過去のコメントを遡ることも容易です。スプレッドシートやドキュメントを埋め込むこともでき、Notionの画面上でそれらの更新も可能です。何がどこにあって、何をしているのかが分かりやすいのがNotionの良いところです。

(7:27) 業務の見える化とカスタマイズ性

Notionは業務の見える化と一元管理に非常に優れています。このような機能を持つツールはたくさんありますが、Notionは不要なものが増えにくいのが特徴です。不要なものが増えると無駄な動きが増えるため、Notionでは必要なものだけを集約できます。HubSpotなどのツールと連携させながら、自由にカスタマイズできます。

(8:29) データベース機能とZapier連携

データベース機能は、スプレッドシートやExcelのような機能で、フィルターや並べ替え、他のデータベースとのリンクなどが可能です。Excelやスプレッドシートで行うには手間がかかりますが、Notionでは容易に行えます。検索もしやすいです。LPで取得したメールアドレスや会社名はZapierを使ってNotionと連携できます。Notionは英語圏発祥ですが、日本語化されており、使いやすくなっています。最近では、Notionをノート共有ツールとして利用する人が増えています。HubSpotとNotionは鉄板の組み合わせになりつつあります。

(9:32) 基本操作：ページ作成、箇条書き、埋め込み

Notionの基本操作について説明します。箇条書きはスラッシュ「/」を入力することで簡単に作成できます。新しいページの作成も同様です。チェックリストも簡単に作成できます。アドオンの埋め込み、URLの追加なども可能です。Evernoteのようにメニューから操作するのではなく、1行で設定できます。不要な追尾ノートも削除できます。

(10:37) その他機能：テーブル、リスト、トグル、引用など

その他の機能として、テーブル、番号付きリスト、トグルリスト（隠せるリスト）、引用、ページリンク、コードブロックなどがあります。メンション機能、テーブル（データベース）、画像、ブックマーク、ファイルの埋め込みも可能です。デフォルトで連携できるツールもあります。

(11:43) 私のNotionの使い方：カレンダー、タスクリストなど

私のNotionの使い方について簡単に説明します。カレンダー、タスクリスト、進捗管理、ルーティン、ブックマーク、面談予定リスト、解決済みのリストなどがあります。何度も調べることがあるものは、ここにまとめておくことで、すぐに検索できます。フィルター機能で表示／非表示を切り替えることができます。案件リストはHubSpotとも連携しています。

(12:47) データベースの作り方

データベースの作り方について説明します。テーブル、インライン、ボードなどがありますが、最初はインラインで作成します。データベースの種類と名前を入力します。別のページでデータベースを呼び出すには、スラッシュ「/」を入力して「埋め込み」を選び、データベースを選択します。顧客リスト、面談リストなど、様々なデータベースを作成できます。面談リストはタスクリストの一部で、フィルター機能で絞り込んでいます。

(14:55) フィルター機能とデータ入力

フィルター機能を使って、年齢、職業などで絞り込みができます。フィルターの設定は保存できます。様々な場所にデータベースを配置できます。顧客リストとタスクリストがリンクしているのは、タスクに会社名や案件名が設定されているからです。名前は変更できませんが、年齢、職業などは変更できます。日付も入力でき、誕生日などにリマインダーを設定できます。関数機能はExcelに似ていますが、少し違います。関数の使い方が分からない場合は、ネットで検索しましょう。

(16:00) Notionの活用方法

Notionは様々なツールと連携できるのが強みですが、邪魔な機能も多いです。そこで、必要なデータだけを選んでNotionに集約するのがおすすめです。

(17:04) Notionページのカスタマイズ

Notionのページでは、アイコン追加、カバー画像設定などができます。カバー画像にURLリンクを設定することも可能です。画像をいちいち保存してアップロードする必要がないので、ページが重くならないのがメリットです。

(18:11) サブスクリプション管理

サブスクリプションの管理にもNotionが活用できます。年払いしたサブスクリプションの契約期間をデータベース化し、リマインダーを設定することで、契約期間の管理を効率化できます。

(19:14) まとめ

Notionの使い方について説明しました。様々な機能があるので、試行錯誤しながら使いこなしてみてください。ありがとうございました。