ChatGPT完全ガイド
仕事での使い方

選び方に迷う場合、まずChatに「この作業はChat、Work、Codex、Space、Dot、Sitesのどれで進めるのがよいか。理由と最初の操作を教えて」と聞けます。AIが提案した入口が自分の画面にあるかは、実際に確認してください。

ChatGPTのモデル選択は、質問の種類に合わせて返答の速さや考える深さを変えるための設定です。2026年10月の公式案内では、対象アカウントの選択肢としてInstant、Medium、High、さらに対象プラン向けのExtra HighやPro系のモードがあります。別の画面では基盤モデルの名前も表示されます。表示名や利用可能なモデルはプランと更新で変わるため、古い画面写真を見て同じ名前を探し続けないでください。今見えている選択肢を基準にします。

最初に選ぶ基準

短いメールの言い回しや文章の要約にはInstantが扱いやすいです。資料が複数あり、条件を比較したり、長い構成を考えたりする場合はMediumやHighを試します。詳細な調査、複雑な設計、見落としの影響が大きい分析では、利用可能ならさらに深く考える選択肢を選びます。ただし、考える時間が長いモードでも、古い資料を与えれば結果は古くなり、誤った前提から正しい判断はできません。資料と検査を整えることが先です。

どこで切り替えるか

1. Webでは会話の入力欄付近、スマートフォンでは会話の上部にモデル選択が表示される場合があります。
2. 利用可能な候補を開き、今の作業の目的に合うものを選びます。組織のワークスペースでは管理者が使えるモデルを制限する場合があります。
3. 選択後に、画面に表示された名前を読み戻します。WorkやCodexとChatでは候補が異なることがあります。
4. 返答の速さだけではなく、根拠、計算、説明の分かりやすさを見ます。必要なら同じ問いを別のモードで試し、採用する回答の理由を残します。

上限に達したら

「上限に達しました」と出たときは、画面に示された対象モデルと次の利用可能時刻を読みます。別のモデルへ切り替えられる場合でも、同じ機能や長い作業が使えるとは限りません。作業中のファイルを保存し、何を検査していないかを残してから続けます。サポートに連絡しても利用枠を任意にリセットしてもらえるわけではありません。日付やプランごとの上限は変わり得るので、このガイドに固定値を書き込まず、アカウントの画面と公式案内を見てください。

公式資料：GPT-6 and other models in ChatGPT、ChatGPT Release Notes。

サイドバーのSearchは、あなたのアカウントや選択中のワークスペースにある会話、Project、画像、文書などを探す機能です。Web検索とは対象が違います。以前作った資料を探すなら、まずSearchで、その資料を作った会話の題名だけでなく、本文に使った特徴的な言葉を入力します。ファイル名を覚えていない場合でも「今週のメルマガ」「AI秘書」など固有の語で見つかることがあります。検索結果がないからといって、すぐ削除されたと決めつけません。

探す手順

1. ChatGPTのサイドバーでSearchを開きます。WebではMacならCmd+K、WindowsならCtrl+Kのショートカットも使える場合があります。
2. 会話やファイルに含まれる具体的な語を入力します。検索結果が多い場合はChats、Images、Documents、Projectsなど利用可能なフィルターで絞ります。
3. 結果を開き、最終メッセージだけでなく前後の修正経緯を読みます。「最後に作った」が「本人が採用した」を意味するとは限りません。
4. 求めるものがない場合は、Allに戻し、別の語で探します。別アカウントや個人用・組織用のワークスペースを使い分けていれば、今どちらにいるか確認します。
5. アーカイブした会話は通常の一覧に出なくても検索で見つかります。削除した会話は検索で復元できません。

同じ名前の資料が複数出たら

似た名前のPDFやWordがある場合は、作成日時だけで決めず、ファイルの冒頭、版番号、主要な修正点を読みます。講座資料ならタイトル、料金、実演範囲を照合します。採用した資料に「正本」、試しただけの資料に「不採用」など状態を付けると次回の取り違えを防げます。検索結果に接続済みのGoogle Driveが混ざる場合、どのDriveアカウントの資料かも確認します。検索で見つかることと、そのファイルを編集できる権限があることは別です。

公式資料：Finding your chats, projects, and files in ChatGPT。

長く続ける案件の会話を見つけやすくしたいときはピン留めを使います。終わった会話を通常の一覧から外したいが、あとで読めるようにしたい場合はアーカイブです。削除は会話を復元できない状態にする操作なので、片付けのつもりで選ばないでください。Projectに入れた会話も、共有や保存との関係を確認してから状態を変えます。

ピン留めする

1. Webではサイドバーの対象チャットにマウスを合わせ、•••のメニューからPin chatを選びます。スマートフォンでは対象を長押しして選べる場合があります。
2. ピン留め欄に題名が出たことを確認します。似た会話を複数ピン留めした場合、タイトルを分かりやすくして混同を防ぎます。
3. 不要になったら同じメニューからピン留めを外します。ピン留めを外しても会話そのものは削除されません。

アーカイブする

対象チャットの•••からArchiveを選びます。通常のサイドバーから消えますが、検索には出ます。戻したい場合はSettingsのData controlsからArchived chatsを開き、Unarchiveを選びます。アーカイブを「覚えなくなる」操作だと考えないでください。保存期間や記憶設定は別です。特に外部Appから得た情報が会話に含まれる場合、アーカイブ後もその会話に残ります。

削除する

対象チャットの•••からDeleteを選び、確認画面で対象が正しいか読みます。削除した会話は通常の画面や検索から消え、復元できません。一方、その会話のためにアップロードした元ファイルや、別途保存した資料まで自動で消えるとは限りません。ファイルの削除が必要なら、その保管場所を別に確認します。共有リンクを作っていた場合も、見せる範囲とリンクの状態を確認します。作業途中の会話を整理したいだけなら、まずアーカイブを検討します。

公式資料：Deleting and archiving chats in ChatGPT、ChatGPT Release Notes。

会話にファイルを添付すると、ChatGPTはその内容を使って質問へ答えたり、要約や分析をしたりできます。PDF、Word、表計算、スライド、画像などを選べます。音声ファイルは有料プランや対象ワークスペースなど提供条件が異なります。無料か有料かだけでなく、アカウントの設定、ファイルの大きさ、一定期間の利用枠によって使える範囲が変わるので、画面の表示を確認します。

添付から質問まで

1. Chatの入力欄で＋またはクリップのアイコンを押し、対象のファイルを選びます。接続済みのDriveやSpaceから選べる画面もあります。
2. ファイル名が入力欄に表示されたか確認します。似たファイルがある場合は、中身の版や更新日を見ます。
3. 「このPDFの12ページから15ページの対象者条件を説明して」のように場所と目的を伝えます。表計算ならシート名と列名、画像なら確認したい範囲を書きます。
4. AIが返した数字、条件、引用の場所を元ファイルで確認します。文字認識に失敗したページや画像中の小さな文字があれば、そのまま完成と扱いません。
5. 別の成果物へ使うなら、元ファイル名と確認したページを記録します。ファイルを添付した事実と、指定箇所を正しく読めたことは別です。

アップロードできない場合

まず拡張子とファイルの大きさを見ます。スキャンPDFは画像だけで文字が選択できない場合があります。音声なら対応形式か、実際に再生できるファイルかを確かめます。利用枠を使い切った表示なら、プランと次の利用可能時刻を画面で確認します。ファイルを小さくしても、本人の権限や組織の制限で拒否されている場合には解決しません。エラー文、発生時刻、ブラウザまたはアプリ、ファイル形式を控えると原因を絞れます。

業務上の注意

複数の顧客の資料をまとめて添付するなら、どのファイルが誰のものかを明示します。説明に必要ない個人情報は取り除きます。外部へ共有する際は、AIの返答だけでなく添付ファイルが共有対象に含まれるかを確認します。Chatで読めた表をWordやPDFへ変換した後、変換先のページが欠けていないかも別に確認します。

公式資料：Uploading files and audio to ChatGPT。

Scheduledや長時間のWorkを使うと、進行中や完了を通知で知りたい場面があります。通知が来ない理由は、タスクがまだ実行されていない、実行されたが結果がない、ChatGPTの通知設定がオフ、ブラウザやOSの通知がブロックされている、別アカウントを見ている、などに分かれます。「通知をオンにした」と言われただけでは、どの段階まで通ったか分かりません。

通知を設定する

1. SettingsのNotificationsを開き、PushやEmailの対象設定を見ます。ScheduledのManage tasksから登録済みタスク一覧へ進める場合もあります。
2. PCのブラウザで通知許可を求められたら、表示しているサイトと端末を確かめて許可します。Macのシステム設定の通知許可とは別にブラウザ側の許可が必要な場合があります。
3. スマートフォンへPush通知を送りたい場合は、対応するChatGPTアプリでタスクを作成し、端末の通知権限を許可します。スマートフォンの集中モードやアプリの通知分類も見ます。
4. タスクの時刻とタイムゾーンをScheduledの画面で読みます。通知が必要な時刻と実行時刻が一致していなければ先に修正します。
5. 最初の実行結果で、Scheduledの履歴、通知の受信、本文の内容を順に確認します。メール通知なら受信箱へ届いたかも別に見ます。

届かないときの切り分け

Scheduledに実行履歴がなければ、登録時刻、停止状態、上限を確認します。実行履歴はあるのに端末へ来ないなら、ChatGPT、ブラウザ、OSの通知設定を見ます。メールだけ来ないなら迷惑メールや送付先アカウントを確かめます。通知が届いても本文に必要な情報がなければ、タスクの指示を直します。時刻、送達、内容を1つの「成功」にまとめないことが実務では大切です。

公式資料：Scheduled tasks in ChatGPT。

個人アカウントと会社のワークスペース、または複数の会社のワークスペースを使うと、過去の会話やApp接続先が違います。以前作った資料が検索に出ない、利用できた機能が突然消えた、管理者に承認が必要と言われた場合、まず今どのアカウントとワークスペースにいるかを見ます。ブラウザの別タブで違うアカウントにログインしている場合もあります。

確認する順番

1. プロフィールメニューを開き、メールアドレスとワークスペース名を確認します。個人用と組織用が切り替えられる場合、今選択中のものを読みます。
2. 目的の会話が見つからないならSearchで固有語を試し、Archived chatsも確認します。現在の場所で見つからない場合は、本人が使う別のワークスペースを確認します。
3. Appの接続を使う仕事では、ChatGPTのワークスペースだけでなく、GmailやDriveなど接続先サービスのアカウントも確認します。同じ名前の資料が個人用と会社用のDriveにある場合があります。
4. 機能が見えない場合は、プラン、端末、組織の管理者設定、段階的提供を確認します。表示されないことだけで故障と決めつけません。
5. 成果物を保存したときは、どのアカウントのどのSpaceやDriveにあるかを控えます。リンクを受け取る人のアクセス権限も別に試します。

ワークスペースの管理者は、機能や外部Appの利用を制限できる場合があります。本人の個人アカウントで使えた機能を、会社の場所でも必ず使えるとは限りません。顧客資料を個人用アカウントへ移す前には、その会社の取扱い規則を確認します。逆に個人の書きかけ原稿を組織で共有すると、思わぬ人に見える場合があります。利用目的に合わせて作業場所を選びます。

公式資料：Finding your chats, projects, and files in ChatGPT、Memory in ChatGPT。

ウェビナーなら、Chatで冒頭の表現を相談し、Scheduledで毎朝の進捗確認を設定し、Workでスライドのファイルを編集します。Dotには「台本とスライドを完成させる目標を持ち、本人の修正を各版に反映して、未完成の箇所を知らせる」という継続する担当を任せます。ただしDotにPCやGmailへのアクセスが最初から付くわけではありません。必要なアプリ接続とPCのアクセス許可は別に設定します。

通常のChatでは、質問に答えたり、依頼された文章を作ったりします。Dotには目標を渡し、途中のタスクと予定を確認しながら進めてもらいます。例えば「毎週、競合サイトの更新を調べ、変わった点を比較表にして知らせて」と依頼できます。ただし、画面に「完了」と出たことと、報告内容が正しいことは別です。元のページや成果物を開いて確かめます。

作り始めるまで

1. 利用できるか確認する。最新のiOS・Androidアプリ、デスクトップアプリ、PCのWeb版で、本人のアカウントとワークスペースにDotの入口があるか見ます。スマートフォンのWebブラウザには対応していません。提供対象と開始時期はプラン・地域・組織設定で異なります。見えない場合は、契約画面を確かめ、組織利用なら管理者設定を確認します。
2. 最初の目標を1つ決める。「情報収集」だけでは結果を判定できません。「行政の公式更新を毎朝確認し、前日から変わった公募だけをURL付きで一覧にする」と書くと、対象と成果が明確になります。
3. 情報源と許可範囲を決める。必要なアプリだけを接続します。閲覧、編集、送信の許可は別に考えます。機密情報を読む範囲、外部へ知らせる条件、本人確認が必要な操作を指定します。
4. 最初の結果を読み戻す。Dotのプロフィールにある進行中、予定、完了から該当タスクを開きます。成果物のリンク、更新時刻、未解決事項を見ます。本人の追加指示は、そのタスクの会話で伝えます。

予定を設定した後に見る場所

定期実行を依頼したら、Dotのプロフィールの最近の活動、またはChatGPTのScheduledを開きます。時刻、繰り返し、通知方法が指定どおりかを読みます。登録だけでは配信成功を証明できません。最初の実行後に届いた結果を開いて、本文とリンクを確認します。

Dotへ仕事を渡すときの単位

Dotには「講座の資料制作を継続して進める」という目標を渡せますが、各タスクの内容は別に確認します。たとえば台本の修正、画像素材の準備、完成スライドの検査は、1つの目標の下にある異なる作業です。DotのプロフィールでIn progress、Scheduled、Completedを見て、今どの作業が進んでいるかを確認します。1つのタスクの会話へ修正を伝えたからといって、別タスクの成果物にも自動で同じ変更が入るとは限りません。複数の成果物へ反映が必要なら、その対象を指定します。

自分の判断を残す

Dotは次の作業を考えて提案できますが、本人にしか決められない条件は渡しきらなくて構いません。たとえば「タイトルは本人が決める」「顧客へのメールは本文を見てから送る」と決めておきます。DotのCustom rulesでは、行動の種類ごとに、確認なしで実行する、事前指示がある場合だけ行う、実行前に聞く、本人へ引き渡す、といった振る舞いを選べる場合があります。これらのルールを設定しても、外部アプリやPCへの権限が新しく付くわけではありません。Dotも誤る可能性があるので、重要な操作は対象と結果を見ます。

自分のPCを使わせる場合

Dotは独自のクラウドPCを持ちます。利用者のPCに自動で入れるわけではありません。ローカルファイルを扱う必要がある場合は、対象のPCにデスクトップアプリを用意し、DotのプロフィールでPCへのアクセスを明示的に許可します。PCがオフラインなら作業できないので、使う時間帯は起動状態も確認します。ローカル作業の結果は別タスクとして見える場合があります。

Dotに「電話する」の意味

Dotの会話にある電話ボタンは、ChatGPTアプリ内でそのDotと音声会話を始める入口です。普段使う電話アプリで携帯番号へ電話をかけること、またはDotがあなたの携帯番号に着信させることとは違います。公式案内では、Dotが自分からあなたへ電話をかける機能は提供開始時点でありません。1-800-ChatGPTという通常の電話番号で利用する別サービスもありますが、その番号にかけても本人専用のDot「ハヤト2」との会話へ自動でつながるわけではありません。

画面に「通話を開始」ボタンがあるのに音声が始まらない場合、まずそのDot自身の会話を開いて電話ボタンを押したか、ChatGPTアプリと端末のマイク権限、音声の出力先、アカウントを確認します。公式ヘルプは通話が動かないときに同じ会話の文字入力で続けられると案内しています。ただし、今どの段階で失敗しているかは、本人の実画面と端末の挙動を見ないと確定できません。

止める、直す

動きを一時停止したいならプロフィールのPauseを使います。予定だけ止めたいなら、該当のScheduledタスクを開きます。誤った成果が出たときは「何が違うか」「参照すべき資料」「期待する完成形」を同じタスクで伝えます。Resetは会話や記憶、予定を削除する操作なので、一時停止の代わりに選ばないでください。

公式資料：Getting started with your dot、Dots privacy, security, and safety FAQs。

会議のあとで決定事項を確認しようとして、議事録、比較表、修正した提案書が別々のチャットに散らばっていると、探すだけで時間が過ぎます。Spaceで案件ごとにPageと資料をまとめれば、担当者は必要な文書を同じ場所から開き、更新した内容を関係者と共有できます。たとえば提案書を直した人がPageを更新し、確認する人にそのページを渡せば、どの版を見ればよいかが伝わります。会話を続けながら資料や指示を使う仕事はProject、読んでもらう文書や成果物を整理する仕事はSpaceが候補です。この章では、実際に何を置き、誰にどう渡し、相手が開けるところまでどう確かめるかを見ていきます。

新しいSpaceとPageを用意する

1. Spaceを開く。WebまたはデスクトップアプリのサイドバーでSpaceを探します。表示されない場合は、プラン・組織設定・段階的提供を確認します。Spaceへ移行したアカウントでは、従来のLibraryと入口が異なる場合があります。
2. 案件単位で置き場を決める。例えば「2026年10月のAI講座」のように対象が分かる名前を付けます。別の顧客や別の案件を混ぜると、誤った資料を参照しやすくなります。
3. Pageを作成する。ページの目的を先頭に書き、見出しで「結論」「根拠資料」「未確定」「次にすること」などを分けます。ページを開いた人がチャット履歴を読まずに判断できるようにします。
4. 元ファイルを加える。PDF、画像、Wordなどを入れるときは、同じ名前の旧版がないか確認します。資料名だけで最新と判断せず、更新日と中身を開いて確かめます。
5. 共有範囲を確かめる。Pageを人に共有する場合、相手が閲覧だけか編集もできるか、Space全体か1ページだけかを確認します。顧客情報を含む資料では特に範囲を限定します。

利用例：レポートをあとから直す

Chatで調べた制度説明をPageへ移し、出典と確認日を各項目に付けます。追加の通達が出たら、同じPageの該当箇所を修正して更新日を残します。PDFを配るなら、Pageの更新と配布済みPDFの更新は別に行います。Pageを直しても、過去に配布したファイルやメール本文までは自動で変わりません。

2026年10月の公式案内では、スマートフォンはPageの検索、閲覧、共有に対応し、編集には対応していません。修正はPCのWeb版かデスクトップアプリで行います。Spaceで表計算やプレゼンテーションを作成・編集できるかは、利用中の画面で確認してください。公式案内に提供状況の差があるため、表示されない機能を使えるものとして案内しません。

Pageへ置くファイルの権限

Pageに直接アップロードしたファイルは、そのPageへのアクセス権に従います。一方、Google Driveなど別の場所にあるファイルのリンクを貼っただけでは、Pageを見られる人へ元ファイルの閲覧権限は渡りません。共有前に、相手がPageを開けるかと、貼ったファイルを開けるかを別に確かめます。元ファイルの内容をPage本文へ要約して書いた場合、元ファイルを開けない人でも要約文は読めます。機密情報をまとめる際は、Pageの共有範囲で判断します。

共同編集で迷わないために

Pageの文章の一部を選んでコメントを付けると、その箇所について修正を依頼できます。全体の構成や別の資料との比較はPageのChatで相談します。複数人が同じPageを直すなら、誰が元資料を確認したか、価格や日付を誰が確定したかを本文に残します。下位Pageは親Pageからアクセス権を引き継ぐので、親の共有範囲を広げた際には子の内容も見える可能性があります。Pageを別の親へ移動する前にも権限を確認します。

公式資料：Getting started with Space in ChatGPT。

ChatGPT Sitesは、案内ページや簡単なWebアプリを作る機能です。公開前にプレビューで修正できます。通常の文章生成と違い、訪問者が見る画面、リンク、フォーム、アクセス範囲まで確認する必要があります。ChatGPTのWeb版ではWork、デスクトップアプリではWorkまたはCodexから、作りたいWebサイトの内容を伝えて依頼します。利用できるプランと組織の許可は、本人の画面で確認します。

最初の依頼に入れる情報

• 目的：誰に何をしてほしいページか。例として「初めて相談する人がサービス内容を理解し、問い合わせまで進める」。
• 内容：商品・料金・実績・問い合わせ先など、確認済みの原稿と資料。未確定の情報は作らせない。
• 画面：参照するデザイン、色、写真、スマートフォンでの表示、必要なボタン。
• 動き：フォーム、検索、計算などが必要なら入力から結果まで指定する。
• 公開条件：先にプレビューを確認すること、本人の承認前に公開しないこと、アクセス範囲を指定すること。

画面での進め方

1. WorkまたはCodexを開く。入力欄に「Webサイトを作りたい」と書きます。利用可能なら「@Sites」を使って指定することもできます。
2. 元資料を渡す。原稿、画像、ロゴ、参考ページを追加します。第三者の文章や画像をそのまま複製してよいとは限らないので、利用権限を確認します。
3. プレビューを読む。見た目だけでなく、全ページの本文、リンク、入力フォーム、PCとスマートフォンの表示を確認します。気になる箇所はページ名と位置を指定して修正します。
4. 公開範囲を選ぶ。Shareで対象を確認します。本人限定、特定の人、組織内、インターネット全体では見える人が違います。公開URLを作る前に、顧客情報やテスト文言が残っていないか確かめます。
5. 公開後に再確認する。公開URLを別のブラウザでも開き、画像、リンク、フォーム、スマホ表示を試します。プレビューで見えたことと公開ページで使えることは別です。

公開済みのSiteを直す場合は、Sites一覧または作成した会話から編集します。修正依頼の送信だけでは公開画面は変わりません。変更版のプレビューを見てから、更新版を公開します。独自ドメインをつなぐ場合は、保有するドメインとDNS設定が必要です。ドメインが表示されたことと、公開URLで到達できることも別に確認します。

プレビューと公開URLの違い

Sitesの編集画面で見えるプレビューは、変更を確認するための画面です。公開済みのSiteへ修正が反映されるのは、更新版を公開したあとです。前の公開URLが残っている場合、編集した内容がプレビューにあっても、外部の読者は旧版を見ている可能性があります。公開作業の後は公開URLを新しいブラウザで開き、タイトル、価格、申込ボタンなど変えた箇所を直接見ます。訪問者に見える内容と、編集者だけに見えるプレビューを混同しません。

共有先によって見える情報が変わる

Shareでは、本人や管理者だけ、特定の人、組織内、インターネット全体など、アカウントで許される範囲を選びます。外部の特定の人だけを閲覧者に指定できる場合もあります。公開前に「誰がログインすれば見られるか」を決めてください。組織向けのSiteが外部アプリのデータを表示する場合、閲覧者は通常、自分の接続したアカウントと既存の権限で見ることになります。作者のアカウントでプレビューできたデータが、相手の画面でも同じように見えるとは限りません。共有先の立場でログインし、表示される範囲を確認します。

定期更新を使う場合

対応するSiteではAutomationsから更新の予定を作れます。作業時刻と内容を確認し、最初の実行結果を読みます。自動更新の提案が画面に出ただけでは、予定は登録されていません。予定が実行されても、公開Siteが期待どおりに更新されているかは公開URLで別に見ます。外部アプリのデータを使うSiteでは、更新タスク自体が使える情報源を確認します。訪問者の接続権限を、定期タスクがそのまま借りられるわけではありません。

公式資料：Creating and using ChatGPT Sites。

Workは、質問への返答より長い作業を任せる入口です。資料を読み、調査し、文書や表、スライド、サイトなどの成果物を作れます。Chatで「どう作るか相談する」ことと、Workで「ファイルとして作り、開いて確認する」ことは違います。最初の指示で、何を作るのか、どの資料を正本にするのか、どこに保存するのか、何ができたら完成とするのかを書きます。これが曖昧だと、文章だけが返ってきたり、別の保存先に似た名前の資料が増えたりします。

クラウド作業とローカル作業を選ぶ

ブラウザやスマートフォンのWorkはクラウドの環境で動きます。あなたのMacにしかないファイルを勝手に読めるわけではありません。必要なファイルを添付するか、接続したアプリにある資料を指定します。デスクトップアプリのローカル作業を使う場合は、許可した範囲で手元のフォルダやアプリを扱えます。PCを閉じたり、接続が切れたりすると進行に影響する作業もあります。「同じWork」という名前でも作業環境が違うため、保存先と使える資料を画面で確認します。

最初の依頼を組み立てる

1. 用途：誰が何のために使うかを書きます。「顧客が自分で準備する書類を理解できる案内書」のように受け手の行動まで示します。
2. 正本：添付した原稿、特定のProjectのファイル、指定URLなど、採用する情報源を列挙します。旧版と矛盾する場合は優先順を書きます。
3. 形式：Word、PDF、PowerPoint、Google Slides、HTMLなど、受け手が開ける形式を指定します。編集したい箇所があるなら編集可能な要素で作ることを明記します。
4. 保存先：PCのフォルダ、Space、Driveなどを指定します。作業環境から届かない保存先なら、途中で分かるように依頼します。
5. 確認条件：本文、画像、リンク、スピーカーノート、スマートフォンの表示、数式など、成果物に合う検査を指定します。

進捗を見る

時間のかかる作業では、Workの会話で現在の工程や、追加情報が必要かどうかを確認します。最初の依頼を書いたことと、ファイルが保存されたことと、ファイルが開けることは別です。ファイル作成が終わっても、表示崩れや内容の省略が残る場合があります。途中で方向を修正するときは「全体を直して」より「11ページの見出しを確定文言に戻す」「図の情報と台本の3つの手順を一致させる」のように、版、場所、修正内容を示します。

文書の納品判定

Wordなら見出し、段落、表、ページ番号、脚注を開いて確認します。PDFなら日本語が表示され、図とリンクが読めるか見ます。HTMLならPCとスマートフォンで実際に開きます。スライドなら投影画面で全ページを確認し、文字、画像、図、スピーカーノートの役割を分けます。表計算なら元データと数式、合計、グラフの軸を読みます。「ファイルを保存しました」という報告だけで完成にしないのは、使う場面で初めて分かる不具合があるからです。

失敗から戻す

望まない案が出たら、まずその案を不採用にして別版に分けます。原因が元原稿にあるのか、制作手順にあるのか、変換にあるのかを調べます。たとえばGoogleスライドへ変換して背景が青くなった場合、生成元の色指定と変換後の図形色を比較します。AIの返答だけを直して、生成元が同じままなら次に作った版で再発します。手順と拒否テストまで直すことが再発防止になります。

公式資料：ChatGPT Work and Codex。

Codexは、コードや設定ファイルを調べ、変更し、必要なコマンドやテストを実行する開発の入口です。Chatで「なぜ画面が崩れるか」を相談するだけではファイルは変わりません。Codexに作業を依頼すると、実際のフォルダへ変更が入ります。触ってよいファイルやデプロイの範囲を最初に決め、修正前と修正後の差分を確認します。公開サイトや顧客データにつながる設定を扱う場合は、本番へ反映する操作と、ローカルで直す操作を分けます。

最初の依頼

1. 対象を指定する。リポジトリやフォルダ、問題の画面、再現手順を伝えます。スクリーンショットだけなら、どのURLかも付けます。
2. 望む状態を示す。「ボタンが押せる」「スマホ幅で文章が切れない」など、見れば判定できる条件にします。
3. 既存の決定を渡す。正式な名称、使うデザイン、触らない箇所、旧版の不合格理由を知らせます。
4. 作業範囲を区切る。コード修正だけか、テストまでか、PRまでか、公開までかを分けます。必要な承認がある操作は最後に確認できるようにします。

差分の読み方

Codexが作業したら、何のファイルを何の理由で変えたかを見る差分を開きます。表示が直ったのに、別の文章が短くなったり、リンク先が変わったりしていないか確認します。テストが通っても、すべての画面で目的どおりに見えるとは限りません。画面の修正なら実際のブラウザで、メールの修正なら保存した下書きで、資料の修正ならそのアプリで検査します。

Worktreeと並行作業

大きな修正では、元の作業場所と分けたWorktreeを使うことがあります。別のチェックアウトで修正すれば、作業中のサイトや資料を壊しにくくなります。ただし、別Worktreeで完成しても元のブランチや公開サイトには自動で反映されません。変更をどう統合するか、未コミットのファイルがどこにあるかを確認します。複数の仕事を同時に進めるときは、各作業の成果物と完了条件を分け、最後に同じ保存先へ衝突せず統合します。

利用者が見る結果まで確認する

修正したコードが保存された段階では完了にしません。ローカルで動かし、エラーが出ないか見ます。公開が必要な場合は、公開先へ反映したあとでURLを開き、PCとスマートフォンの表示、ログイン、主要なボタンを試します。元の不具合の再現手順で直ったことを確かめ、別の箇所を壊していないかも見ます。PRを作るだけで公開されたと考えないことも大切です。

公式資料：ChatGPT Work and Codex。

文章を直す

短いメールならChatに文章を貼り、宛先と目的を伝えます。単に「自然にして」より、「顧客に送る。結論を先にし、事実は変えず、依頼する書類を箇条書きにする」と指定した方が検査しやすくなります。出力後は、氏名、日付、金額、約束事項を元原稿と照合します。大量の原稿を複数形式へ展開するならWorkで一覧化してもらい、各媒体の最終稿を別々に読みます。

PDFを読む

Chatの入力欄の＋からPDFを加え、見たいページと目的を伝えます。「全体を要約」では重要な表が抜けることがあります。「5～12ページの申請条件を、対象者・対象経費・期限・必要書類に分け、根拠ページも付ける」と依頼します。表の脚注や例外は、元PDFを開いて確認します。現行版の制度を判断する場合は、PDFの日付だけでなく公式サイトの更新情報も調べます。

表計算を分析する

WorkにExcelまたはCSVを渡し、列の意味、集計する期間、欲しいグラフ、保存する形式を指定します。「売上が伸びた理由」まで推測で断定しないよう、集計結果と仮説を分けてもらいます。戻った表は合計・件数・空白・重複を元データと照合し、計算式が残っているかも確認します。共有する版には顧客名や個人情報が残っていないか見ます。

スライドを作る

Workに台本とデザイン見本を渡し、1ページごとに「見出し、投影本文、画像または図、話す台本」を対応させます。まず数ページの見本を見てから全体を作ると、意図したデザインか判断できます。出来上がった後はページ数だけで合格にせず、文字が編集できること、画像が別要素であること、話す台本がノートで読めること、全ページの表示と順序を確認します。

画像を作る

Chatの画像機能で、用途、サイズ、被写体、色、入れてほしくない要素を指定します。商品写真や本人写真として使う場合は、生成画像を実物や本人の写真と誤認させないよう区別します。バナーに文字を入れるときは画像の文字崩れを確認し、必要なら文字を別要素として配置します。完成ファイルのサイズと形式を開いて検査します。

定期確認を任せる

DotまたはScheduledに「何を」「いつ」「変化がない場合はどうするか」「どこへ知らせるか」を伝えます。実行予定が登録されたら時刻とタイムゾーンを読みます。最初の実行が終わったら通知の到着と報告本文を確認します。「予定に入った」と「通知が届いた」は別の状態です。

外部アプリを読む

PluginsやAppsで使うサービスを接続します。接続先が同じ会社の複数アカウントなら、どのアカウントを使っているか確認します。資料を読む依頼と、メールを送る依頼は分けます。依頼文には「この相手への送信はせず、下書きまで」と明記できます。結果には参照元のファイル名と更新日を付けてもらい、古い資料との取り違えを防ぎます。

公式資料：ChatGPT Work and Codex、ChatGPT Release Notes。

1つの仕事について毎回新しいチャットを始めると、どの資料を見たか、どの言い回しを直したかが散らばります。Projectは関連する会話と資料をまとめ、続きから仕事を始めるための場所です。例えば「AI講座の教材」というProjectを作り、台本、スライド、配布資料の会話をそこに置きます。Spaceが完成した文書やファイルの整理に向いているのに対し、ProjectはChatやWorkの継続会話を中心に使います。

1. サイドバーのProjectsから新規作成する。案件の名前と期間が分かるようにします。似た名前のProjectがすでにあれば、重複して作らず中身を確認します。
2. 参考資料を入れる。方針、原稿、確定済みの文言、禁止事項などを添付します。古い資料を混ぜたときは「旧版」と分かるように名前と説明を付けます。
3. Project専用の指示を決める。使う表記、読者、保存先、確認条件など、毎回必要なことだけを書きます。案件が変わる可能性のある条件を全体設定へ入れる必要はありません。
4. ChatかWorkで新しい会話を始める。短い相談ならChat、資料制作ならWorkが適しています。同じ成果物の修正は、できるだけ元の会話に続けて指示します。
5. 結果を版で確認する。Projectに置いてあることだけで最新版と判断しません。ファイルの中身、更新日、ユーザーの採用・不採用を確認します。

過去の会話を探す

サイドバーの検索は、過去のチャット、Project、画像、ファイルなどを探すための機能です。Web検索とは対象が違います。覚えている固有語で検索し、候補のタイトルを開いて本文を読みます。「前に作った」と言われたときは、ファイル名だけでなくそのときの修正指示と最終採用版を探します。検索で見つからない場合は、別アカウントや別ワークスペースにある可能性も確認します。

公式資料：Projects in ChatGPT、Finding your chats, projects, and files。

「今年の公募期限はいつか」という1つの事実なら、Web検索を使い、行政機関のページへ直接たどります。「複数制度を比べて自社に合うものを選ぶ」なら、Deep researchで調査計画を作り、情報源を指定して報告書へまとめます。どちらもAIの文章だけを最終根拠にせず、掲載されたリンクを開きます。

Web検索を使う

1. 入力欄で質問する。「現行の情報をWeb検索し、行政の公式ページを優先して」と書きます。地域や年度、制度名がある場合は省かずに入れます。
2. 答えの日時を見る。制度、価格、製品仕様、提供条件は変わります。古い記事の引用がないか、公式ページの更新日を見ます。
3. リンクを開く。要件、例外、脚注まで読んで、AIのまとめと同じか確認します。申請や契約など結果の大きい判断は、担当窓口への確認も検討します。

Deep researchを使う

1. Deep researchを選ぶ。入力欄の＋のメニューやサイドバーから開きます。表示されない場合はプランとワークスペースの設定を確かめます。
2. 調査対象と完成形を書く。「国内の同業10社の料金体系と対象顧客を、公式サイトだけで比較。根拠URLと確認日を付ける」のように範囲を決めます。「全部調べて」だけでは漏れの判断ができません。
3. 調査計画を確認する。AIが示す調査項目、対象サイト、除外したい情報源を見ます。調査中に方向が違うと気付いたら、進行を見て修正します。
4. 完成報告書を読む。結論だけでなく、使用した情報源と根拠へのリンクを開きます。該当項目が資料にない場合は「見つからない」と分け、他社の似た情報で穴埋めしません。
5. 必要な形式へ出力する。再利用するならWordやPDFなどで保存できます。保存先のファイルが読めるかを確かめてから共有します。

Google Driveなど接続したアプリも、対象機能と権限が許す場合に情報源として使えます。アプリを接続しただけで、すべてのファイルが検索できるとは限りません。調査結果にどの資料が使われたかを確認してください。

公式資料：Deep research in ChatGPT。

Scheduledは、指定した日時のリマインダーや定期確認に使います。例えば「毎週月曜の朝に公式サイトの更新を確認し、変化があれば教えて」と依頼できます。設定画面に予定が見えることは、次回に調査が実行されることを示す予定であり、結果の正しさや通知の到達まで保証しません。

定期タスクを作る

1. 何を調べるか決める。対象のURLや制度名、比較基準、変化がない場合の扱い、根拠の出し方を指定します。
2. 時刻を指定する。毎日、毎週などの周期と、本人が使う地域の時刻を書きます。朝に必要な報告を夜の実行にしてしまわないよう、登録画面で読み戻します。
3. 通知方法を確認する。SettingsのNotificationsで、Push、Emailなど使いたい通知が有効か見ます。ブラウザやスマートフォン側の通知許可も別に確認します。
4. 最初の結果を見る。結果が見える場所、内容、出典、最終確認時刻を確かめます。通知が来なければ、Scheduledの実行履歴と端末の通知設定を別々に調べます。

予定を変更・一時停止・削除する場合は、Scheduledから該当タスクを開きます。チャットで「やめて」と言っただけでは、どの予定を止めるのか曖昧な場合があります。同じ名前のタスクが複数ないか確認してください。Project内で作ったタスクは、そのProjectにアップロードされたファイルを直接参照できない場合があるため、必要な資料へのアクセス方法をあらかじめ確認します。

公式資料：Scheduled tasks in ChatGPT。

AppはGoogle Driveなど外部サービスへ接続する仕組みです。Skillは作業手順のまとまりです。PluginはSkillやAppなどを組み合わせたパッケージです。似た名前でも役割が違うので、「インストールした」だけで外部サービスへ接続できたとは扱いません。接続先で必要な権限を許可したか、会社の管理者設定が必要かも確認します。

1. PluginsまたはAppsを開く。画面に見える入口を使います。表示は利用プランや組織、使っているChatGPTの画面によって異なります。
2. 機能説明を読む。検索だけか、内容変更までできるか、外部送信を扱うか、接続が必要なAppは何かを確かめます。
3. 必要なものだけ追加する。インストール後に外部アカウントへの接続が必要な場合は、正しいアカウントを選びます。仕事用と個人用を取り違えないようにします。
4. 小さい作業で試す。例えば「今週更新された自分の資料を1件探して題名を教えて」と依頼し、実際のファイルと一致するか見ます。接続が読取専用なら送信や編集はできません。
5. 権限を見直す。仕事が終わって使わない接続は、設定で利用範囲を確認します。切断しても、以前の会話に含まれる内容まで消えるとは限らないため、保存済み情報は別に管理します。

1つのAppに複数のアカウントをつなげられる場合、AIがどのアカウントを参照したかを成果物で確認します。外部メールを作る場合は「下書きを作る」と「相手へ送信する」を別の指示に分けると、意図しない連絡を防げます。公式バッジが付いていても、個別の社内規程や顧客情報の扱いに合うかは自分で判断します。

公式資料：Plugins in ChatGPT and Codex。

ChatGPTにファイルを渡すときは、会話の入力欄にある＋やクリップの入口を使います。PDFを読んで質問する、CSVを集計する、画像に写った表を確認するなど、資料の種類によって頼み方を変えます。「このファイルを読んで」だけでは、どのページのどの項目が必要かが伝わりません。まず対象ファイルの名前、ページまたは列、欲しい結論、出力形式を決めます。顧客情報が入る場合は、接続するアカウントと共有範囲を先に見ます。

PDFから条件を抜き出す

1. 対象のPDFを添付し、「第3章の対象者と対象経費を分け、各項目に元ページを付ける」と指示します。
2. 返答の中で、元PDFに書かれた条件、AIが付け加えた解釈、資料に見当たらない項目を分けてもらいます。
3. 表と脚注は元のPDFで開きます。申請期限が変わり得る資料なら、発行日だけでなく発行元の最新ページも調べます。
4. 要約を後で使うなら、元PDF名、版、取得日を一緒に残します。要約だけを保存すると、後日の変更を追えません。

作成されたファイルを確かめる

「Wordを作った」「スライドを作った」という返答と、実際にファイルが存在して開けることは違います。ダウンロードまたは保存したら、目的のアプリで開き、文字化け、欠落、折り返し、ページ数、編集できる要素を見ます。スライドなら本文とスピーカーノート、表なら数式と合計、PDFなら文字が選択できるか、画像なら解像度と文字の読みやすさを確かめます。外部へ送る前に、添付した版と確認した版が同じかも照合します。

過去に作った資料を探す

左サイドバーの検索は、過去の会話やProject、ファイルを探す入口です。Spaceが利用できるアカウントでは、PageやファイルもSpaceで整理できます。古いLibraryという名称で保存された資料が、新しいSpaceの画面で見える場合があります。名称の違いだけで別の資料と判断せず、ファイルを開いて内容と更新時刻を確認します。同名ファイルが複数あるなら、採用版、不採用版、確認用を名前に加えて区別します。

公式資料：Finding your chats, projects, and files、Getting started with Space。

ChatGPTのデータ分析は、ExcelやCSVを読み、表、計算、グラフにまとめるのに役立ちます。元の表の列名に意味がないと、AIは似た列を取り違えます。例えば売上の列に税込と税抜が混在し、日付の形式も違うなら、最初にその事情を伝えます。説明がないまま「売上分析して」と頼むと、計算は合っていても比較の前提が違う報告になり得ます。

最初の分析はデータ検査から始める

1. ファイルを添付する。対象期間、1行の意味、顧客IDの扱い、集計に使う金額列を指定します。
2. 欠損と重複を調べる。「行数、空欄、同じIDの重複、異常に大きい値、日付の形式違いを一覧にして」と依頼します。勝手に消す前に候補を見ます。
3. 計算方法を指定する。月ごとの売上なら返品、値引き、税、キャンセルの扱いを決めます。前年比を出すなら比較期間の日数も揃えます。
4. 表とグラフを作る。月次売上は折れ線、商品別構成は棒または円など、見せたい比較を伝えます。グラフだけでは対象件数が分からない場合は表も付けます。
5. 元データへ戻る。代表的な数行と合計を手計算で照合します。結果の数字と「なぜ増えたか」という仮説を分けて読みます。

表の画面でできること

ファイルを読み込むと、表を拡大して行と列を確認できる場合があります。特定の列を選び「この列の中央値を求めて」、2つの列を選び「差の列を追加して」と依頼できます。列を追加したときは、先頭、末尾、空欄行の式を見ます。ダウンロードした表はCSVになる場合があり、Excelの元書式や数式が維持されたとは限りません。グラフは画像として保存できる場合があります。配布資料へ使うなら、軸、単位、期間、対象件数の表示を見てください。

2つの表を合わせる

顧客表と注文表を結合するなら、共通の顧客IDを指定します。氏名だけで結ぶと同姓同名や表記揺れで誤ります。注文がない顧客を残すか、注文がある顧客だけにするかを決めてから集計します。結果の行数が予想より多い場合、顧客表のID重複や1対多の結合が原因のことがあります。AIに「結合前後の行数と、増えた理由を示して」と依頼します。

公式資料：Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis。

ChatGPTのImagesでは、新しい画像を文章から作ることと、既存の画像を指定して編集することができます。Chatの会話で「画像を作って」と頼むか、画面にあるImagesの入口を開きます。画像を作る際は「明るいオフィス」だけでなく、用途、縦横比、人物や製品の位置、必要な余白、色、画像内の文字まで指定します。ポスターなら、実際に印刷・表示する大きさで読みやすいか確認します。

画像の作り方

1. 使う場所を明確にします。「LPの冒頭」「セミナーの表紙」「SNS正方形」では構図が違います。
2. 伝えたい場面を説明します。例：「士業の事務所で資料を確認する場面。人物は自然な表情で、机の資料が見える。右側に見出しを置くため余白を残す」。
3. 避けたい要素を伝えます。架空の企業ロゴ、読めない日本語、存在しない成果グラフなどを避ける指定をします。
4. 生成画像を見て、人物の手、画面内の文字、ロゴ、商品形状、背景の不自然さを確認します。
5. 直す場所が限定されるなら画像を開き、範囲選択できる画面では対象を選んで修正内容を伝えます。色だけ変えたいのに構図全体が変わったら、元画像を示してやり直します。

実写との境界

実際の相談風景、顧客画面、郵便物、本人の写真を説明するとき、生成画像を実物として使うと誤認を生みます。手順の理解を助けるイメージとして使うのはよいですが、必要な箇所には「再現イメージ」と示します。Gmailの操作を教えるなら実画面を使い、個人情報を隠したうえで、どのボタンを押すかが読める寸法にします。スライドに画像を入れるときも、ページ全体を1枚の画像にせず、本文の文字と画像を別に置けば後から編集できます。

テンプレートから作る機能が見えるアカウントでは、ImagesのTemplatesから用途を選び、色や文字を変更できます。テンプレートはWorkで利用できない場合があります。画像機能の提供範囲はプランと画面で変わるため、実際にImagesがあるかを見てください。

公式資料：Images in ChatGPT。

音声会話は、キーボードを使わずにChatGPTへ話しかけ、返答を音声で聞く機能です。スマートフォンとPCのWeb版で、音声の入口が表示される場合があります。マイクの絵は録音入力、波形の絵は往復の音声会話というように、似たボタンが並ぶことがあります。どちらを使いたいかで選びます。初回はブラウザか端末のマイク許可が必要です。

開始から終了まで

1. Chatの入力欄にある音声会話のボタンを押します。スマートフォンでは右下、PCのWeb版では入力欄付近にある場合があります。
2. マイクの許可を求められたら、使う端末を確認して許可します。声が届かないときは、OS、ブラウザ、アプリの3段階でマイク許可を見ます。
3. 話し始めるときは、目的と前提を短く伝えます。例えば「今の資料を見ながら、分からない箇所を1つずつ聞く」と伝えます。
4. 話している途中で一時的に聞かせたくないときはマイクをミュートします。ミュートと通話終了は別です。
5. 終えるときは終了ボタンを押し、画面が通常のChatに戻ったことを確認します。画面共有やカメラを使っていた場合は、それらも止まっているか見ます。

聞こえないとき

こちらの声をAIが認識しないなら、入力機器の選択、マイク許可、ミュート、Bluetoothイヤホンの接続先を調べます。AIの声だけ聞こえないなら、端末の出力先、音量、ブラウザの音声許可を確認します。会話の文字起こしに自分の発言が残っているなら入力は通っていて、音声出力側の問題かもしれません。端末を切り替えた後には、以前のイヤホンへ音が出ていないかも見ます。

日付や位置のある質問

「今日」「来週」は端末やブラウザのタイムゾーンに左右されます。ごみの収集日や締切を聞くなら「2026年10月15日、日本時間、熊谷市石原のこの区域」のように日付と場所を明示します。音声の聞き取りが誤ることもあるので、住所や数字は文字起こしを確認します。大切な決定は公式資料に戻って確かめます。

公式資料：Voice Mode FAQ。

カスタム指示は、本人が直接設定する共通の希望です。Memoryは会話や利用可能な情報から関連しそうな内容を参照する仕組みです。Project専用指示は1つの案件でだけ使う条件です。毎回必ず守る表記はカスタム指示、AI講座だけの講座名や読者はProject指示、会話から得た継続的な好みはMemoryという使い分けができます。ただし、Memoryは会話中のすべての指示を完全に保存する機能ではありません。法令原文や台本正本をMemoryだけに預けず、ファイルでも保持します。

設定の入口

1. 画面のSettingsを開きます。WebとデスクトップではPersonalizationへ進みます。
2. Custom Instructionsを開き、全チャットで使う短い指示を書きます。アカウントで有効化のスイッチがある場合はオンか確認します。
3. Memoryを開き、利用できる記憶の種類と参照範囲を読みます。アカウントや地域によって項目が違います。
4. 「何を覚えている？」とChatGPTに聞くか、Memory summaryやSourcesが見える場合はそこで出所を確認します。
5. 間違いがあるときは元の情報源、保存済みの記憶、該当チャットを分けて直します。「もう言わない」と「元データを削除」は同じ操作ではありません。

記憶に任せすぎない方法

「講座タイトルは必ずこれ」「スライドは編集可能」といった制作条件は、その案件の正本にも保存します。作る直前に正本を実際に読み、作った後に同一版と照合します。Memoryがオンでも、過去に話したすべての修正が今回の返答に反映されるとは限りません。違った場合は、その場の言い換えだけで済ませず、使っている元資料と制作手順を更新します。

一時的な会話

Temporary chatは通常の履歴やMemoryと扱いが違います。アカウントで表示される選択肢によっては、既存の記憶やカスタム指示を参照するか、個人化しないかを開始時に決められます。会話を保存すると通常の会話へ変わります。機密情報を一時的に相談するときも、社内規程と接続された外部アプリの権限を確認してください。Memoryをオフにする操作だけで過去の会話が消えるわけではありません。

公式資料：Memory in ChatGPT、ChatGPT Custom Instructions。

GPTは、特定の役割、知識、使える機能を設定したChatGPTの会話の入口です。たとえば「社内FAQを読む担当」や「SNS投稿のヒアリング担当」を分けられます。2026年10月時点の公式案内では、個人用のFree・Go・Plus・Proでは新しいGPTを作成・公開できません。Business・Enterprise・Eduのワークスペースでは、管理者の許可があれば作成できます。既存GPTの利用や編集は別の条件なので、利用中の画面で権限を確認してください。OpenAIはカスタムGPTの提供終了とPluginsへの移行方針も案内しています。影響を受けるEnterpriseワークスペースでは2026年12月11日に終了予定で、ほかのプランの時期はアカウントごとの案内を確認する必要があります。仕事で使い続けるGPTは、指示・参照資料・共有範囲を整理し、移行先で同じ質問を試してから切り替えてください。

既存GPTを使う

1. サイドバーのExplore GPTsまたはGPTsの入口を開きます。
2. 説明、作成者、公開範囲、必要な外部アプリを読みます。名前が似ていても提供者が同じとは限りません。
3. 最初の会話では機密情報を入れず、短い例で動作を試します。回答に使った資料が古い場合は、そのGPTの管理者に更新を求めます。
4. 通常のChatでできる作業をGPTに分ける意味があるか判断します。毎回同じ手順や資料を使うなら便利ですが、案件ごとに違う条件が多いならProjectやSkillの方が管理しやすい場合があります。

作成権限がある場合

WebのGPTs一覧でCreateを選び、名前、説明、最初に押せる会話例、指示、Knowledge、使用する機能を決めます。指示文には「いつ質問するか」「資料に答えがないとき」「外部へ送る前に何を確認するか」を入れます。Knowledgeへ入れた原稿に古い版が混じると、正しく設定しても古い答えを返します。Previewで代表的な質問と失敗しやすい質問を試し、修正した後に公開範囲を確認します。公開と下書き保存は別です。

GPTとSkillの違い

GPTは利用者が選ぶ会話の入口として分かりやすく、説明や会話例を見せられます。SkillはAIに特定の作業手順を読ませる仕組みです。PluginはSkillやAppのまとまりです。元資料の更新、版の管理、実際の動作確認はどの仕組みでも必要です。設定画面に登録できたことを「次回も必ず完全再現する」とは扱わず、実際の入力で出力を監査します。

公式資料：Creating and editing GPTs、Plugins in ChatGPT and Codex。

Canvasは、ChatGPTと横に並んで文章やコードを編集する作業画面です。メールの1文を直すだけなら通常のChatで十分ですが、章立てのあるレポートや長いスクリプトは、毎回全文を会話へ貼り直すと版が増えます。Canvasに置けば、対象の段落を選んで「ここだけ短く」「この例を具体化して」と頼めます。AIが直した結果を元原稿と比べ、知らない事実を足していないか読みます。

文章を直す流れ

1. 通常のChatで「この文章をCanvasで編集したい」と頼むか、表示されるCanvasの入口を選びます。
2. 原稿を開き、修正したい範囲を選びます。全体の構成を直す場合と、1文の語尾を直す場合を分けて依頼します。
3. 「変更前と変更後」「変更した理由」「残した元の表現」を見比べます。本人の言い回しが消えたら、その段落だけ戻します。
4. 完成した文章をWordやPDFにする場合は、そのファイルを別に開いて確認します。Canvasで読めたことは配布用ファイルの表示まで保証しません。

コードを扱う場合

Canvasはコードの説明や修正にも使えます。短いHTMLやJavaScriptならプレビューで見られる場合があります。ただし、プレビューが動いても公開サイトと同じ権限や通信があるとは限りません。コードを実際に公開する作業では、ファイルを保存し、テスト環境で動かしてから公開版を検査します。大きな複数ファイルの開発ならCodexの方が変更差分とテストを扱いやすいです。

公式資料：ChatGPT capabilities overview。

Studyは、解答をすぐ受け取るより、考える手順を学ぶためのモードです。制度を覚える、Excelの関数を理解する、初めて使うソフトの画面を練習する、といった用途に向きます。通常のChatでは「答えを教えて」で終わるところを、Studyでは理解度を尋ねたり、段階的なヒントを出したりできます。初心者なら「専門語を先に説明して」「1問ずつ確認して」と伝えます。

始め方

1. 通常のChatを開きます。Webなら入力欄で@studyと入力し、候補のStudyを選ぶ方法があります。＋のメニューでStudyを探すこともできます。
2. 「何をできるようにしたいか」を書きます。「補助金を学びたい」より「公募要領を読んで対象経費を自分で判断できるようになりたい」の方が練習課題を作れます。
3. 分からなかった箇所と、今の理解を自分の言葉で返します。AIがすぐ結論を言ったら「まずヒント、次に確認問題を1問」と頼み直します。
4. 最後に、資料を見ずに説明できるか確かめます。重要な判断の根拠は講義資料や公式ページで照合します。

2026年10月の公式案内では、Studyは通常のChatで使い、Temporary Chat、GPTs、Projectsでは利用できません。表示がないときは、通常の新規Chatへ戻り、アプリ更新と画面の＋メニューを確認します。Studyは利用枠を増やす機能ではありません。上限に達した場合は、他の会話と同様に待つか利用可能な機能を確認します。

公式資料：Using study mode in ChatGPT。

Recordは、会議や音声メモを録音して文字起こしと要約を作る機能です。2026年10月の公式案内では、対象プランのmacOSデスクトップアプリで利用できます。WebブラウザやAndroidに同じRecordボタンが見える前提で説明しません。録音前には同席者への説明と必要な同意を確認します。AIの文字起こしには人名、金額、否定表現などの聞き違いがあり得ます。

会議メモを作る

1. macOSデスクトップアプリのChatでRecordを押します。初回はマイクやシステム音声の許可を確かめます。
2. 会議中は録音の状態と経過時間を見ます。休憩なら一時停止、終了ならStopを選びます。
3. 録音を続けたいならResume、文字起こしと要約をアップロードして作るならSendを選びます。録音を破棄するときのDeleteは別の選択です。
4. できたメモを開き、出席者、決定事項、保留事項、担当者、期限を発言と照合します。複数人を話者番号で記録した場合、本人の名前へ直す前に確認します。
5. 顧客へ共有する議事録なら、録音の自動要約をそのまま送らず、発言者と約束事項を本人が確認した版を作ります。

Recordの要約はCanvasや会話に保存され、そこからメール案や企画書案へ変換できます。会議の録音と、AIが後で作った要約は別の資料です。要約に書かれていない発言が原音にある場合も、要約から作った文章を確定した合意と扱いません。聞き取り精度は言語や音質で変わるので、日本語の専門語は特に確認します。

公式資料：ChatGPT Record。

ChatGPTのShareは、会話または対応する成果物を人に見せるための機能です。会話全体を共有すると、最初の質問から途中の資料や修正前の文章まで見えることがあります。1つの回答だけを共有できる画面もあります。仕事の相手へ送るときは、共有前に内容を上から読み、氏名、メール、顧客の事情、内部メモが含まれないか確認します。

会話リンクを作る

1. 共有したい会話を開いてShareを選びます。
2. 会話全体か個別の回答か、利用できる範囲を確認します。画面に出るプレビューが相手に見える内容です。
3. アクセス範囲と、後から会話を追加した場合にリンクへ反映されるかを読みます。個人用の会話スナップショットと組織内の共有では振る舞いが違う場合があります。
4. リンクを作り、相手と同じ権限の別ブラウザで開きます。自分がログインして開けることだけでは相手に見える証拠になりません。
5. 更新や停止が必要なら、元の会話のShare設定から該当リンクを見直します。メール本文に貼ったURLを消すだけでは共有設定は消えません。

成果物を渡す場合

文章を読むだけなら会話リンクで足りる場合があります。しかし編集する資料なら、Word、スライド、SpaceのPageなど相手が使える形式を選びます。受け手がアカウントを持っていない、組織外の共有が禁止されている、スマートフォンで編集できない場合もあるため、渡す前に権限と操作方法を確認します。URLを送った事実と、相手が読める事実は分けて確かめます。

公式資料：Sharing conversations and scheduled tasks in ChatGPT。

「履歴を残したいが、モデル改善には使ってほしくない」「一時的な会話にしたい」「覚えている内容を直したい」は、それぞれ操作する場所が違います。SettingsのData Controlsでは、個人向けアカウントで「Improve the model for everyone」の設定を変えられます。これをオフにしても会話履歴は残ります。Memoryをオフにすることとも別です。組織向けワークスペースでは管理者の設定と提供条件が異なります。

モデル改善の設定を確かめる

1. プロフィールからSettingsを開き、Data Controlsを選びます。
2. Improve the model for everyoneの状態を見ます。変更する場合は、変更後に表示された状態を読み戻します。
3. 同じアカウントをスマートフォンでも使うなら、サインインしているアカウントが同じか確認します。個人用と組織用で設定は異なります。
4. 機密資料を扱う場合は、学習設定だけでなく、共有リンク、外部Appの接続、ProjectやSpaceの共有範囲も確認します。

会話を一時的にする

Temporary Chatは通常の履歴に残さず、通常のMemoryを作りません。2026年の機能では、開始時に既存の個人化情報を参照するかを選べる場合があります。自分が使う画面に出た説明を読み、後で保存した場合は通常のチャットとして扱われることに注意します。「一時的」としたことだけで、外部アプリへ送った内容や、手元に保存したファイルまで消えるわけではありません。

データを書き出す

過去の会話を手元に残したい場合は、Data ControlsのExportを探します。書き出しが完成するまでの時間や、含まれる資料はアカウントで異なります。ダウンロード後はZIPを開き、必要な会話が含まれているか実物を確認します。書き出したファイルは個人情報や顧客情報を含む可能性があるため、保管場所と共有範囲を決めて扱います。

公式資料：Data Controls FAQ、Memory in ChatGPT。

1. 顧客からの問い合わせに答える

メールを受け取ったら、まず原文を読みます。AIへ渡す場合は、依頼者名、問われていること、回答期限、添付書類を分けます。GmailなどのAppを接続しているなら、同じ件名の前後のメールも確認します。Chatで「返信文を作って」と頼む前に、事実として確定したことと、まだ調べることを一覧にします。AIへは「顧客が質問した項目に順番に答え、資料にないことは未確認と書く。送信しないで下書きまで」と指示します。戻った返信案では、宛先、氏名、金額、期限、添付、約束事項を原文と照合します。メールの下書きが保存されたことと相手へ届いたことは別です。本人が確認してから送ります。

2. 行政の制度を比較する

制度名と自治体、対象年度が決まっている場合はChatのWeb検索を使い、発行元の公式ページを優先します。比較する制度が多い場合はDeep researchで調査計画を先に見ます。「対象者、対象経費、補助率、申請期限、申請前の手続き、参照URL」を表の列に指定します。提出要件が途中で改正されることがあるため、検索結果の日付と公式の公募要領を確認します。AIが見つけられなかった欄に他の自治体の情報を埋めないよう依頼します。作成した比較表を利用する担当者に渡すなら、確認日、未確認、次に照会する窓口まで含めます。結果の数字だけで申請できると断定しません。

3. 複数の資料から講座台本を作る

Workでまず使う原稿を1つずつ開き、正式なタイトル、対象読者、商品の条件、本人の発言を分けて整理します。ウェビナーの型やスライドデザインを選んだら、同じ題材の数ページを見本にします。台本では、観客に見せる見出しと本文、画像案、本人が話す言葉を1ページごとに対にします。元の言葉を言い換えた場合はどこを変えたか分かるようにします。実績が確認できないなら架空の成功例を作らず、今行っている制作の実例など、事実に基づく場面を使います。スライドへ変換した後は、文字が編集できるか、図が内容を示すか、ノートが実際に読めるかを全ページで見ます。

4. メルマガとSNSへ展開する

1つの話題を3媒体へ使う場合、まず共通の主張と根拠を決めます。読者が知りたいことを確認し、本人の体験と外部の調査結果を混ぜないようにします。メルマガでは経緯を説明し、読者が自分の仕事に置き換えられる具体例を入れます。Xの投稿では冒頭と本文のつながりを重視し、短い言葉へ圧縮しても意味を変えません。ウェビナーの導入で使う場合は、大きな期待から問題へ進む順序を維持します。Workで各媒体の下書きを作った後、配信前には媒体ごとに件名、本文、リンク、CTA、数字表記、本人の言い回しを読みます。1媒体の修正が別媒体へ自動で反映されたとは扱いません。

5. 数字を使う報告書を作る

CSVの列名が分かるようにしてWorkまたはChatのデータ分析へ渡します。最初に件数、空欄、重複、集計期間を確認します。売上なら税込と税抜、返金とキャンセル、取引日と入金日を混同しないようにします。AIに「月次推移と商品別構成を表にし、気になる変化を3つ示して」と依頼します。グラフができたら、縦軸の単位、横軸の期間、サンプル件数を確認します。売上減少の理由は、数値だけで分からない場合があります。「売上が減った」は事実、「競合が増えたから」は調査の必要な仮説として分けます。報告書を配る前には合計が元表と合うか確かめます。

6. 毎週の情報確認を続ける

一度の調査で終わるならChat、毎週同じ変化を追うならScheduledまたはDotを考えます。最初の依頼には対象サイト、確認する曜日と時刻、差分がない場合の文面、通知先、外部送信の可否を入れます。行政制度を追うなら個人ブログではなく行政の公式ページを優先させます。登録後にScheduledの画面で時刻とタイムゾーンを読み、最初の実行結果が届いたら、元ページと報告の内容を照合します。通知が来ない場合、実行そのものがないのか、実行はされたが端末へ届かないのかを分けます。長く続けるタスクは最後に結果を見た日付を残します。

7. 作ったページを公開する

WorkでSitesを使う場合、最初に原稿と画像の出所を確認し、プレビューを作ります。申込ページなら商品名、金額、日程、問い合わせ先、申込ボタンのリンクが正しいかを読む必要があります。スマートフォンで本文が読め、ボタンを押せるかも確認します。作った後すぐに公開せず、本人がプレビューで文言と公開範囲を確認します。公開操作後は、ログインしている本人の画面だけでなく、受け手と同じ条件のブラウザで公開URLを開きます。フォームはテスト入力を行い、結果がどこへ届くかを確かめます。公開URLをメールへ貼る場合は、メール送信と公開URLの利用可能を別に検査します。

8. 過去の仕事を次回に生かす

会話を残すだけでは、次に同じ失敗を防げません。Projectへ確定版と不採用版を分け、Spaceには読み手が使う資料を置きます。繰り返す手順があるならSkillまたはGPTの指示へ反映します。何度も直された表現は「使用しない語」と「使う語」を対で残します。生成元のファイルを更新したら、小さな失敗例を入力して本当に拒否できるか試します。今回のスライドであれば「ページ全体が画像1枚」「スピーカーノートが空」「同じ箱図が連続」などを不合格として検査します。保存しただけで安心せず、次の案件の実際の出力で反映されたか確認します。

失敗が続く場合、再読み込みを繰り返す前に「何を開いたか」「どのアカウントか」「何時に何を押したか」「表示された文言」を記録します。ブラウザの画面ではログイン成功でも、外部Appの接続先が別アカウントということがあります。ファイルの生成が成功しても表示の日本語が欠けたり、スライドの文字が1枚の画像になっていたりします。原因と完成判定は、実際に使う場所で確認します。

利用上限に達した場合、機能ごとの上限とリセット時刻は本人の画面で確認します。別モデルや別モードへ変えると、以前の会話や使える機能が同じとは限りません。作業を急いでいるときは、現在保存できた成果物と残りの作業を明記し、再開可能な形にします。

公式資料：What is ChatGPT: FAQ。

外部アプリを接続すると、ChatGPTから自分が権限を持つファイルやメッセージを探せる場合があります。たとえばGoogle Driveを接続し、「先月の会議資料を探して」と頼む使い方です。接続先によって、検索だけできるもの、文書を読めるもの、内容を書き換えられるものがあります。「接続した」という表示だけでは、検索できる資料や許された操作までは分かりません。Googleアカウントを複数持つ人は、接続時に選んだアカウントと、目的の資料が置かれたアカウントが同じかを確認します。

使い始める前に見る3か所

1. ChatGPTのプランと画面。外部アプリの提供はプラン、地域、組織、役割、モデル、利用画面によって変わります。自分の画面に入口が見えない場合、他人のスクリーンショットと同じ手順を繰り返すのではなく、SettingsのPluginsを見ます。
2. 接続先のアカウント。Google Driveなら、仕事用と個人用で探せる資料が異なります。接続時の認可画面に表示されたアカウント名を読みます。パスワードをChatGPTの会話に貼る必要はありません。
3. 許される操作。閲覧のみか、作成や更新もできるかはアプリと組織設定で違います。顧客情報や予定を変更する操作は、実行前の承認画面で対象と範囲を見ます。

接続する手順

1. Settingsを開き、Pluginsを選びます。古いアプリではAppsと表示される場合があります。
2. 使いたいプラグインまたはアプリの説明を開き、必要なアカウント接続、読取・書込権限、対応する画面を確認します。
3. Install pluginやConnectが表示されたら、手順に沿って接続します。プラグインの導入と、個別のGoogleやSlackアカウントの認証は別です。
4. 外部サービス側で、許す範囲と接続先のアカウントを確認してから承認します。組織の管理者が接続を制限している場合は、その表示を記録します。
5. 接続後、会話で「接続したDriveから、ファイル名に○○を含む資料を探し、候補の題名と更新日だけ示して」と小さく試します。候補が出たら、必要なファイルを指定して内容を読む段階へ進めます。

会話内で使うときは、@で利用できるアプリを選ぶ方法や、入力欄の＋から選ぶ方法があります。選択肢が見えないときは、接続されていないのか、その会話やモデルに対応していないのか、組織の権限がないのかを分けて調べます。接続された外部サービスの権限は、ChatGPT側が勝手に拡張できません。目的のファイルに本人のGoogleアカウントの閲覧権限がなければ、ChatGPTからも読めません。

検索結果を業務に使う流れ

最初に「何を探すか」を具体化します。「あの見積もり」ではなく、顧客名、期間、ファイル名の一部、資料の種類を伝えます。候補を見つけたら、見つかったページやメッセージの日時を確認します。AIが要約した内容を見て、元ファイルを開き、合計額や条件、最新の版を照合します。そのあと返信案などの成果物を作ります。検索、読取、要約、返信案の作成、実際の送信は別々の段階です。送信したかどうかを知るには、外部サービスの送信済み画面で同じ件名と宛先を確認します。

接続を外す・直す

アプリが古いアカウントを見ているときは、SettingsのPluginsから対象の接続を開きます。複数のアカウントを持つアプリなら、どのアカウントを使うか切り替えます。認証期限が切れていれば再接続の案内に従います。接続を切ると、今後の外部資料の参照は止まりますが、過去の会話に引用や要約が残っている場合があります。外部サービスのアカウントで権限を取り消す操作と、ChatGPT側の会話を削除する操作も別です。機密資料を扱う場合は両方の範囲を確認します。

公式資料：Connected apps in ChatGPT、Plugins in ChatGPT。

ChatGPTを使う場所は、大きくWebブラウザ、MacやWindowsのデスクトップアプリ、iPhoneやAndroidのアプリに分かれます。会話履歴など同じアカウントで共有される情報はありますが、機能ごとに対応画面や操作方法が違います。たとえば録音から会議メモを作るRecordは、対象プランのmacOSデスクトップアプリで使う機能です。スマートフォンでRecordボタンが見えないからといってアカウントが壊れているとは限りません。逆に、スマートフォンで撮った写真を添付する操作を、そのままPCの画面写真に当てはめると迷います。

画面を変える前に記録すること

困ったときは、利用中のアカウント、個人用か組織用か、ブラウザまたはアプリの種類、端末のOS、探している機能名を書き出します。MacのChromeで見ている画面と、MacのChatGPTアプリは別の入口です。権限も異なります。ブラウザでマイクの許可を出しても、デスクトップアプリのマイク許可が自動で有効になるとは限りません。スマートフォンの通知設定も、PCのシステム通知と別に見ます。

スマートフォンで資料を読む

1. ChatGPTアプリを開き、プロフィールからサインイン中のメールアドレスとワークスペースを見ます。
2. 対象の会話やProjectを開きます。会話が多い場合はSearchで題名や本文の固有語を探します。
3. ＋から写真またはファイルを選びます。OSの写真ライブラリで選んだ画像と、入力欄のプレビューが同じか確認します。
4. 「写真の右上にある期限を読んで」など、見る場所を言います。文字が小さいなら、切り抜きや別写真で補います。
5. 重要な数値は、拡大した画像または原本で読み直します。スマートフォンで見えても、相手へ共有するファイルが開けるかは別に確認します。

PCで資料を作る

PCは複数の資料や画面を並べられるので、元資料とAIの原稿を照合しやすくなります。レポートなら、左に元資料、右に生成された原稿を置き、章ごとに事実と出典を比べます。スライドなら投影表示とスピーカーノートを切り替え、本文と話す説明が対応するか見ます。AIが「ファイルを保存した」と返した場合は、保存先を実際に開いて版と更新日を確認します。ブラウザのダウンロード欄だけでは、Google Driveなど共有先へ保存された証拠になりません。

ある画面で作業を始め、別の画面で続ける場合は、対象の会話と成果物を特定してから移動します。「同じ名前の資料」が複数あるときは、URLやファイル名に加え、冒頭の見出しや修正点を見ます。機能が端末間で同じように提供されるとは限りません。今使っている端末に入口がない場合は、公式資料の提供条件を確認します。

公式資料：ChatGPT Record、ChatGPT capabilities overview。

ChatGPTは、文章、表、スライド、画像、Webページなどを作れます。しかし会話に「完了」と表示された時点で、配布、送信、公開が済んだとは限りません。業務では段階を分けて確かめます。まず元資料の内容を正しく読めたか。次に保存したファイルがあるか。続いて、使うアプリで表示が正しいか。共有やメールが必要なら、送付した版と読んだ版が同じか。そして受け手の権限で実際に開けるか。ここまで見れば、AIの返答をそのまま信じて誤送付する事態を減らせます。

文章とレポート

文章では、主張が元資料にあるか、出典に書かれた日付と範囲が合うか、本人の発言を勝手に言い換えていないかを見ます。営業やメルマガでは、価格、申込先、対象者、期間、特典の事実が確認済みか確認します。途中で作った「確認用」を「完成版」と呼ばないよう、ファイル名と表紙にも状態を明記します。WordやPDFへ書き出したあとも、章や表が欠けていないか、ページを開いて読みます。

表とグラフ

表計算は、合計が正しくても、参照している列や集計期間を間違えることがあります。元の行数、除外条件、空欄の扱い、単位、日付形式を確認します。グラフは縦軸がゼロから始まるか、割合の母数は何か、比較対象が同じ期間かを見ると誤解を減らせます。AIに「各数値が元データのどのセルから来たか」を示させ、重要な値は自分で再計算します。画面で正しく見えても、書き出したPDFや画像で文字が欠ける場合があります。

スライド

スライドでは、1枚目が表紙か、各ページの見出しと本文が観客に伝わるか、話す台本が対応するページのスピーカーノートに入っているかを見ます。見た目が画像になっていて、文字を編集できない場合は、編集可能なスライドとは呼べません。投影時に文字が切れたり、図が同じ形の繰り返しになったり、番号がずれたりしていないか、実際に使うアプリで全ページを確認します。Googleスライドで開けることと、Keynoteで開けることは別の検査です。変換後はそのアプリで読み直します。

Webページ

ローカルで開いたHTML、プレビューURL、公開URLはそれぞれ別の状態です。公開先のURLをPCとスマートフォンで開き、全ての主要リンク、問い合わせフォーム、ダウンロードを操作します。自分のログインしたブラウザだけで開けるページは、一般の読者も開けるとは限りません。シークレットウィンドウや受け手と同じ権限で確認します。表示だけでなく、送信フォームなら送信先に届いたか、資料リンクなら最新版へつながるかまで見ます。

メールと通知

送信ボタンを押した画面と、送信済みの記録と、受信箱への到着は別です。添付ファイルの版、宛先、表示名、件名を送信前に読みます。送信後に送信済みを確認し、必要なら受信者側の受信箱でも同じ本文と添付を見ます。通知なら、予定を登録しただけで通知が届いたことにはなりません。実行履歴、配信結果、端末の表示を順に分けます。失敗時は「登録までは完了、端末への到達は未確認」のように段階を示します。

AIへ再修正を頼むとき

「もっと良くして」では、どの版のどこを直すべきか曖昧です。「確認用v3の12ページは番号と本文がずれている。元の台本12節の言葉を残し、文字は編集可能にして、投影画面で位置を確かめて」のように、対象版、箇所、保持する条件、合格条件を指定します。同じ失敗が繰り返される場合は、そのページだけでなく生成のひな型や共通ルールを直す必要があります。再出力した版は別名で保管し、修正済みの現物を開いてから「直った」と判断します。

ChatGPTに「良いメルマガを書いて」と頼むと、話題は合っていても、その人が本当に言いたいことと違う文章になることがあります。先に、誰に何を伝えたいのか、なぜ本人が語るのかを整理します。長文ポストでもメルマガでも、AIが最初から完成稿を書く必要はありません。質問役として使い、本人の体験や価値観を引き出してから、媒体に合わせて構成します。本人の言葉をそのまま引用するのか、読みやすく編集するのかも決めます。

最初に揃える7つの材料

1. テーマ：何について書くか。「AI」より「AIを使って、年齢を重ねても仕事の主導権を持つ」のように変化まで示せると具体的です。
2. 読者：職種や年齢だけでなく、その人が日常で何に困り、何を望むか。読者が自分のことだと思える場面を探します。
3. 核心：その文章を読んだあと、読者に残したい考えを1文にします。AIが作ったきれいな見出しが、本人の主張を置き換えないようにします。
4. 根拠：本人がしたこと、見たこと、確認できた数値を分けます。構想中の講座を実績として書かないでください。
5. 解決策：読者が何から始めればよいか。抽象的な「活用しましょう」ではなく、手順を示します。
6. 口調：落ち着いた説明、率直な主張、会話調など、本人の過去の文章と用途に合わせます。
7. 次の行動：フォロー、返信、資料閲覧など。不要なら行動を押しつけず、結論で終えてもかまいません。

ChatGPTに1問ずつ聞いてもらう

入力欄へ「私が言いたいことを先に整理したい。本文はまだ書かない。テーマ、読者、主張、体験、希望する次の行動を1問ずつ聞いて」と入力します。回答が「仕事を楽にしたい」なら、「どの作業に時間を取られ、何に時間を戻したいか」のように具体化を求めます。抽象的な回答をAIが勝手に実体験へ変えないよう、実際に起きたことと考え方を分けて記録します。対話の途中で本人らしい一言が出たら、その表現を原文として保存します。原文は編集稿の中で勝手に別の言葉へ置き換えない方がよい場合があります。

設計図を承認してから書く

本文を生成する前に、テーマ、読者、読者の悩み、核心の主張、本人の実体験、根拠、解決策、口調、次の行動を表にしてもらいます。本人が「その主張は違う」と言ったら、文章の表面だけを直すのではなく設計図から変更します。Xの長文ポストなら冒頭で関心を引き、問題、解決策、本人の経験、未来、次の行動へ進められます。メルマガなら件名、冒頭、本文、追伸を別々に考えます。ただし同じ素材を媒体別に出すときは、それぞれの文字数制限や読者の前提に合わせ、文章を単に切り貼りしません。

元の発言と編集稿を比べる

AIの原稿で「毎月の売上が増えた」などの数字が出たら、その根拠が本人にあるか確認します。「この先も働ける」といった未来の表現も、保証なのか可能性なのかを見ます。本人が「本日」と話す場面で「今日」へ変わっていないか、指定の見出しをAIが別の言葉にしていないかを検索します。事実と表現の確認を一度にすると見落とすため、まず事実、次に本人の言い回し、最後に読みやすさを点検します。声に出して読んで違和感があれば、どの語が不自然かをAIへ返します。

完成後の検査

冒頭は内容とつながっていますか。読者の不安を煽るだけになっていませんか。本人にしか言えない視点が残っていますか。実績と構想を混ぜていませんか。読者が最初にできる具体的な行動がありますか。CTAのリンクを入れるなら、クリックした先が開き、目的の資料に到達しますか。文章が完成したら、SNSの投稿画面やメルマガの下書き画面へ置いた版を読み直します。エディタで見えた改行とスマートフォンでの改行は違うことがあります。

制度の申請期間、ソフトの利用条件、商品の価格、地域の回収日などは変更されます。ChatGPTが記憶している一般知識だけで答えを確定せず、公開日と更新日が分かる資料を調べます。検索機能は候補を集める入口です。Deep researchは複数の資料を調べて報告をまとめる入口です。どちらも、資料の読み違いや古い情報を自動では消せません。最終的に何を採用したかを本人が確認できる形にします。

質問を5つの条件に分ける

1. 対象：どの制度、商品、地域、アプリか。同じ名前のものが複数ある場合は運営者名や公式URLまで指定します。
2. 時点：何年何月何日時点か。「現在」だけでは、後で回答を読み返したときに時点が分かりません。
3. 場所：日本全体なのか、市区町村や特定のコースまで絞るのか。ごみの回収や補助金は区域が違えば結論が変わります。
4. 優先する根拠：行政の公式ページ、製品の公式ヘルプ、一次資料などを指定します。SNSの感想は利用者の経験として区別します。
5. 欲しい答え：結論、条件、例外、本人に残る確認事項を分けて出してもらいます。

たとえば「熊谷市で段ボールを出していいか」だけでは、住所と収集日が不足する場合があります。最初に住所の区域、今日の日付、対象のごみ区分を揃えます。市のカレンダーを見つけても、回収曜日だけでは当日が紙類の日か分からない場合があります。問いの不足を早く見つけると、あとで何度も同じ説明を繰り返す時間を減らせます。

短い確認にはSearchを使う

数分で答えが必要なら、Chatで検索を使い、対象の公式ページを優先して探します。「公式サイトで2026年10月の対象条件を調べ、根拠URL、更新日、例外を付けて」と頼みます。検索結果に同じ見出しの古いPDFが複数出たら、新しいものだけを選ばず、どちらが現行と明記されているかを確認します。AIが示した引用リンクは、実際に開きます。ページが404なら、引用が存在したことと今読めることを区別します。画像や表を含むPDFは、本文テキストに抜けがないか該当ページを見ます。

幅広い調査にはDeep researchを使う

競合の提供形態、料金、対象者、販売方法を比較するなど、調査軸が複数ある場合にDeep researchを使います。始める前に「比較対象は誰か」「何を同じ条件で比較するか」を決めます。デニムを使った製品なら、衣類か雑貨か、再利用品か新品素材か、販売地域、1点ごとの価格帯、主な販売先を揃えて比較します。「全部の会社を挙げて」は公開情報の限界があるため、見つかった範囲と検索条件を記録します。調査レポートは、会社ごとの公式サイトや商品ページへリンクを付けます。口コミは販売店全体の評価と個別商品の評価を混ぜません。

候補と結論を分ける

複数のサイトに同じ数字があるから正しいとは限りません。二次サイトが同じ古い記事を転載していることもあります。公式ページに基づく確定事項、公式に見つからない未確認事項、複数の資料から考えた推論を分けます。競合調査なら「高島屋で類似品を売っている」は市場の存在を示す材料かもしれませんが、自分の販売先で同じ需要を獲得できることまでは示しません。AIに「根拠から言えることと、言えないことを別々に書いて」と頼むと、飛躍を見つけやすくなります。

調査記録を残す

使った検索語、調べた日、採用した公式URL、見つからなかった項目を残します。後日情報が更新されても、当時なぜその判断をしたか追えます。調査結果を顧客へ送るときは、長い検索過程をすべて貼るより、結論、根拠、未確認、次の行動の順で読みやすくまとめます。法律や申請要件など重要な判断では、引用元の条文と施行日を確認します。AIが制度の名前を正しく答えたことだけで、個別案件への適用を決めないでください。

1つの題材からレポート、スライド、Webページまで作りたいとき、最初に全部の形式を一度に出すと、元原稿の間違いがすべてに広がります。先に内容の正本を決めます。たとえばウェビナーなら、話の順序と登壇者の言葉を含む台本です。スライドは、その台本から観客に見せる部分を選び、写真や図の役割を決めます。配布レポートは、会場にいない人が読んでも分かる文章を別に書きます。Webページは、読む順とボタンの行き先を設計します。同じテーマでも、媒体ごとに必要な内容と量は異なります。

レポートを作る

1. 誰が、何の判断に使うレポートか決めます。初心者向けなら、専門語の説明を先に置きます。
2. 目次を作り、各章に「何が分かるか」「何を操作するか」「どの資料を根拠にするか」を入れます。
3. 1章ずつ本文を書きます。見出しだけの章がないか、手順が「どこを押すか」で止まらず「押すと何が起き、次に何を見るか」まであるか確認します。
4. 公式リンクを開き、引用先が内容を支えているか見ます。日付が変わる条件には「確認日」を付けます。
5. HTML、Word、PDFなど指定形式へ出し、各形式のページを実際に開きます。特にPDFの目次リンクや日本語文字の表示を見ます。

スライドを作る

1. 使う台本の版を固定します。台本のどの段落を何ページに映すか、対応表を作ります。
2. 各ページに、観客向けの見出し、本文、必要な写真や図、話す台本を別欄で設計します。「問題の深刻化」など制作側の工程名をそのまま投影しません。
3. 写真は何を見せるか、図は何を説明するかを決めます。内容と無関係な丸や箱を反復しません。文字や矢印の関係が変わる図なら、編集できる要素を優先します。
4. 指定したアプリで開きます。文字が画像1枚になっていないか、番号と本文がずれていないか、行間や余白が読みやすいか、話す台本がスピーカーノートに入っているか全ページを見ます。
5. 動画やアニメーションを入れる場合は、静止画のPDFでは伝わらないため、投影するアプリと端末で動作確認します。動きを入れたことを完成条件にせず、見せるタイミングが話と合うかを確認します。

Sitesでページを作る

案内サイトを作る場合は、対象者、訴求する価値、講座の内容、申込方法、問い合わせ先を元資料から決めます。実績や受講者の声をAIが補っていないか見ます。画像や背景は雰囲気のためだけに増やさず、読者が内容を理解しやすくするために置きます。プレビューでPCとスマートフォンの両方を確認します。公開前にボタンとフォームの行き先、メールアドレス、価格表示を読みます。公開後には公開URLを別のブラウザで開き、プレビューと同じ版かを確かめます。公開URLができたという通知だけで、全ページが使えるとは判断できません。

媒体間の差分を管理する

台本の価格を修正したなら、スライド、配布レポート、サイト、案内メールで同じ条件になっているか検索します。媒体ごとに表現は変えてよいものの、金額や期間などの事実は揃えます。本人が禁止した言い回しは、出力形式を変えたときに再登場しがちです。生成元の指示と最終ファイルの両方で検索します。旧版を保管する場合は「不採用」や「更新前」を付け、リンクが旧版へ向いていないか確かめます。

長い仕事では、会話が重くなったり、利用枠の上限に達したり、担当する画面を変えたりします。新しい会話へ移るとき、前のやり取りを全部貼る必要はありません。ただし「続きをやって」だけでは、採用した原稿と不採用の案、本人の修正、残った不具合を区別できません。引継ぎメモには、目標、正本の場所、採用済みの判断、禁止事項、今ある成果物、検査結果、未完了、次の1手を入れます。

引継ぎに必要な情報

1. 最終目標：誰が何に使える状態へするか。「レポートを作る」より「初心者が各機能の操作と使い分けを読んで実行できる資料」が具体的です。
2. 正本：元の台本、本人が直した稿、採用したタイトル、参照する公式資料のURLやファイル名を示します。
3. 決まった条件：保存形式、順番、表記、デザイン、納品先などを列挙します。
4. 不採用：なぜ使わないか、どの版か。たとえば「全ページ画像1枚のスライドは文字編集できないため不採用」と明記します。
5. できたもの：存在するファイルを挙げます。保存したことと、開いたことを別々に書きます。
6. 検査：どのページと経路で確認したか。全ページなら全ページ、数ページなら数ページと書きます。
7. 未完了：不足の本文、実画像、リンク、送信、本人受入などを具体的に書きます。
8. 次の作業：最初に開くファイルと、1回目に直す箇所を指定します。

状態を取り違えない

「保存済み」は「内容監査済み」ではありません。「送信済み」は「受信箱到達済み」ではありません。「共有リンク作成」は「相手が開ける」ではありません。引継ぎには、完了、作成済みだが未検査、未着手、本人判断待ち、失敗・使用禁止を分けて書きます。途中でユーザーが新しい言い方やタイトルを指定したら、前の決定を無言で消さず、いつ何が上書きされたか記録します。音声から起こした断片が曖昧な場合は推測で補わず、その箇所だけ未確定にします。

新しい会話で続ける

新しい会話には、引継ぎメモと正本のファイルを渡します。最初に「状態を読んで、現在あるファイルと検査結果を確認し、未完了の先頭から進めて」と伝えます。AIが引継ぎメモだけで「完成しました」と答えたら、実ファイルを読み、内容と表示を確かめるよう指示します。複数のAIが並行する場合は、担当範囲を分け、同じファイルへの同時編集を避けます。互いの報告では、版番号と更新日時と作業したファイルを示します。

ユーザーへ伝える

進捗は「やってます」だけでなく、何ページ中何ページが確認済みか、残る問題は何か、次に何を直すかを短く伝えます。「できた？」には冒頭で完成か未完成か答えます。期限がある作業では、先に使える確認用の範囲と、完成版に必要な作業を分けます。実施していないメール送信や公開を、予定として書いたから完了と扱わないでください。

ChatGPTがWeb検索で答えを探すことと、あなたのブラウザでログイン済みのページを操作することは違います。前者は公開ページの調査、後者は許された画面上の作業です。デスクトップアプリにはアプリ内ブラウザがあり、WorkやCodexのタスクからページを開けます。アプリ内ブラウザは独立したログイン状態を持つため、普段のChromeでログイン済みだから同じサービスへ入れるとは限りません。既存のChromeプロフィールや開いているタブを使いたいときは、対応するCodex Chrome拡張機能を使う経路があります。

アプリ内ブラウザの始め方

1. MacまたはWindowsのChatGPTデスクトップアプリで、WorkかCodexのタスクを開きます。
2. ツールバーからブラウザを開くか、MacならCommand+Shift+B、WindowsならCtrl+Shift+Bを押します。
3. 目的のページを開きます。新しいサイトへのアクセス許可が表示されたら、サイト名と今のタスクが一致するか確認します。
4. ログインが必要なら、認証情報はチャット本文に書かず、ブラウザのログイン画面へ入力します。
5. ChatGPTに「今開いているページのこの部分を読んで」と指示します。複数のタブがある場合は、対象のタブやURLを明示します。

アプリ内ブラウザでは、あなたとChatGPTが同じページを見ながら進められます。Webサイトを直す場合は、注釈機能で対象のボタンや余白を指して「この部分を修正して」と伝えられます。AIが修正したら、同じページを再度開いて表示と操作を確認します。プレビューを見ただけでは、実際の公開ページまで変わったことにはなりません。

Chromeを選ぶ場合

すでにChromeで開いている管理画面、ログイン済みのセッション、Chrome拡張機能が必要なら、Codex Chrome拡張機能の経路を選びます。普段使うChromeには複数のプロフィールがあることが多いため、仕事用か個人用か、現在のタブがどのアカウントに入っているか先に見ます。アクセス許可を出したあとにAIが別アカウントを操作しないよう、画面上の名前を確認します。Chromeのセッションはアプリ内ブラウザへ自動でコピーされません。

クラウドブラウザとの違い

クラウド作業用のブラウザは、手元のPCとは別の環境で動きます。PCを閉じても続く作業に向きますが、あなたのChromeのログイン状態やローカルのダウンロードフォルダが最初から使えるわけではありません。ログインが必要なら、その環境で別途サインインまたは本人の操作が必要です。ローカルPCへのアクセスを許可したDotが作業するときも、どのPC・どのブラウザのタスクなのかを確認します。クラウド側で開けないサイトをローカルPCで試す場合、別タスクに分かれ、セッションもそのまま移らないことがあります。

操作結果を確かめる

「フォームを開いた」「入力した」「送信した」は別の状態です。入力した段階なら送信前の画面を見ます。送信した後は確認画面、送信済み一覧、受信箱など、サービス側の直接の記録を確かめます。サイトの文面を修正した場合は、編集画面と公開画面の両方を確認します。サービスの通知が遅れている可能性もあるため、AIが「送ったはず」と推測しただけでは送信済み扱いにしません。

公式資料：Using the built-in browser in the ChatGPT desktop app。

ChatGPTは質問によって、文章だけでなく表、グラフ、図、押せるボタン、入力できるフォームなどを会話の中に出せます。公式案内ではIntelligent UIと呼ばれる仕組みで、質問に合う見せ方を選びます。たとえば料金の比較なら横に並べる表、数値の推移ならグラフ、手順の関係なら図が分かりやすいでしょう。一方、簡単な事実確認なら長い図が邪魔になることもあります。必要なときに「図にして」「比較表で」「まず短い文章で」と希望を伝えられます。

どんなときに頼むか

1. 複数の選択肢を比べるときは、各項目を同じ軸で並べてもらいます。「費用、手間、始める条件、向いている人」を列にすると判断しやすくなります。
2. 数値が時間とともにどう変わるかを見たいときは、折れ線グラフを頼みます。月ごとの売上と累積売上を1本の線に混ぜないよう、単位を指定します。
3. 作業の順番を説明するときは、フロー図を頼みます。「申込、資料確認、本人の判断、送信」のどこが自動で、どこで人が決めるかを分けます。
4. 前提を変えて結果を見るときは、対話型の入力欄やスライダーを使える場合があります。入力値を変えた後の数字が、同じ計算条件を使っているか見ます。

どこで見られるか

Intelligent UIはChatで使われ、WorkタブやVoiceには同じ形では出ません。回答の見た目はモデルや質問によって変わります。2026年10月の公式案内では、ChatのInstantからExtra Highまでの推論設定で利用できる一方、Pro推論オプションでは対応していません。自分の画面に対話型の図が出ないとき、同じ指示を繰り返す前に、モードと画面を確認してください。Custom Instructionsや会話内で「比較するときは表を使って」と希望を伝えられますが、必ずその形式になるとは限りません。

資料として保存する場合

会話内で触れる図は理解を助けますが、そのままPDFやスライドに入れると操作できなくなることがあります。配布資料に使うなら、何を残すか決めます。静止したグラフが必要なら、軸、凡例、数値、出典が見える画像や編集可能な表にします。操作できる診断ツールとして渡したいなら、Sitesなど別の形式で保存し、公開先で入力と結果を試します。会話の中で保存されたチェック状態が、別の会話や別の人にも引き継がれるとは限りません。

誤解を生まない図の確認

図の形が正しくても、値や関係が正しいとは限りません。割合の円グラフなら合計が100%か、母数が何人かを確認します。棒グラフの軸が途中から始まると差が大きく見えるので、表示範囲を読みます。比較図で「Aの方が良い」と書かれていても、評価軸の重みは本人の判断です。色だけで意味を区別せず、文字のラベルも付けます。配色には読み手の視認性を考え、印刷したときも伝わるか確認します。

公式資料：Intelligent UI in ChatGPT。

Skillは、特定の仕事を進めるための手順や資料をまとめたものです。AIが必要に応じてその手順を参照することで、毎回説明する負担を減らせます。たとえば「ウェビナー台本を作る」なら、必要な基本データ、本人への質問、構成の型、各スライドへ出す文言と話す台本の分け方、禁止事項、完成検査を1つのSkillにできます。Skillには文章の手順だけでなく、例や補助ファイル、スクリプトを入れられる場合があります。ただし作っただけでは、すべての会話で必ず呼び出されるわけではありません。利用できるプランと組織設定、実際の呼び出し状況を確認します。

使うSkillを探す

1. ChatGPTのサイドバーでPluginsを開き、利用できる場合はDirectoryのSkillsタブを選びます。
2. 目的に近いSkillを開き、どの作業を対象にし、何を参照し、どのアプリや権限を使うかを読みます。
3. 似たSkillが複数ある場合は、完成形の見本を比べます。ウェビナーなら台本の型とスライドデザインを分けて選ぶと混乱しにくくなります。
4. 選んだSkillを使って小さな課題を試し、本人の指定した順番と文言、出力形式に合うかを確認します。
5. 不合格なら、出来上がった1ページだけでなく、Skillの手順や元テンプレに原因がないか見ます。修正後、前の失敗例が通らないか試します。

2026年10月の公式案内では、ChatGPTのSkillsは対象のBusiness、Enterprise、Healthcare、Eduで利用でき、提供条件や管理者設定の影響を受けます。個人向けプランで同じ画面が必ず見える前提にはしません。Codex側のSkillとは利用できる画面や同期方法が異なる場合があります。必要なSkillが見えない場合は、単純に「持っていない」と決めず、今いるワークスペースと利用画面を確かめます。

Record & Replayで操作を示す

Record & Replayは、対象ユーザーのmacOS上のCodexアプリで、実際の操作を一度見せて再利用できるSkillにする機能です。複雑な管理画面で毎回同じ設定をする、同じ形式の報告をダウンロードするなど、文章で説明するより操作を見せた方が早い仕事に向きます。公式の案内ではComputer Useを利用でき、オンになっていることが前提です。提供地域やプランにも条件があります。

録る前に決めること

記録する手順の開始位置と終了位置を決めます。ログイン時のパスワード入力、顧客の個人情報、秘密のAPIキーなどは記録に含めないようにします。途中に毎回変わる数字や日付があるなら「ここは入力値」と分かる形にしておきます。成功時の画面だけでなく、入力が足りない場合にどこで止まるかもSkillの指示へ残します。記録後にSkillを実際の別件へ使い、対象画面が変わっても誤ったボタンを押さないか確認します。

使い続けるための更新

Webサービスの画面が変わったら、以前のSkillが古くなることがあります。1度成功したから毎回成功すると考えず、実行日時、対象のサイト、結果の画面を残します。AIが同じ不具合を繰り返すなら、その不具合を具体的な不合格例としてSkillへ追加し、次の実行で拒否できるか試します。元のSkillを残しながら新しい版を作る場合は、旧版が自動選択されないよう有効版を明記します。外部送信や公開などの操作は、Skillがあるだけで本人の依頼があったことにはなりません。

公式資料：Skills in ChatGPT、ChatGPT Release Notes。

ChatGPTの返答が長すぎる、固すぎる、絵文字が多いなど、内容よりも伝え方が合わない場合があります。Personalityは返答の基本的な雰囲気です。Characteristicsは長さ、温かさ、絵文字などの細かな傾向です。カスタム指示は、本人の仕事や希望する書き方を文章で渡す場所です。Memoryは、会話を続けるうちに覚える情報を扱います。これらは別の設定なので、1つを変えても全部が同じように変わるとは限りません。

Personalityを選ぶ

1. WebならプロフィールのSettingsからPersonalizationを開き、Base style and toneを探します。iOSやAndroidではプロフィールからSettings、Personalizationへ進みます。
2. 仕事で短く結論を知りたいならEfficient、落ち着いて相談したいならFriendly、率直な指摘が欲しいならCandidなど、自分の用途で選びます。
3. 短い質問を1つ送って、実際の返答を読みます。Personalityは能力や外部アプリへの権限を変える設定ではありません。
4. 選んだ雰囲気がメルマガの原稿へそのまま反映されるとは限りません。原稿の読者と媒体に必要な口調は、作成時の指示で別に伝えます。

Characteristicsを調整する

PersonalizationのCharacteristicsでは、返答の簡潔さ、温かさ、熱量、書式、絵文字などを増減できます。たとえば本人への業務報告は「短く、結論を先に、絵文字なし」がよくても、顧客向けのお礼メールは丁寧に書く必要があります。Characteristicsは通常の会話と今後の会話に影響しますが、個別の文章制作で「このメールは丁寧に」と指定した場合、その用途に合う方を優先することがあります。つまり設定を変えるだけで、すべての成果物に同じ文体を強制できるわけではありません。

カスタム指示へ書くこと

毎回繰り返したくない希望を文章で残します。例として「報告は結論、根拠、未確認、次の作業の順」「数量は算用数字」「私が決めたタイトルを勝手に言い換えない」などです。ただし、カスタム指示へ業務の全資料を貼ると、古くなった内容を後で見分けにくくなります。案件ごとの原稿や価格はProjectなどの案件単位へ置き、一般的な書き方だけを共通指示へ残します。変更したら、新しい会話だけでなく、実際の文章出力で守られているか試します。

Memoryとの違い

Memoryには、本人が好きな形式や継続する目標などが保存される場合があります。仕事で使うときは「何を覚えている？」と尋ね、間違った情報があれば直します。Memoryに保存された情報だけで正式な価格や顧客との約束を決めません。個別の案件には版と確認日が必要です。Memoryをオフにしても、すでにある会話やProjectの資料の扱いは別です。消したい情報がある場合は、Memory、会話、接続先など、どこに残るかを分けて確認します。

指示がぶつかったとき

普段の設定が「短く」となっていても、配布用の完全ガイドには十分な説明が必要です。そのときは個別の依頼で「この成果物は初めて読む人向けなので、各操作の入口、手順、結果、困ったときまで書く」と示します。逆に、普段は詳しく説明してもらっていても、急ぎの質問なら「結論を先に1文で」と頼めます。設定と案件の指示と現在の依頼を混ぜないことが、読みやすさにつながります。

公式資料：Customizing Your ChatGPT Personality、Characteristics in ChatGPT、Memory in ChatGPT。

Healthは、本人が選んだ健康関連の情報を接続し、記録の変化や診察前に聞きたいことを整理する機能です。2026年10月の公式案内では、米国の18歳以上の対象となるFree、Go、Plus、Proユーザーへ段階的に提供されています。WebとiOSに対応し、Apple Healthの接続にはiPhoneが必要です。日本のアカウントやAndroidで同じ入口を使える前提ではありません。サイドバーにHealthが見えない場合は、提供地域とアカウント条件を先に確認します。

対応する画面で使い始める

1. ChatGPTのサイドバーにHealthがあるか見ます。Moreの中へ入る画面もあります。
2. HealthのConnect HealthまたはGet startedを選びます。接続しなくても一般的な健康質問はできますが、本人の記録に基づいた説明には連携が必要です。
3. Apple Health、対応する米国の医療記録など、画面に表示された情報源を選びます。外部サービスの認証と許可範囲を読みます。
4. 接続後に「前回の検査結果から何が変わったか」など具体的に質問し、AIがどの記録を見たか確かめます。
5. 記録の数字や診察日を元のアプリや記録で照合します。AIの説明は診断や治療の代わりにはしません。

Healthへ接続したアプリの情報は、許可された範囲でChatGPTの回答に反映される場合があります。参照されないときは@Healthを付けて指定できる案内があります。ただし別アプリで見える独自の指標が、Apple Healthを通じてChatGPTへ渡るとは限りません。見えない値を「データが消えた」と決めつけず、元アプリが何を共有しているかを確認します。接続した医療記録やApple Healthのデータは読取用で、ChatGPTから元の記録へ書き戻す機能ではありません。

仕事で紹介する場合

顧客向けのAI機能一覧にHealthを載せる場合は、米国での対象条件と日本での提供未確認を明記します。「ChatGPTなら医療記録をすべて取り込める」と一般化しません。本人に使える機能を調べるなら、本人のアカウントで入口があるかを見る必要があります。個人の健康情報を扱うため、外部へ共有する文章や画面写真にその情報を写さないよう注意します。

公式資料：Health in ChatGPT。

Projectは、同じ目的の会話、ファイル、専用の指示をまとめる場所です。案件が長く続くと、前の会話に料金、別の会話に台本、さらに別の会話に禁止事項が残ります。何を採用したか分からなくなる前に、案件単位のProjectを作ります。Spaceは配布資料や共同編集Pageの整理に使い、Projectは会話の流れと指示の整理に使います。名前が似ていても、そこで共有される範囲や操作は異なります。

最初のProjectを作る

1. ChatGPTのサイドバーでProjectsを開き、新しいProjectの入口を選びます。画面が異なる場合はProjectの新規作成を探します。
2. 作業名が分かる名前を付けます。「講座」だけより「実務AI秘書講座_2026年10月制作」の方が、別案件と区別できます。
3. Project instructionsへ、案件に共通するルールだけを書きます。正式タイトル、出力形式、本人が禁止した表現、元資料の場所、検査条件などです。最新価格のように変わる情報は、出典と確認日を添えます。
4. 必要なファイルを追加します。台本、参考スライド、受講条件などは、採用済みと確認用をファイル名で分けます。
5. 短い会話を1つ始め、指示と資料が利用できるか試します。「この案件の正式タイトルと、未確認の募集条件を分けて教えて」と聞き、返答が元資料と一致するか見ます。

Projectへ既存の会話を移す

前の会話をProjectに移せる場合は、移動後に会話の題名と内容を確認します。移動しただけで、古い誤った情報が自動で消えるわけではありません。特に「旧版の価格を提案した」「不採用のスライドを作った」会話は、Projectへ移す前に不採用の状態を明記します。新しい会話が旧会話を参照できる範囲も、Projectの設定や機能に依存します。今の会話で正本ファイルを明示してから依頼する方が安全です。

ProjectのMemoryを選ぶ

個人向けアカウントでは、Projectを作る際にProjectだけの文脈を使う選択肢がある場合があります。他のProjectや通常会話の記憶を混ぜたくない顧客案件に向きます。設定を変えたら、テスト会話で無関係な案件の情報が出てこないか見ます。ProjectのMemory設定を頼りにするだけで、共有先に見える資料や接続アプリの権限を確認しなくてよいわけではありません。

人と共有する

Projectを共有できるプランでは、参加する相手の閲覧・編集の権限を確認します。共有Projectに置いたファイルや会話には、本人だけのメモを混ぜないようにします。共同で使う基準なら「誰がどの原稿を確定したか」「配布済みファイルはどれか」をProject内の最初に読む文書に書きます。SpaceのPageを相手に共有した場合と、Projectへ招待した場合は、見える範囲が同じとは限りません。両方を使うなら、どちらが現行正本か1行で明記します。

情報が食い違ったとき

ChatGPTがProject instructionsと添付ファイルから異なる金額を示したら、どの資料のどの版に根拠があるかを答えさせます。古い添付ファイルを削除するか、不採用と分かる名前へ変更します。Project instructionsだけを書き換えても、以前に生成したPDFや送ったメールは変わりません。変更した事実が入る成果物を一覧にし、個別に確認します。案件が終わった後も、Project名と採用版を残すと後から検索しやすくなります。

公式資料：Projects in ChatGPT。

毎朝の予定、毎週の制度更新、3時間ごとの案件進捗など、同じ時刻に繰り返す作業はScheduledで扱えます。通常のChatで「明日また見よう」と言っただけでは、予定が登録されない場合があります。時刻と繰り返しと指示文がSaved tasksの一覧に保存されたことを確認します。実行した後も、その回の結果が正しいかは別に読みます。単に通知が来ることと、重要な変更があるときだけ知らせることも別です。

時刻を決める

1. 「毎日8時」だけでなく、タイムゾーンを書きます。例：「日本時間の毎日8時」。日本にいるから自動で日本時間になると決めつけません。
2. 結果が必要な時刻より前に、情報源が更新されるか確認します。たとえば朝8時に前日分の売上を読むなら、売上データがその時刻までに確定している必要があります。
3. 同じ内容のタスクをすでに登録していないかScheduled一覧を確認します。時刻だけ変えて重複タスクを作ると、同じメールが複数届きます。
4. 登録後、次の実行時刻、停止状態、通知先を画面で読みます。時刻を読み戻すまで登録完了としません。

指示文を作る

予定タスクには、確認する資料、前回との差分、報告する条件、出力形式を入れます。「進捗を報告」だけでは「変化なし」なのか「調べていない」なのか分かりません。例として「共有台帳と最新成果物を読み、前回報告後の完了、未完了、停止理由、次の具体作業を示す。変化がなければ、最終確認時刻と変化なしの理由を書く」。外部メールが必要なら、宛先、件名、差出人名、重複防止の基準を指定します。本人の権限や外部アプリの接続が必要な場合は、登録と実行の間に承認やサインインが止まっていないか見ます。

最初の実行で見る4点

1. 実行履歴：予定時刻にタスクが動いたか。履歴がなければ、内容より先に停止状態と時刻を見る。
2. 出力：結果本文が、指定した資料と前回報告を読んだ上で書かれたか。毎回同じ定型文なら実際の確認が抜けている可能性があります。
3. 通知：ChatGPT内通知、Push、メールのうち、指定した場所に届いたか。通知許可がオンでも配信履歴がなければ別の問題です。
4. 外部到達：メール送付なら送信済みと受信箱、Page更新なら該当Page、サイト更新なら公開URLを読みます。

公式案内では、予定タスクにはプラン別の利用枠があり、非常に短い間隔の実行はできません。2026年6月のリリースノートでは「1時間に1回より頻繁には実行できない」と案内されています。3時間おきなら間隔条件には収まりますが、外部接続、実行条件、上限は別に確認します。長く触らない予定が一時停止する場合もあるため、重要な作業は履歴を時々見る運用にします。

変化があるときだけ知らせる

制度のページや競合の料金を監視するなら、比較対象の前回値を保存し、何が変わったら報告するか定義します。「毎回長い報告」だと重要な通知が埋もれます。逆に「何もなければ報告しない」設定では、タスクが失敗しても気づきにくくなります。必要に応じて、普段はScheduledの実行履歴で成功を確かめ、変更があったときだけ通知を受けます。監視したいサイトがログイン必須なら、接続や認証が失効した際のエラーも別に検知できるようにします。

公式資料：Scheduled tasks in ChatGPT、ChatGPT Release Notes。

ExcelやCSVをChatGPTに渡すと、並び替え、集計、グラフ、傾向の説明を頼めます。質問が「売上を分析して」だけだと、どの列が売上で、何月のデータを使い、キャンセル分を引くかが曖昧です。先に表の単位と行の意味を確認します。1行が注文なのか、顧客なのか、月ごとの合計なのかで答えは変わります。複数シートがあるなら、対象シートを指定します。

表の読み込み確認

1. 入力欄の＋からファイルを添付します。表示されたファイル名と更新日を見て、分析したい版を選びます。
2. 「まずシート名、各シートの行数と列名、欠損値、日付の範囲だけ教えて」と頼みます。先に構造を把握すると、違う表を分析する事故を減らせます。
3. 列の意味を補足します。「税込売上」と「税抜売上」が両方ある場合、どちらで計算するか決めます。空欄が0なのか未入力なのかも指定します。
4. 集計前の条件を1文で書きます。「キャンセルを除外し、2026年1月から9月の受注日ベースで月別売上を計算」などです。
5. 最初の集計で、数件の元行と合計を自分で照合します。正しければ他の切り口へ進めます。

集計と推論を分ける

「8月の売上が7月より高い」は計算した事実です。「広告の効果で上がった」は原因の推論です。広告出稿、季節、商品単価、件数の情報がなければ、原因を確定できません。AIには「データから直接言えること、可能性、追加で必要なデータを分けて」と頼みます。顧客の個人情報が表にある場合、グラフや公開用レポートには必要な集計値だけを出します。名前やメールが図のラベルに残っていないか確認します。

グラフの種類を選ぶ

時系列の変化は折れ線、項目間の大小は棒、2つの数値の関係は散布図が読みやすいことが多いです。割合の円グラフは項目が多いと比べにくく、母数が違う期間の比較には向きません。どのグラフも軸の単位、期間、集計対象の件数を表示します。縦軸が途中から始まる棒グラフは差を誇張することがあるので、目盛りを見ます。推移の折れ線で月が欠けているなら、値が0なのか、データがないのかを区別します。

計算できるファイルとして受け取る

画像のグラフだけでなく、後から数字を更新する表が必要なら、ExcelやGoogle Sheetsで保存するよう指定します。数式と値のどちらが入っているか確認します。元ファイルを変更する場合は、同じ名前で上書きせず新しい版を作ると比較できます。数式の参照先、フィルター、非表示行、合計の範囲を実ファイルで見ます。PDFへ書き出す場合は、表がページで切れていないか、グラフのラベルが読めるか別に確認します。

公式資料：Data analysis with ChatGPT。

画像生成では、欲しい場面を文章で伝え、見た目を確認して修正します。仕事の資料では「きれいな画像」だけでは足りません。画像が本文の何を説明するか、実際の事例として誤解されないか、文字が乗る場所があるかを考えます。たとえばウェビナースライドで「資料探しに追われる場面」を示すなら、単に仕事机の写真を置くより、複数の資料を探す状況と、次のページで整理後の画面を対比させる方が話に合います。

最初の画像を作る

1. Chatの画像生成、またはWorkで画像素材を作るよう頼みます。用途と比率を指定します。「16:9の投影用、右側に人物、左側に文字を置く余白」のように配置まで伝えます。
2. 被写体、場面、色、光、質感を具体的に書きます。参考画像があるなら、何を参照するかを指定します。参考画像の第三者の顔やブランドを使う場合は権利を確認します。
3. 生成後、手指、顔、看板の文字、背景にある書類や画面などを拡大して見ます。読めない文字や存在しない会社名が入っていたら修正します。
4. 資料の見出しと重ねて配置し、文字が読めるか、色のコントラストが足りるかを確認します。画像自体が良くてもスライドに置くと視線が迷うことがあります。

既存画像を直す

画像の一部を変えたいなら、元の画像を添付し「背景だけ明るく」「人物は変えずに机上の書類を減らす」など変更範囲を指定します。編集後には、残してほしいものが変わっていないか見比べます。画像中の氏名や機密情報を隠す場合、半透明のぼかしだけでは復元や読み取りができる可能性があるため、用途に合う確実な処理を使います。写真を資料へ載せる前に、本人撮影、許可済み写真、AI生成イメージの区分を記録します。

実画面が必要な場面

「ここを押すとこうなる」という操作説明では、架空のChatGPT画面を実画面として見せないでください。実際の画面写真を撮る場合は、ログイン中の名前、メールアドレス、顧客情報を写さない範囲へ切り抜きます。UIは更新されるので、撮影日と対象の端末や画面を添えます。再現図を使うなら「操作を説明する再現図」と明記し、現在のUIと同じと誤解させないようにします。生成画像は雰囲気の表現には向きますが、実際の操作を証明する資料には向きません。

スライドで編集できるようにする

画像はスライドの別要素として置き、見出しや本文は編集できるテキストとして残します。スライド全体を1枚の画像にすると、文字の修正も位置調整も難しくなります。図を作る場合は、説明する関係に意味がある形で配置します。単に丸や箱を毎ページ繰り返しても、観客の理解は深まりません。各ページで「画像なしでも話は理解できるか」「画像を見ることで何が伝わるか」を確認して選びます。

配布前の確認

画像ファイルの形式、サイズ、解像度、透過の有無を確認します。印刷用なら実際の紙サイズ、Web用ならスマートフォンでの読みやすさを見ます。本人の顔が別人のように変わっていないか、実際にはない実績や顧客の声を画像内へ入れていないかも確認します。スライドからPDFを書き出した後、画像がぼけていないか、文字が画像の上へ重なっていないか全ページを確認します。

公式資料：Images in ChatGPT。

ChatGPTに話しかける方法は1つではありません。音声入力は、話した言葉を文字へ変えてメッセージとして送ります。Voiceは、その場でAIと音声会話を続ける入口です。Recordは会議やメモの音声を録り、文字起こしや要約を作ります。Voiceで話した内容が必ず議事録として保存されるわけではなく、Recordを押しただけで誰へでも電話がかかるわけでもありません。まず「話しながら相談したい」のか、「話した内容を文書に残したい」のか決めます。

音声入力を使う

1. スマートフォンまたはPCの入力欄でマイクの入口を探します。端末やブラウザからマイクの許可を求められたら、使うアプリと現在のサイトを確認します。
2. 短い内容を話し、文字として入力欄に入った内容を読みます。固有名詞、顧客の名前、金額、否定文は誤認識されやすいので修正します。
3. 確定してよければ送信します。話しただけで相手へのメールが送られることはなく、ここではChatGPTへの入力です。
4. 長い考えを話す場合は、「まだ結論を出さず、話した内容を項目に分けて」と伝えると、原文と要約を分けて整理できます。

Voiceで相談する

Voiceを開くと、画面を見続けずにAIと会話できます。「最初の質問を1つだけして」「わからなければ言い直して」など、進め方を先に伝えると使いやすくなります。長い相談で別の話題が混ざったら、「今はウェビナーの台本だけ」と範囲を絞ります。音声回答が重要な判断を含む場合、後でテキストや元資料を開いて確認します。アプリの音量が出ないときは、端末のスピーカー、Bluetoothイヤホン、ミュート、アプリの出力先を順に見ます。音声が途切れる場合、ネットワークの切り替えやマイク権限も確認します。

Recordで残す

Recordは2026年10月時点の公式案内で、対象プランのmacOSデスクトップアプリに限られます。開始時にマイクやシステム音声の許可を確認します。会議では同席者への説明と必要な同意を確認してください。録音中は経過時間と記録状態を見ます。終わったら要約だけでなく、文字起こしに戻って、誰が何を決めたかを確認します。顧客との約束、申請期限、金額、固有名詞は、AIが聞き違えると仕事に影響するため必ず元音声へ戻ります。

電話とアプリ内音声を区別する

ChatGPT内の音声会話は、電話会社の通常の番号へかける操作とは別です。Dotの会話にある「通話を開始」も、そのDotとのアプリ内音声会話です。Dotが本人の電話番号に自分から発信して知らせる機能は、公式案内の開始時点ではありません。1-800-ChatGPTという電話番号のサービスも、個人専用Dotの着信口ではありません。電話がつながらないときには、どの電話番号へかけたのか、ChatGPT内のどの画面のボタンかを先に分けます。

話した内容を仕事へ使う

会議の音声からメールや事業計画書案を作る場合は、「発言の逐語」「要約」「AIの提案」を分けます。話した人が「今後調査する」と言ったことを、「調査済み」と変えないようにします。議事録にある未確定事項はそのまま残し、本人が確定したあとに資料へ反映します。別の人の発言が本人の実績として書かれていないかも確認します。音声の文字起こしが長いなら、段落の時刻や話者を示して修正すると、AIが別の箇所を直す事故を減らせます。

公式資料：Voice Mode FAQ、ChatGPT Record、Getting started with your dot。

GPTsは、特定の目的に合わせた指示や資料、使う機能を持つChatGPTです。文章を校正するGPT、表を読むGPT、学習を助けるGPTなどがあります。名前に「完全」「公式」と書かれていても、その中身が本人の仕事に合うとは限りません。作成者、説明、利用する外部アプリ、入力する情報の範囲を確認します。公開GPTを使えることと、新しいGPTを作れることは別です。2026年10月時点、個人用のFree・Go・Plus・Proでは新規作成・公開ができず、Business・Enterprise・Eduでは管理者の許可が必要です。既存GPTの利用や編集は、利用中のプランと権限を画面で確認してください。

GPTを探して使う

1. ChatGPTのGPTsまたはExplore GPTsの入口を開きます。画面の表示名は更新される場合があります。
2. やりたいことを検索します。「メルマガ」と入れるだけでなく、実務経験から本人の主張を引き出すのか、完成原稿の誤字を直すのか、仕事の段階で選びます。
3. GPTの説明を読み、制作者と外部連携の有無を見ます。顧客情報を扱う前に、必要なデータだけを渡します。
4. 短いテストをします。本人が決めた見出しを保つか、実績を勝手に創作しないか、不明な情報を確認するかを見ます。
5. 採用する場合も、最終原稿を元資料と照合します。別のGPTへ同じ仕事を移すと、前の会話やファイルが自動で渡るとは限りません。

自分のGPTを作れる場合

作成権限があるワークスペースでは、目的、指示、参考資料、使える機能、共有範囲を決めます。「顧客への案内メールを作る」なら、元のメールをどう読むか、本人の文体、未確定の項目の扱い、送信前の確認条件まで書きます。単に口調を指定するだけでは、毎回違う案件の基本データを判断できません。知識として加える資料には版と更新日を付けます。制度や料金の資料は古くなるので、定期的に入れ替えます。作成直後は本人用の小さな例で試し、修正の指示が繰り返されるなら生成元へ反映します。

GPTとSkillの違い

GPTは目的別の会話の入口です。Skillは仕事の手順や補助資料を再利用する単位です。たとえば「メルマガ担当GPT」という入口の中で、「本人の考えを1問ずつ掘るSkill」や「配信前のリンク検査Skill」を使う設計が考えられます。どちらも使えるプランと組織設定に条件があるため、名前だけで利用可能と判断しません。本人の原稿を守る条件は、どの画面で生成しても最終成果物で検査します。

共有する前に見ること

自分だけで使うGPTと、チームや外部へ共有するGPTでは、知識ファイルに含めてよい情報が違います。顧客名、個別価格、本人だけの連絡先が入っていないか確認します。利用者が入力する情報の保存と外部アプリの権限も、GPTの設定だけでなくワークスペースや利用者側に依存します。説明文には、何ができ、何ができず、どの結果を人が確認するかを書きます。「完全自動」という名前で、実際には本人確認が必要な仕事を誤解させないようにします。

公式資料：GPTs in ChatGPT、Skills in ChatGPT。

Codexは、複数のファイルを読んで変更し、コマンドやテストで動作を確認する仕事に向きます。Chatでコードの意味を尋ねるだけなら、必ずしもCodexを開く必要はありません。一方、サイトの問い合わせボタンが動かない、表計算の自動生成を毎日実行したい、社内ツールを作りたいときは、対象のファイルと実行環境が関わります。Codexへ「ここを直して」と言う前に、どのページで何が起きたか、期待する動き、変更してよい範囲を伝えます。

最初の依頼に入れること

1. 対象：リポジトリ、フォルダ、対象のサイトURLを指定します。似た名前の複数のサイトがある場合、実際の公開先も伝えます。
2. 症状：何を押すと、何が表示されるかを書きます。「ログインできない」なら登録前の失敗か、パスワードの失敗か、画面が真っ白かを分けます。
3. 期待：修正後に何ができるべきか。顧客なら申し込みを送信でき、管理者なら受信履歴を見られるなど、利用者の行動で表します。
4. 制約：既存デザインを変えない、公開はまだしない、顧客データに触れないなどを指定します。
5. 検査：自動テスト、ローカルの実画面、公開URLのどこまで必要か決めます。コードが通ることと本番で使えることを区別します。

変更を読む

Codexが変更したら、差分を見ます。依頼と関係のないファイルが変わっていないか、パスワードや秘密情報を追加していないか、元の設定を意図せず消していないか確かめます。テスト結果が緑でも、テストが実際の不具合を確認しているか見ます。画面の文字ずれは、プログラムの単体テストでは見つからないことがあります。必要ならブラウザで対象のページを開いて、変更前と変更後を比較します。

ローカルとクラウド

CodexはローカルのPC上で作業する形と、別のクラウド環境で進める形があります。ローカルなら手元のファイルやアプリに近いですが、PCの許可と起動状態が必要です。クラウドならPCを閉じても作業を続けられる場合がありますが、ローカルにしかないファイルを自動では読めません。Gitのブランチやworktreeを分ける場合は、どの状態から始めたか確認します。別の作業者が同じファイルを直しているなら、変更の衝突を避けるため担当範囲を決めます。

レビューと公開

変更したコードをレビューする際は、「どの操作が失敗するか」を確認できる指摘を求めます。推測だけで重大と判断せず、対象の行、再現手順、影響を見ます。Pull Requestを作った場合でも、自動で公開サイトへ反映されるとは限りません。マージ、デプロイ、公開URLでの表示は別です。公開後に利用者が使うページで、ボタン、フォーム、保存、通知を操作し、期待する結果が届くか確かめます。AIが「修正済み」と返しただけでは、問題が直ったとは言いません。

公式資料：Using Codex with your ChatGPT plan、Using the built-in browser。

ChatGPTで作った資料を本人だけで見るなら、作成した会話で開ければ足ります。顧客や読者へ渡すなら、相手が実際に開ける導線を用意します。会話の共有リンク、SpaceのPage、SitesのURL、メール添付、Google Driveのリンクでは、必要な権限と見える範囲が違います。何を渡したいか、相手が編集するか、アカウントを持っているかを決めて選びます。見た目が同じURLでも、編集者としてログインした自分と、初めて見る相手では開ける範囲が違います。

共有方法を選ぶ

1. 読むだけ：確定したPDF、閲覧できるPage、公開サイトが候補です。完成後も変わる内容なら更新方法を決めます。
2. 共同で直す：編集権のあるSpaceのPageや文書を使います。誰が修正してよいか、確定部分はどこかを伝えます。
3. 経緯も見せる：会話共有を選べます。ただし質問、添付、修正前の案、本人のメモまで見える範囲を確認します。
4. オフラインで使う：PDFやWordの添付を使います。添付したファイルが最新版か、ページが欠けていないか見ます。

相手の視点で試す

共有リンクをコピーしたら、別のブラウザまたはシークレットウィンドウで開きます。ただし特定の招待者のみ閲覧できる資料は、シークレット画面で見えないのが正常な場合もあります。相手と同じ権限のアカウントで試します。SpaceのPageが見えても、そこに貼ったDriveファイルは別権限です。Sitesのプレビューが見えても、公開URLでは旧版の場合があります。メールなら本文のURLを実際にクリックし、添付ファイルの名前と中身を読みます。

URLを文章に入れる

メルマガやSNSへ資料リンクを入れるなら、URLだけでなく「何を読めるか」「読むと何が分かるか」を短く添えます。本文の主題とリンク先が違うと読者は迷います。短縮URLを使う場合も、送信前に移動先を開きます。リンク先の表紙タイトル、章、更新日が案内文と合うか見ます。修正版を作った後、前のメール下書きやLPのPSが旧版へ向いていないか検索します。

送信・到達を分ける

メールを下書きに保存しただけなら未送信です。送信ボタンを押しても、送信済み履歴が出なければ状態は未確認です。本人宛てに送った資料は受信箱で件名、本文、添付を確認します。相手へ届いたか分からない場合、送信済みの記録とバウンス通知などを確認し、推測で「受信済み」と言わないようにします。共有サイトは公開URLを受け手の権限で開くまで使えると判断しません。

公式資料：Sharing conversations in ChatGPT、Space in ChatGPT、ChatGPT Sites。

Dotを継続担当として使う

Dotは、会話が終わっても指定した目標に向けて仕事を続けられる担当です。普通のChatでは質問への返答を受け取り、Scheduledでは決まった時刻に同じ確認を行います。Dotでは、達成したい状態と判断の範囲を渡し、進行中の作業、次の確認、完成した結果を追います。WorkはPC上のファイルやアプリを使う作業の入口で、DotがそのPCを使うには別にローカルアクセスを許可します。名前が似ていても役割と権限は別です。

ウェビナー資料を任せる場合

1. 最初に「台本の原文を保持し、投影文言と話す台本をページごとに対で作る。編集可能なスライドとノートを出す」という結果を指定します。「良い感じのスライド」では、何を守るか分かりません。
2. 本人が選んだ台本の型、デザイン、禁止した表現、原稿の保存先を渡します。元の版と今回直す版を区別し、以前に不合格になったファイルは参照資料として明記します。
3. Dotのプロフィールで進行中の作業を開き、台本の何ページを確認したか、どこで止まっているかを見ます。通常のチャットに戻って「まだ？」と聞くだけでは、該当タスクの作業記録と結びつかない場合があります。
4. 途中の判断が必要なら、そのタスクに「表紙タイトルはこの原文を使う」「実例は私たちのやり取りを使う」と返します。反映後は、保存した版の実物と表示画面を見ます。
5. 結果を受け取る際は、ファイルを保存したこと、開けること、内容が一致すること、配布したことを別々に確かめます。Dotの「完了」と本人が使える完成は同じ意味とは限りません。

目標文の見本

通話と普通の電話を区別する

Dotの会話画面にある「通話を開始」は、アプリ内でそのDotと音声で話すための入口です。通常の電話番号へ発信しても、その番号がDotの窓口とは限りません。公式説明では、Dotは利用者に自分から電話をかけられません。アプリ内の電話ボタンでつながらない場合は、同じ会話で文字入力ができるか、アプリが最新か、マイク権限や通信状態を確認します。電話番号に着信させたい場合は、別の電話サービスとの接続と対応範囲を確認する必要があります。「画面に通話ボタンがあるから任意の電話番号でも応答する」と考えないでください。

接続と自律作業の境界

Dotにはクラウド上の自分のコンピューターがあります。手元のMac内の資料、ログイン済みブラウザ、メールを自動で全部見られるわけではありません。PCでDotのプロフィールを開き、ComputersでそのPCに「Allow access」を確認したときに、ローカル作業の対象になります。アプリ接続も別に必要で、閲覧権限があっても送信権限はないことがあります。途中で接続が切れれば、その先の作業は止まります。本人の代わりに送信、購入、共有、削除をしてよいかは操作ごとのルールに従います。

公式資料：Getting started with your dot。提供対象、作成できる端末、接続、通話、進捗画面はこの案内を基準に、利用中のアカウントで確認してください。

Spaceで資料を迷子にしない

Spaceは、Pageや関連ファイルを整理して共同作業する場所です。会話の前後関係を束ねるProjectとは役割が異なります。最初に「何を探す場所か」を決めずに資料を入れると、名前が似たファイルが増え、古い版を配ってしまいます。Spaceを使う前に、読む人、更新する人、配布する人、正本の置き場を決めてください。

1つの案件を作る例

1. 左側のSpaceを開き、新しいSpaceを作ります。名前は「AI秘書講座」のように、内容が分かるものにします。顧客の個人名や秘密を無理にタイトルへ入れません。
2. 最初に「00_まず見る」というPageを作り、目的、正本、最終更新日、担当、現在の判断待ちを記載します。このPageを読めば、初めて参加した人が次にどの資料を見るか分かる状態にします。
3. 原稿、表紙画像、価格条件、受講案内などを役割ごとに整理します。ファイル名には版と日付を入れ、「最新」「最終」「最終2」だけで区別しないようにします。
4. 元の資料がGoogle Driveなど外部サービスへのリンクなら、そのリンク先の権限も確認します。SpaceのPageを共有できても、外部ファイルが開けるとは限りません。
5. 共同編集したPageは内容と版を読み戻します。誰かが編集したという通知だけでは、本人の意図した文言になったか分かりません。

Project・Space・単独ファイルの選び方

失敗しやすい場面

「Spaceに置いたので全員が読める」は早計です。アクセス範囲、接続元ファイルの権限、リンク先のログイン状態は別です。「共有した」だけで「外部の人が開けた」とは言えません。また、今のモバイル環境では閲覧や共有ができても、編集はデスクトップで行う必要があると公式案内にあります。移動中にスマホで読んで修正点をメモし、編集はPCで行う運用なら混乱しにくくなります。

公式資料：Getting started with Space in ChatGPT。機能の提供状況と操作表示はアカウントごとに確認してください。

SitesでLPや案内ページを作る

Sitesは、文章をチャットに貼って終わるのではなく、Webページを作って表示・調整する入口です。LPや案内ページでは、構成の良さだけでなく、スマホ表示、フォーム、ボタン、公開URLまで実物を確かめます。プレビューで見えることと、公開されたページを他の人が開けることは別です。

セミナー案内の作業順

1. 最初に用途を明記します。「無料体験ウェビナーの申込ページ」「有料講座の販売ページ」では必要な要素が違います。対象、日時、提供内容、価格、申込先など確定した情報を原文で渡します。
2. 参考にするLPがある場合、見た目と構成だけを参考にする範囲を明確にします。別会社の売上、口コミ、登壇歴、残席表示、価格比較をそのまま使いません。
3. Sitesを利用できるWork画面から作成を依頼し、最初のプレビューを開きます。画面上で見出し、本文、画像、申込ボタンがどこへつながるかを確認します。
4. PCで確認したあと、スマホ幅でも上から下まで見ます。固定ボタンが本文を隠す、文字が小さい、画像だけで重要情報が読めない、フォームが押せない、といった問題を修正します。
5. 申込リンクを実際に開き、入力、確認、完了までの流れを試します。テスト送信を行う場合は、実際の顧客を混ぜず、テストと分かる値を使います。
6. 公開する場合は、公開先と共有範囲を確認したうえで操作します。その後、公開URLをログインしていない環境でも開き、タイトル、本文、画像、リンク、フォームを再確認します。

そのまま使える依頼文

修正指示を出すコツ

「もっと良くして」より、「3番目の見出しを原文へ戻す」「価格を出す前に提供内容を積み上げる」「スマホで2番目の画像が切れている」のように、場所と状態を伝えます。公開中のページなら、どのURLの何時の表示かを書きます。プレビューと公開ページは更新タイミングが異なることがあるので、直した対象を曖昧にしないためです。

公式資料：Creating and using ChatGPT Sites。

調査結果を証拠付きで使う

ChatGPTの調査機能は、候補を広く探したり、複数資料の共通点を整理したりするのに便利です。ただし、書かれた文章の見た目が整っていても、情報源が実際に主張を支えるとは限りません。公開用のメルマガや顧客資料では、「どこで見つけたか」「いつの情報か」「その資料が何を直接示すか」を文章ごとに確認します。

行政書士の制度情報を調べる例

1. 「2026年10月時点の制度を調べる。官公庁の公式資料を優先し、更新日と適用日を分けて示す」と依頼します。過去の記事が検索に出ても、現行の制度とは限りません。
2. 回答に付いたリンクを開き、制度名、対象者、受付期間、例外、必要書類を原文で確認します。概要ページしかない場合は、公募要領や規則本体を探します。
3. 条件を表へ整理するときは、列を「項目」「公式資料にある文言」「自分の要約」「資料の場所」「確認日」に分けます。要約と原文を同じ列へ混ぜないことで、後から訂正しやすくなります。
4. 資料同士が矛盾する場合は、更新日と適用日、対象地域、旧制度と新制度を並べます。都合のよい一方だけを採用しません。
5. 確認できない項目は「未確認」と書きます。制度にない要件を「通常そうだから」で追加しません。高額な申請や法令に関わる判断は、正式資料と担当窓口まで照合します。

引用の付け方

出典はページのトップURLだけで済ませず、できれば主張に対応する章、表、項目へ結びつけます。例えば「対象者は中小企業者」は公募要領の対象者欄、「締切は11月」は最新の公募スケジュールへ分けます。ページが改訂される場合は取得日も書きます。AIが示した引用先が別の話をしていたら、その主張は確認済みにできません。

市場調査をするとき

中古デニムを使った製品の競合を探す場合も、商品があること、売れていること、誰が買っているか、競争上の強みがあることは別の主張です。商品ページが存在すれば「販売例」は示せますが、販売数量の証拠にはなりません。レビューがあれば購入者の一部の反応は見られますが、市場全体の需要とは言えません。ブランドが大きいというだけで、自分の商品に顧客が来ないと決めることもできません。比較するときは販売先、価格、仕様、訴求、客層、確認できる反応を同じ項目で並べ、自分の仮説を最後に分けて書きます。

調査依頼文

機能の公式資料：Deep research in ChatGPT、ChatGPT Search。調査対象の事実は各一次資料で別に確認してください。

スマホで迷わず使う

PCの説明をそのままスマホへ当てはめると、同じボタンが見つからず困ります。スマホでは、会話、音声、画像、ファイル、Dotの状況確認を短時間で行い、長い資料の編集や複数画面の照合はPCに移すと扱いやすくなります。アプリとスマホのブラウザも別です。機能が見当たらないときは、同じアカウントの最新版アプリで開いているかを先に確認します。

外出先で写真を送って確認する

1. ChatGPTアプリで、該当する会話かDotの会話を開きます。新しい会話に送ると、以前の仕事と結びつかない場合があります。
2. 入力欄の「＋」を押し、撮影した写真か端末内の画像を選びます。撮影しただけではAIへ渡ったことになりません。添付されたサムネイルを見てから送ります。
3. 「この写真の郵便物に追跡番号が読めるか」「発送準備の写真か、引受完了の証拠か」のように確認したい点を具体的に書きます。ラベルの写真だけで発送済みと判定しないよう条件も渡します。
4. 回答を受けたら、画像の番号を目視で読み直し、公式の追跡画面へ直接入力して状態を確認します。AIの読み取りと郵便局の登録状態は別の証拠です。

音声を使う場合

運転中や歩行中に画面を見ながら操作しないでください。安全な場所でアプリを開き、音声モードを開始します。口頭の指示は長くなるほど抜けやすいので、「目的」「やってほしいこと」「送信の可否」を区切って話します。会話後、重要な日時や金額は文字で表示された記録を読み返します。音声で「送った」と聞こえても、送信箱や相手の受信までは別に確認します。

Dotをスマホで見る場合

公式案内では、最新版のiOS・AndroidアプリからDotを作成し、会話できます。モバイルWebは非対応です。Dotのプロフィールで進行中・予定・完了を開きます。DotがPCの作業を続けるには、そのPCのローカルアクセスとオンライン状態が必要です。スマホで会話できることだけでは、Macのファイルへアクセスできるとは言えません。

画面が違うときの順番

まず、アプリかブラウザか、ログイン中のアカウント、個人ワークスペースか管理ワークスペースかを見ます。その次にアプリの更新、機能の提供対象、管理者設定を確認します。最後に、その機能の公式案内で現行の操作を確認します。見えないボタンを想像で押す指示に変えず、実際の画面から次の操作を決めてください。

公式資料：Voice Mode FAQ、Getting started with your dot。

配布前に何を確認するか

資料が保存できた時点は、仕事の途中です。読者へ渡すためには、同じ版が開けること、内容が正しいこと、見た目が読めること、リンクがつながること、共有範囲が意図どおりであることを順に確かめます。ChatGPTが「作りました」と返しても、その一言は各確認の代わりになりません。

5つの状態を分ける

ガイドやレポートの監査

1. 見出し一覧を読み、依頼された機能が全部あるか確認します。Chat、Work、Codex、Dot、Space、Sites、Project、Scheduled、検索、ファイル、画像、音声などを単に名前だけ載せても十分ではありません。
2. 各機能に「入口」「使う状況」「手順」「結果の見方」「利用できない場合」を置きます。機能名だけの一覧と、初めて読む人が使える説明は違います。
3. PCとスマホで、上から下まで文字切れや横スクロール、表のつぶれを確認します。見本画像は実画面か再現図かを明記します。
4. 目次を押して目的の章へ移動し、読んでいる章が現在地として示されるか見ます。スクロールだけで現在地が分からなくなる資料は、長編ガイドでは使いにくくなります。
5. 引用元の公式リンクを開き、リンク先が説明を支えているか確認します。URLが存在するだけでは出典の照合にはなりません。
6. PDFを作る場合は、現在のHTMLと同じ版から出力し、文字を選択・検索できるか、ページが切れていないか、リンクが押せるか確認します。古いPDFへリンクしてしまう事故を防ぎます。

スライドの場合

編集可能なテキストか、ページ全体が1枚の画像になっていないかをまず確認します。話す台本はスピーカーノートにページごとに対応させます。画像や図はスライドの内容を説明するものであり、同じ箱や丸を空白埋めに繰り返しません。全ページを投影サイズで確認し、番号のずれ、文字の改行、行間、余白、色、実例の位置を見ます。Keynote・PowerPoint・Googleスライドのどれで納品するかも、利用者が実際に開けることを確かめて決めます。

関連する公式案内：ChatGPT Sites、Space。この章の監査手順は、公式機能の説明に加え、資料制作の実務上の確認項目です。

長い資料を読ませて、使える答えにする

PDFやWordを添付すると、ChatGPTは内容を要約したり、特定の項目を探したりできます。ただし、要約は情報を減らす行為です。申請書、契約、講座台本のように抜けが許されない資料では、最初から「短くまとめて」と頼むと重要な例外や数字が消えます。まず資料の種類と目的を伝え、全体の構造をつかみ、必要な箇所だけ深く読む順番にします。

添付した直後にすること

1. 添付一覧に目的のファイルが出ているか見ます。似た名前の旧版や、容量の大きい途中版を誤って添付していないか確認します。
2. 「まず目次、ページ数、主な表、注意書き、付録を列挙してください。本文の結論はまだ作らないでください」と伝えます。全体図があれば、あとで探す場所を決められます。
3. 次に「第3章の申請条件だけ、原文に対応するページ番号付きで抜き出してください」と範囲を指定します。見当たらない場合は存在を推測せず、見つからないと返してもらいます。
4. 数値や期限は原文と並べて示してもらい、最後に自分でも該当ページを開きます。AIの抽出が1つずれていると、案内全体が変わるためです。

PDFの文字が読めない場合

資料が画像だけのPDFなら、画面に見える文字と、AIが抽出できる文字は異なります。「読めなかったページ」を一覧にし、そのページの画像を拡大して確認します。手書きの表、縦書き、薄いコピー、表の罫線をまたぐ数字は特に誤読されやすい箇所です。OCRで読み取れたものも原文そのものと混同せず、確認済みの欄だけ採用します。

複数ファイルを比較する

公募要領の旧版と新版を比べるなら、2つのファイルにそれぞれ版と発行日を付けます。「変更があった箇所」「変更なしと確認できた箇所」「まだ比較していない箇所」を分け、表で出してもらいます。違いが見つかったときは、差分だけでなく、その変更が誰のどの行動に関わるかを書かせます。例えば、申請締切が変わったなら、提出までの社内確認日や依頼期限にも影響します。

ウェビナー台本を読むとき

台本の全文を短い見出しへ圧縮するために添付するのではありません。各場面に「本人の原文」「投影見出し」「投影本文」「画像・図の内容」「話す台本」の欄を作り、欠落がないかを照合します。本人が「ここは事例を1ページ足す」と言ったら、元の節番号と追加ページの位置を記録します。資料から読み取れない経験や実績を、スライド用の文章として補いません。

結果を使う前に

回答に「全資料を確認した」と書かれていても、実際に処理したファイルと範囲を聞きます。ページ数、未読ページ、画像として扱ったページ、抽出に失敗した箇所を出してもらえば、どこまで使える答えか判断できます。リンクがある資料なら、更新された原本と手元のPDFが同じ版かを確認します。資料が変わった後も古い要約だけを使い続けないためです。

公式資料：File Uploads FAQ、Extracting insights with data analysis。

AIを仕事に組み込む順番

「AIで効率化したい」は方向としては正しくても、作業指示にはなりません。どの連絡を読み、どの資料を見て、どの基準で判断し、最後に誰が送るかを決める必要があります。ChatGPTは情報を見られる範囲の外にある仕事の結果を勝手に知ることはできません。売上が増えたか、顧客が満足したか、申請が通ったかを知るには、確認できる記録を渡すか、対応するアプリへ接続し、結果を読み戻す工程が必要です。

最初の業務棚卸し

1. 1週間に行った仕事を「受信」「探す」「読む」「書く」「確認」「送る」に分けます。たとえば問い合わせ対応なら、メールを受け、過去のやり取りを探し、添付書類を読み、返信案を作り、本人が内容を確認してから送ります。
2. 時間がかかる場面と判断の重さを別に記録します。時間はかかるが手順が一定の資料探しはAIに任せやすく、短時間でも顧客との契約判断は本人の確認が必要かもしれません。
3. AIに渡すための資料を決めます。会社の説明、取扱商品、対応方針、過去の実例、禁止事項、最新版の料金表が候補です。古い版や他社の顧客情報を混ぜないよう、正本を指定します。
4. 仕事の途中と最後に、何を確認するか決めます。返信案なら宛名、事実、添付、締切、誤解のある表現を確認します。省略したくない項目はチェックリストとして残します。
5. 最初は1つの業務だけを試します。結果を見て手順を直し、うまくいった範囲だけを次の仕事に広げます。

AIが知らないことをどう補うか

一般的な知識を持つAIでも、阿久津さんの顧客への説明方針、案件の進み具合、メールの最新返信、社内の判断基準は、その情報が会話や接続先に存在しなければ分かりません。AIが正解を知らないという言い方だけでは抽象的です。たとえば「この顧客へ何を送ったら合格か」は、顧客からの依頼、契約範囲、必要書類、過去の返信を確認して初めて判断できます。手元のパソコンをAIが勝手に覗いて結果を知るわけではありません。

小さな実例：返信案を作る

顧客から「申請書類を送ります」とメールが届いたとします。まず添付の有無を確認し、何の書類が届いたか一覧にします。次に依頼内容と照らし、足りない欄を「書類名」「欄名」「何を記入するか」に分けます。AIに返信案を書かせるときは、到着したものと不足したものを混ぜません。最後に本人が内容を読み、顧客へ送るか決めます。「確認しました」という返答だけで書類の中身が全部確認されたとは言えません。

改善のための記録

試行ごとに、かかった時間、発見した誤り、本人が直した部分、顧客からの返信を残します。削減時間や売上増を語るなら、比較対象と期間を決めて測定します。1回の成功を「毎回できる」と言い換えません。失敗したときは「どの情報が足りなかったか」「どの指示が曖昧だったか」「確認工程で止められたか」を整理し、次の手順に反映します。そうすれば、単にプロンプトを保存するより実務に沿った改善が続きます。

ChatGPTのファイル・アプリ接続・Workの各機能は、Connected appsとDotの権限説明を参照。業務設計と本人確認の手順は、このガイドの実務提案です。

すぐ使える依頼文を状況で選ぶ

長い「万能プロンプト」を1つ保存するより、今の仕事に必要な条件を短く渡し、途中の結果を見て次の指示を出す方が確かです。入力文には、目的、材料、守る条件、出力、未確認の扱いを入れます。どの仕事でも「勝手に埋めない」「根拠を示す」「確認できたことと未確認を分ける」は重要ですが、使う資料と完成形は仕事ごとに変わります。

メールを整える

まず下書きを渡す段階では送信を指示していません。送ると決めた場合も、宛先と本文を本人が確認し、送信後は送信履歴を別に確認します。文章を整える操作とメールを送る操作は別です。

長い議事録を整理する

録音や文字起こしの自動変換には取り違えがあります。重要な金額や固有名詞は元の音声へ戻って確認します。別の顧客の話が混入していないかも見ます。

表を分析する

表の見た目より、計算の前提を優先します。月の単位、税抜と税込、キャンセル、返金をどこへ入れるかが決まっていなければ、結論だけきれいに見せても使えません。

画像を作る

画像ができても、スライドの全部をその画像1枚にしません。タイトル、本文、価格、申込先は編集できる文字として置き、素材に応じた位置を確認します。

サイトの修正を頼む

エラーやレイアウトの指示は、起きた画面、操作、期待した結果を一緒に渡します。スクリーンショットがある場合は、どのページかを書いて添付します。

ChatGPTの入力欄と添付の説明：File Uploads FAQ。ここに載せた依頼文は、機能仕様ではなく実務用の例文です。

うまく動かないときに復旧する

ChatGPTで作業が止まったとき、「もう一度やって」と同じ指示を繰り返すだけでは原因が残ります。どの画面で、どの操作の後に、どんな表示になったかを記録すると、通信、権限、ファイル、内容の問題を切り分けられます。失敗した版を成功例として残さないことも大切です。以前のリンクや設定が存在していても、今回その経路が使える証拠にはなりません。

まず4つに分ける

Dotが止まった場合

Dotのプロフィールで、Paused、進行中、Scheduledの状態を確認します。進行中のタスクを開き、本人判断、ログイン、接続、承認を求める表示がないかを見ます。PCの資料が必要な仕事なら、デスクトップアプリでそのPCにAllow accessがあるか、PCがオンラインでアプリが開いているかを調べます。Work SyncやCodexの接続があるだけでは、Dotのローカルアクセスにはなりません。クラウドブラウザのログイン状態と、本人のChromeのログイン状態も別です。

アプリ接続が止まった場合

プラグインや外部アプリが接続済みと見えても、正しいアカウントに接続されているかを確かめます。読み取り権限だけで返信や送信はできない場合があります。接続の期限切れが出たら、画面の再接続案内に従い、再接続後に少量の読み取りを試します。大きな一括処理を再実行する前に、先ほどどこまで処理されたかを確認し、重複したメールやタスクを作らないようにします。

内容がずれた場合

AIが本人の言葉を別の表現へ変えていたら、見出しだけ直して終わりにしません。同じ表現が話す台本、スライド、メール、生成元に残っていないか検索します。たとえば「本日」が「今日」になった場合、今回使う全媒体を確認します。価格の提示順や講座名がずれたら、ページ番号だけではなく元の台本と本人修正がどこで分岐したかを見ます。同じ誤りを繰り返したら、作成手順と拒否検査にも反映します。

画面や出力形式が壊れた場合

Googleスライドへ取り込んだ後に色が変わったり、Keynoteでファイルを開けなかったりしたら、元のファイルと取り込んだ版を同じページで比べます。編集可能なスライドを求められているのに1ページを画像1枚にした場合は、その形式自体が不合格です。フォントが四角になる、行間が詰まる、番号がずれる、ノートが表示されないといった不具合は、ファイル内部の検査だけでは見逃します。実際に開くアプリで全ページを確認します。

未確認のまま止める基準

送信、公開、顧客への回答、金額の断定などは、根拠が揃わないまま進めません。代わりに、いま安全にできる原稿修正、資料整理、別ページの表示検査を進めます。報告では「できたこと」「できていないこと」「止まった理由」「次に確かめる実物」を短く示します。「確認する」だけを繰り返しても、受け手には進捗が見えません。

Dotの公式トラブル対処：Getting started with your dot。一般的な動作障害はOpenAI Statusも確認できます。

仕事別に機能を組み合わせる

1つの機能を覚えるだけでは、仕事は最後まで進みません。問い合わせを受け、資料を探し、説明を作り、本人が判断し、相手へ渡すまでに、会話、ファイル、検索、表、Work、Spaceなどを組み合わせます。ここでは「機能名」ではなく、実際の仕事の流れから使い分けを考えます。

事例1：問い合わせメールへの下書き

まずメール本文と同じスレッドの過去のやり取りを確認し、何を質問されているか分けます。必要なら接続アプリを使いますが、接続先の権限と対象アカウントを確かめます。次に顧客の基本データと商品説明を見て、回答できることと確認が必要なことを分けます。Chatで返信案を作り、本人の口調に合わせて整えます。最後に宛先、金額、約束、添付を確認します。ここで必要なのは文章作成までか、実際に送信するところまでかを最初から明記します。

事例2：制度変更をメルマガで知らせる

SearchまたはDeep researchで公式発表を探し、施行日と対象者を確認します。古い記事を見つけた場合は、現行の公式ページへ戻ります。制度の説明を読者の場面に置き換え、「誰が、何を、いつまでにするか」へ落とします。本人の意見は、公式情報と別の段落で示します。下書きの末尾には参照元を付け、リンクが開けるか検査します。送信前に、件名、差出人、配信先、本文の文字化け、スマホ表示を見ます。法令の一般説明と個別案件の結論も混ぜません。

事例3：講座資料をスライドへする

元の台本で、各場面が何を伝えるかを確認します。スライドの見出しと本文には、観客がその場で理解するために必要な情報を入れます。本人が話す詳しい説明は、ページに対応するスピーカーノートへ入れます。画像は本文の代わりに空白を埋める飾りではなく、話の具体例を示すものを選びます。編集可能なファイルを作り、実際に投影するアプリで文字、図、写真、ノートを確かめます。最終的な送付メールには、どの版で何を確認したかを書きます。

事例4：顧客向け事業計画の下準備

公開情報を集めて会社の事実を出典付きでまとめます。社長の年齢、売上、従業員数など見つからない情報は「要確認」とします。面談では録音やメモを使い、顧客自身の言葉を残します。話した内容を事業計画の項目へ仮配置し、競合調査や数字の根拠を別に集めます。本人が言っていない強みや顧客の感想を「事実」として足しません。初稿を作るときは、顧客への追加質問と公募要領上の不足を分けます。

事例5：自分の仕事を長期で改善する

1回だけうまくいったプロンプトを大量に保存するより、業務の最初から最後までの記録を見ます。失敗が多い箇所が書類の確認なら、入力欄の見落としを防ぐ手順を作ります。判断がぶれるなら、確認する資料と本人が決める基準を明文化します。毎週の確認をScheduledへ任せることはできますが、日々の案件の進行や曖昧な判断まで同じ定期実行へ押し込まない方が分かりやすくなります。継続して仕事を任せる場合はDotの目標と接続範囲を決め、結果を本人が確認します。

どの機能から使うか迷ったら

短い質問ならChat、決まった時刻の確認ならScheduled、会話を案件ごとに束ねるならProject、共同資料を整理するならSpace、PCで実際にファイルを直すならWorkかCodex、継続した目標を持つ担当ならDot、Webページを作るならSitesを入口にします。実際の作業は1つの入口だけで完結しなくても構いません。重要なのは、手順の切り替え時に、元資料と完成物の版が分からなくならないことです。

各機能の提供条件はOpenAI Help Centerで現行の個別記事を確認してください。この章の組み合わせ例は実務上の設計案です。

初めての人のための順番チェック

ここまで読んでも「結局、いま何を押せばいいか」が分からなければガイドの役割を果たせません。この章では、最初の1件を実際に試す順番を示します。全部の機能を一度に使う必要はありません。自分が今日やりたい仕事を1つ選び、その仕事に必要な入口だけを使います。

準備するもの

ChatGPTにログインできるアカウント、使う資料の正しい版、作りたいものの見本があれば始められます。資料に個人情報や顧客の秘密が含まれる場合は、どのアカウント・ワークスペースで処理するかを確認してください。仕事用と個人用で同じ画面を開いているつもりでも、ログイン先が違うことがあります。画面右上などにあるアカウント表示を見てから添付します。

1件目：文章を整える

1. 新しいChatを開きます。前の会話の内容を引き継ぎたい場合は、該当するProjectや会話を開きます。
2. 入力欄へ、原文、読む人、目的、変えてはいけない事実を書きます。文量が長い場合はファイルを添付します。
3. 最初の出力をそのまま使わず、固有名詞、数字、主張、元の順序を見ます。変わってしまった箇所を具体的に示して修正します。
4. 完成した文章は別の場所へ保存し、どの版から作ったかを書きます。メールやSNSへの投稿は、文章完成とは別の操作です。

2件目：PDFから答えを探す

1. PDFを添付し、「このファイルで確認できることだけ答える」と指定します。
2. ページ番号付きで該当箇所を出してもらいます。図や表が多ければ、そのページを自分で開いて読みます。
3. 資料の発行日と版を確認し、現在の情報として使えるか調べます。法令や価格なら公式の最新資料も照合します。
4. 読めなかったページや記載のない点を「未確認」にします。AIが答えられないこと自体も重要な結果です。

3件目：継続する仕事を任せる

毎朝8時に予定を見るならScheduledを選びます。目標に向かって資料を集め、原稿を作り、途中の判断を本人に聞いて進めるならDotが適しています。どちらも通知が届く経路と、作業を確認する画面を設定します。通知が出ていなければ、実行履歴を見て、本当に作業したかどうかを分けて確かめます。外部アプリの接続やPCアクセスが必要なら、使う範囲だけを許可し、動作確認をします。

4件目：相手に渡す

SpaceのPage、ファイル、Sites、PDFなど、相手が読む形式を決めます。作る人が便利な形式より、受け手がスマホで開いて理解できることを優先します。まず自分で別ブラウザまたは別アカウントから開き、閲覧権限とリンクを確認します。相手へのメールには、何の資料で、どこを見るとよいか、返信してほしいことを本文だけでも分かるように書きます。送信後は、送信履歴と宛先を確かめます。

つまずいたら戻る場所

機能のボタンが見つからなければ、このガイドの「どこから始める」「PCとスマホ」「困ったとき」に戻ります。答えに根拠が見えなければ「調査の証拠」、ファイルを渡したいなら「共有の実務」と「配布前の確認」を見ます。現在地サイドバーでは読んでいる章が強調されます。スマホでは横にスクロールできる目次から章を選べます。自分の画面と本書の再現図が違う場合は、本書の図より実画面と公式案内を優先してください。

各入口の公式案内：Projects、Scheduled tasks、Dot、Space。

名前だけで迷わない機能の辞典

ChatGPTの画面には似た役割の機能が並びます。「チャット」「Project」「Space」のように、どれも情報を残せそうに見えるからです。ここでは「何を入れる場所か」「何を期待できるか」「どこで結果を見るか」を短い例で整理します。機能の有無はプラン、地域、端末、ワークスペース管理者の設定で変わります。自分の画面にない機能を使ったことにしないでください。

考える・探す

Chat：その場の相談を始める場所です。短い質問、文章の見直し、アイデア整理に使います。質問と答えはその会話に残りますが、別の会話へ全内容がそのまま自動で引き継がれるとは考えません。

Search：いまのWeb情報を探す入口です。最新の制度、価格、会社の発表など、変わり得る情報に使います。回答のリンクを開いて根拠を確認します。検索結果の並びが信頼性の順位とは限りません。

Deep research：複数の資料を調べ、時間をかけて整理する調査です。比較表や調査報告に向きます。調査の対象、優先する情報源、期間、除外する情報源を指定します。長いレポートでも、各結論の出典は別に確かめます。

モデル選択：答えを作るAIの選択です。利用中のプランで選べるモデルを画面で確認します。複雑な調査、速い返答、長い原稿の編集では向き不向きがあるため、結果が合わないときは、まず指示と材料を見直してからモデルの変更を考えます。

資料を置く・共同で扱う

ファイル添付：今の会話にPDF、表、画像を渡します。送信前に正しい版かを確認します。添付しただけで全ページが正確に読まれたわけではありません。

Project：1つの仕事に関する複数の会話やファイルを束ねます。同じ講座の企画、台本、販売準備を続けるときに使います。「どの会話を作業の正本にするか」は自分で明確にします。

Space：Pageやファイルを整理し、必要な人と共有する場所です。会話を集めるProjectと異なり、共有する資料そのものを読みやすく配置する用途が中心です。外部ファイルの権限は別に確認します。

Page：Spaceの中で文章や情報をまとめる単位です。複数人で内容を見直し、リンクを共有できます。説明を更新したら、読者側の表示も確かめます。

Library：保存したファイルを探す現行の入口です。Spaceを利用できるアカウントではSpaceに置き換わるため、自分の画面に表示された入口を使います。

作る・編集する

Work：デスクトップでファイルやアプリを扱う仕事の入口です。「この資料を直して保存する」のような依頼に使います。どのPCに作業があるか、結果のファイルはどこかを確認します。

Codex：コードやWebアプリを作り、修正し、テストする仕事に向きます。サイトの不具合修正、スクリプト作成、既存のプロジェクトの変更では、元のファイルとテスト結果を確かめます。

Sites：Webページや小さなWebアプリを作る入口です。制作中のプレビュー、共有リンク、公開URLを区別して扱います。ページができても、公開状態とは限りません。

Canvas：文章やコードをまとまった形で直す画面です。長い原稿の一部を指定して直し、前後のつながりを読み返します。完成原稿をどこへ保存するかも決めます。

画像生成・編集：説明に合う画像を作ったり、既存画像を直したりします。本人写真や実際の作業画面をAI画像に置き換えるときは、事実との区別を明記します。画像内に長い日本語を焼き込むと後の修正が難しくなります。

表分析：添付したデータを集計し、表やグラフを作ります。合計、欠損、重複、計算の前提を確認します。きれいなグラフでも集計条件が違えば結論は使えません。

続ける・知らせる

Scheduled：日時を決めた通知や繰り返しの確認です。「毎日8時に予定を確認する」のような定型作業に使います。作成した予定と実際の通知が届いたことは別に確かめます。

Dot：達成したい目標を持ち、会話の間も進める担当です。プロフィールで進行中、予定、完了の作業を見ます。接続していないPCやアプリの内容を勝手に知りません。

通知：アプリやブラウザなどへ更新を知らせる仕組みです。実行したという記録と、スマホに通知が表示された証拠は別です。通知が来ないときはOS側の許可とアプリ側の設定の両方を見ます。

自分向けにする・つなぐ

Memory：会話で役立つ利用者情報を保持する仕組みです。古い情報や誤った情報が残ることもあるため、何を覚えているか確認し、必要なら直します。これだけで案件の全ファイルを把握するわけではありません。

Custom instructions・人格設定：普段の返答に求める文体や前提を指定します。案件ごとの価格、契約条件、顧客情報などは、対応する資料で渡して確認します。

GPTs・Skills：繰り返す仕事の手順や目的に合わせた仕組みです。GPTを使うことと新しく作ることは別です。2026年10月時点、新規作成は管理者に許可されたBusiness・Enterprise・Eduのワークスペースで利用できます。Skillsも使える場所と保存先を確認します。

Plugins・接続アプリ：外部サービスの情報を読み、許可された操作を行うための接続です。Gmail、Driveなどの接続先ごとに権限を見ます。読む許可があっても、送信や削除をしてよいとは限りません。

Browser：デスクトップの内蔵ブラウザなどでWeb画面を開く機能です。自分のChromeとはログイン状態が違う場合があります。サイトが開けないときは、どのブラウザのどのタブかを確認します。

話す・学ぶ・共有する

Voice：アプリ上で声で話します。通常の電話番号への着信と混同しません。重要な日付や金額は会話後に文字の記録を確認します。

Record：会議などの音声を取り込み、文字起こしや要約に使います。利用条件と同意、話者や固有名詞の確認が必要です。音声を録ったことと議事録が正しいことは別です。

Study：答えだけでなく学習過程を助ける機能です。理解度に合わせて問いを出してもらい、分からなかった箇所に戻ります。資格や制度の最新版を確認する仕事では、学習用説明と公式の現行要件を分けます。

共有リンク：会話などを他者へ見せるためのリンクです。誰に見えるか、リンク内に何の情報が含まれるかを開く前に確認します。編集権限や添付ファイルへのアクセスは別に確かめます。

各項目の詳細と提供条件は、このガイド内の対応章とOpenAI Help Centerの現行案内を参照してください。

顧客情報を扱うときの順番

ChatGPTを仕事で使うとき、入力してよい情報はアカウントの種類、所属組織の規則、顧客との契約によって変わります。機能が使えることと、その情報を入れてよいことは別です。個人情報をすべて伏せればよいという単純な話でもありません。実務で必要な項目だけを渡し、誰が見られるか、どこに保存されるか、いつ消すかを決める必要があります。

入力する前

1. 仕事用の正しいアカウントとワークスペースを開いているか確認します。個人アカウント、顧客の共有環境、会社管理の環境を取り違えないようにします。
2. 資料の機密区分を確認します。公開情報、社内資料、顧客から預かった情報、本人確認資料などで扱いを分けます。
3. その仕事に必要な範囲だけを添付します。契約書全体を渡さなくても該当条項だけでよいなら、不要なページを除くことを検討します。ただし、例外条項や前後関係を切り落とさないようにします。
4. 外部アプリと接続する場合は、接続先のアカウント、読める範囲、変更や送信の権限を確認します。接続済みでも期限切れや別アカウントの場合があります。

回答を受けた後

出力に別の顧客の名前や案件が混ざっていないか見ます。関係する資料を複数添付したときは、どの主張がどの顧客に属するかを確認します。AIが推測した電話番号や住所を、会社の事実として採用しません。公開用の文章では、顧客を特定できる情報だけでなく、組み合わせると分かる情報も確認します。

共有・公開の前

Pageや共有リンクを作る際は、公開範囲と閲覧者を確かめます。共有元のPageが読めても、Google Driveなど外部の添付資料は開けないことがあります。逆に、意図より広い範囲へ資料が見えることもあります。別のアカウントかログアウトした画面で、受け手の立場から開きます。リンクをメールへ貼った場合は、本文とリンク先で同じ版の資料を指しているか確認します。

記憶と接続の管理

MemoryやDotは継続して役立つ情報を保持できます。設定をオフにしたことと、すでに保存された情報を削除したことは同じではありません。Dotの公式案内では、接続アプリを外しても、Dotがそこから取得した情報が直ちに消えるとは限らず、Dot自体のリセットが必要な場合が示されています。削除する前に、残したい成果物と予定を確認します。リセットは会話、記憶、予定も消すため、単なる一時停止の代わりに使いません。

情報を確認するための問い

「この作業で参照した資料と会話を一覧にしてください」「回答の各部分をどのファイルに基づいて書いたか示してください」「どの情報が推測で、どの情報が入力資料にあるか分けてください」と頼むと、見直しやすくなります。ただし、AI自身の説明だけで権限設定や保存状態が証明されるわけではありません。実際の設定画面と共有先から読み戻します。

公式資料：Data Controls FAQ、Getting started with your dot、Getting started with Space。

最新版と送った版を取り違えない

AIと共同で資料を作ると、編集稿、確認用、配布用、古い添付が同時に存在します。名前だけで「最新版」と判断すると、修正前の資料をメールで送り、後から別の版を開いて「直っている」と説明してしまいます。資料の版と送付した版、読者が開いた版を同じものとして照合できる状態にします。

作業中の名前の付け方

ファイル名に、内容、日付、版、状態を入れます。たとえば「ChatGPTガイド_20261015_v3_確認用.html」のようにします。「完成」「最終」は、内容監査と表示確認が終わるまで付けません。すでに誤って送った資料は削除して履歴を見えなくするのではなく、不採用であることを記録し、新しい版との違いを書きます。

変更を残す

「Dotの通話説明を追加」「Space対象アカウントとLibrary対象アカウントの説明を分ける」「画像版スライドを不採用」のように、どこを変えたかを記録します。同じ資料の見出しを直した後に、スピーカーノートやPDFへ旧表現が残ることがあります。変更箇所は生成元、表示版、添付版を横断して確認します。

送付する直前

1. 送付対象ファイルのパス、更新時刻、内容、容量を確認します。必要ならファイルのハッシュを控えます。
2. メール本文に書く名称と、添付ファイルの名称、リンク先のタイトルを揃えます。確認用ならその状態を明記します。
3. リンクを別の画面で開き、読者が同じ資料を見られるか確かめます。ログイン中の自分だけが開けるリンクを一般向けの配布リンクとして書きません。
4. 実際に送信した後は送信履歴を見ます。送信が受け付けられたことと受信箱に到達したことは別で、必要な場合は受信側でも確認します。
5. 送付後にファイルを直した場合、前のメールが指す版が変わるのか、固定されたままなのかを確認します。送った版を後から黙って書き換えないようにします。

読者が困ったときの案内

「どのメールのどのリンクを開いたか」「表示された資料のタイトル」「PCかスマホか」「どのページで止まったか」を聞けば、問題の版を特定しやすくなります。読者が古いタブを開いている場合もあります。最新版を作り直す前に、今回送ったものと開いているものが同じかを確かめます。

共有リンクの公式説明：ChatGPT Shared Links FAQ。版の管理と送付確認は実務上の手順です。

3日で最初の仕事に使う練習

ガイドを最初から最後まで覚えてから使い始める必要はありません。まず1つの小さな仕事を、材料を渡す、結果を確認する、保存するという流れで完了させます。3日間の練習では、便利な答えが出たかだけでなく、「自分は何を確認すれば使えるか」を体で覚えます。以下は初心者の練習例で、機能の利用を保証する日程ではありません。

1日目：文章を整えて、元の内容を守る

最初の題材は、外部へ送らない短い案内文です。たとえば「次回の打ち合わせで確認したいこと」を自分用に書きます。元の文章を貼り、「相手にとって分かりやすくして。ただし、日付、場所、金額、約束を追加しないで」と依頼します。返ってきた文章で、主語が変わっていないか、結論が先にあるか、曖昧な語が増えていないか確認します。AIが「本日」を「今日」へ置き換えたら、自分が使う言葉に戻します。差分を1か所ずつ見れば、元の意味を守りながら文章を直す感覚がつかめます。

次に、同じ文章の読者を変えて試します。社内向けと初めての顧客向けでは、知っている前提が違います。AIには「初めて読む人が一度で行動できるかを点検して」と頼み、説明が足りない場所を指摘させます。AIが作る文章が流暢でも、相手がいつ何をするか分からなければ、仕事には使えません。最後は完成文と、AIが変更した主な箇所を別に保存します。送信は練習の範囲に入れません。

2日目：資料から答えを探す

公開済みのPDFや自分で作った資料を1つ添付します。まず「どんな章があるか」と尋ね、次に自分で正解を知っている質問を2つ出します。たとえば「締切はどこに書いてあるか」「提出方法は何か」と聞き、AIが示すページを自分で開いて確かめます。1つでも違えば、その違いを元に、資料のどこを見たかを再質問します。AIがページ番号を示せない場合は、長い資料の処理が不完全かもしれません。見た目のよい要約だけで合格にしません。

次に、資料に書かれていない質問を1つ出します。AIが「書かれていない」「この資料だけでは分からない」と言えれば、業務では重要な良い反応です。資料にないことを断定した場合は、元の資料を示して修正します。AIを使えるようになるためには、知っていることを答えさせる練習と、知らないことを認めさせる練習の両方が必要です。最後に、答え、出典、未確認を3列の表へまとめます。

3日目：実務の1工程に入れる

過去の実例を1件選び、外部へ送る前の下書き工程だけをAIへ任せます。たとえば問い合わせメールの本文から「質問されたこと」を列挙し、返信案を作るところまでです。本人の送信済みメールと比較し、足りない説明や不必要な約束を見つけます。AIが便利だったところと、本人が直す必要があったところを同じ表に書きます。実際の顧客情報を使う場合は、利用中のアカウントと契約上の扱いを先に確認します。練習のためだけに不要な秘密を入力しません。

この3日間のあとで、「毎回繰り返す作業か」「決まった時刻にする作業か」「PC上の資料を編集する作業か」を考えます。繰り返すなら手順を残します。決まった時刻の通知ならScheduledを検討します。PCのファイルを実際に直すならWorkやCodex、継続する目標を任せるならDotを検討します。いきなり全部を接続する必要はありません。1つの仕事で、何を見れば安心して使えるかが分かってから範囲を広げます。

練習の記録

1回の練習で時間が短くなっても、毎回同じ効果があるとは限りません。AIへの入力や確認の時間も含めて測り、質の変化も見ます。誤った回答を直す時間が長いなら、題材や手順を変える必要があります。ここで得た記録は、後からAI秘書の仕組みを作るときの材料になります。

各機能の現行条件は、ファイル添付、Scheduled、Dotの公式説明を参照してください。この練習日程は本書の提案です。

自分で分かったか確かめる

機能名を読んだだけで使い分けができるかは分かりません。次の場面を見て、どの入口を使い、どの結果を確認するかを考えてみてください。正解は1つだけとは限りません。選んだ理由と、使う前に足りない情報が何かを説明できれば、実際の仕事でも判断しやすくなります。

場面1：明日の予定を毎朝知らせてほしい

毎朝同じ時刻に予定を確認するならScheduledが候補です。使うカレンダーが接続されているか、時刻とタイムゾーンをどう設定したか、結果をどこへ通知するかが必要です。「定期実行が登録された」と「朝8時にスマホへ通知が出た」は別なので、最初の実行後に履歴と通知を両方見ます。カレンダーの予定を変更してよいかは別の権限です。朝の予定を読み上げるだけなら、変更権限まで渡す必要はありません。

場面2：ウェビナー台本を作り、数週間かけてスライドまで仕上げたい

関連する会話と原稿をまとめるProject、継続する進行を担うDot、実際にファイルを編集するWorkやCodexが候補になります。最初に決めるのはツール名ではなく、完成条件です。各ページの見出しと本文、画像・図の内容、話す台本、使用するテンプレート、納品形式を指定します。DotやWorkが「終わった」と返しても、スライドを開いて編集できるか、ノートが読めるか、台本とページが対応しているかを確認します。画像1枚のページが並んでいれば、文字を直せないため条件を満たしません。

場面3：顧客が見られる1枚の案内ページを作りたい

Sitesでページを作る方法があります。原稿と画像を渡し、まずプレビューでPCとスマホ表示を確認します。次にリンクとフォームを試し、公開操作を決めます。自分のプレビューURLだけを顧客へ渡しても開けないことがあります。公開URLの共有範囲を確かめ、ログアウト状態でも見られるかを確認します。価格や期日が未確定なら、その場で架空の数字を作らず、本人判断が必要な欄として残します。

場面4：長いPDFから1つの条件だけ知りたい

ファイルを添付して、対象の条件、該当ページ、原文に近い抜粋を求めます。回答があったら自分でそのページを開きます。文書が公開されていて更新されるなら、手元の版が最新かを確認します。表の中に条件の例外がある場合は、本文の1文だけを抜き取って結論にしません。見つからないときは資料の外に探すか、担当機関へ確認します。

場面5：以前の会話で決めた見出しが思い出せない

まず会話検索を使い、関連するProjectや該当タスクを開きます。Memoryに残っている可能性はありますが、逐語で決めたタイトルの正本としては、本人の発言や保存原稿を読み直します。「たぶんこの題名」と推測した案を確定済みの名称にしません。見つかったら、どの日時のどの版で決めたかを書き添え、次の原稿に使います。

場面6：外部アプリの情報をAIに見せたい

Pluginsまたは接続アプリの画面を開き、対象のアカウントと権限を確認します。仕事用Gmailと個人用Gmailが両方あるなら、どちらを接続したかを見ます。読み取りを試したあとで、必要な作業だけを進めます。下書きを作ることと送信すること、ファイルを読むことと削除することは別です。権限が足りなければ、AIが工夫だけで突破できると考えず、接続設定を確認します。

場面7：音声でDotに話しかけたい

Dotの会話画面を開き、アプリ内の電話ボタンから始めます。通常の電話番号に発信してもDotにつながるとは限りません。公式案内ではDotから利用者へ電話をかけることはできません。アプリ内の通話に失敗したら、文字の会話が使えるかを先に見ます。画面の表示、端末、アプリの版、マイク権限、通信状態を確かめ、それでも解決しなければ発生した画面を保存します。音声で伝えた仕事の指示は、あとで文字の記録を読んで、日時や送信の条件を確認します。

場面8：できたレポートをメルマガから配りたい

まず配布する版を固定し、個人情報、リンク、見出し、スマホ表示を確認します。PDFなら同じHTMLから作った版か、文字を検索できるかを見ます。次に、公開または共有されたリンクが、ログアウトした読者に開けるか試します。メルマガの追伸には、誰にとって何が役立つ資料かを短く説明し、リンクを入れます。下書きの保存と実際の配信は別です。送信後は配信履歴とリンク先の表示を確認します。

最後の問い

自分の今日の仕事で「AIへ渡す材料」「AIにしてほしい作業」「自分が確認すること」「完成した結果を使う人」を1つずつ書いてみてください。この4つが曖昧なときは、どれだけ新しい機能を選んでも、仕事が終わったか判断できません。逆にこの4つが決まれば、Chat、Work、Dot、Space、Sitesのどこから始めるべきかを選びやすくなります。

Dot・Scheduled・Space・Sitesなどの個別仕様は、それぞれ本書の章末にあるOpenAI公式案内で確認できます。この章の問いと答えは、機能の使い分けを練習するための例です。

よくある疑問に直接答える

Q. ChatとDotは同じですか

違います。Chatは、その会話で質問して返答を得る入口です。Dotは継続する目標と担当を持ち、会話の間も作業を進められます。ただし、Dotが何でも自動でできるわけではなく、PCやアプリの接続、行ってよい操作の範囲を別に確認します。1回だけ文章を整えるならChatで十分な場合があります。数週間かけて資料を作り、途中の進捗と次の仕事を追うならDotを検討します。

Q. ScheduledがあればDotはいりませんか

目的が違います。「毎日8時に予定を確認する」はScheduledで表しやすい仕事です。「今回のウェビナーを台本から完成スライドまで進め、途中の本人修正を取り込む」は、1つの時刻に同じ作業を繰り返すだけでは表せません。継続する目標と判断がある場合はDotが合います。Scheduledの実行結果をDotに見せるなど組み合わせる場合も、何がどの画面に記録されるかを確かめます。

Q. Spaceへ置けば全員に見えますか

いいえ。SpaceやPageの共有範囲を確認します。Google Driveなど外部へリンクした資料なら、リンク先の権限も必要です。自分のアカウントで開けることを確認しても、相手が開ける証拠にはなりません。受け手のアカウントかログアウトした状態でリンクを試し、必要なページまで見えるか確かめます。

Q. ProjectとSpaceはどう使い分けますか

Projectは、案件に関係する会話と指示を続けるのに使います。Spaceは、Pageやファイルを人が読み、共有・整理する場所です。たとえばAI秘書講座の企画と台本のやり取りはProjectへ、講座の確定した説明書と配布資料はSpaceへ整理できます。どちらか1つに全部押し込まず、誰が何をするかから選びます。

Q. Sitesで作ったページはすぐ公開されますか

制作中のプレビューと、他の人が開ける公開ページは別です。内容ができた後に、共有範囲、公開操作、公開URLの実表示を確認します。申し込みボタンが見えるだけで申込が届くとは言えず、リンク先やフォーム送信も試します。公開する前に本人のタイトル、価格、期日を確認します。

Q. AIが「送りました」と答えればメールは届いていますか

その返答だけでは届いたと確認できません。下書き保存、送信操作、送信箱への記録、受信箱への到達は段階が違います。どこまで実際に確認したかを分けて聞いてください。相手の受信や開封までは、送信側の表示だけでは分かりません。送信を頼んでいないのに下書きを作っただけなら、その状態を下書きとして報告するのが正確です。

Q. 画像を作る機能で、スライドも画像1枚にしてよいですか

編集できるスライドを求めているなら、ページ全体を画像1枚にする方法は合いません。写真やイラストは画像要素として入れ、見出し、本文、価格、申込先は編集可能な文字にします。図も可能なら個別の要素で作り、スピーカーノートには話す台本を入れます。画像があることと、スライドの内容が伝わることも別です。ページの意味に合う画像か実画面を選びます。

Q. 最新の制度をAIの知識だけで聞いてもよいですか

変わり得る制度は検索して公式の現行資料を開きます。AIが知っている過去の制度や、検索結果の短い説明だけで結論を出しません。制度の発表日、適用日、対象者、地域、例外を確認し、個別案件で必要なら担当機関にも照会します。元資料にない条件を補って書かないことも重要です。

Q. 手元のMacをDotが使えるかどうかは、どこで見ますか

ChatGPTのデスクトップアプリでDotのプロフィールを開き、ComputersにそのMacが表示され、Allow accessが確認されているかを見ます。Macがオンラインで、アプリが開いていることも必要です。Work SyncやCodexの接続だけではDotのローカルアクセスになりません。ローカル作業が始まったら、該当するタスクの進捗を開いて何を扱ったか確認します。

Q. Dotに電話したいのに出ません

まず、Dotの会話画面にある電話ボタンからアプリ内通話を開始しているかを確認します。通常の電話番号に発信することと同じではありません。アプリ内通話ができない場合は、文字の会話は使えるか、端末のマイク権限、通信、アプリ更新を見ます。公式案内ではDotは自分から利用者に電話をかけられません。番号へ電話した時の失敗なら、音声チャットと電話サービスを混同していないかを確かめます。

Q. 保存したファイルを古い会話から探せません

会話検索でファイル名や話題を探し、関連するProject、Space、Dotのタスクを見ます。同じ名前のファイルが複数ある場合は更新日、版、内容で区別します。古いLibraryの案内どおりの画面がないなら、現在のアカウントでSpaceが提供されているかを確認します。ファイルが見つかっただけでは最新版と決めず、本文を開いて指定の修正が入っているか読みます。

Q. 完全ガイドなら、すべての人に同じ画面が見えますか

いいえ。機能はプラン、地域、端末、アプリ更新、組織の設定で変わります。このガイドは機能の目的と操作の考え方を説明しますが、実際にその機能が利用できるかは、本人のアカウントで確認する必要があります。画面見本は再現図であり、実際の画面をそのまま写したものではありません。ボタンが違うときは、表示中の画面と公式の最新案内を優先します。

Q. 最新の機能名が変わったら、どこを見ればよいですか

まず同じアカウントとワークスペースで、左側のメニューと設定画面を確認します。機能名が見当たらなくても、終了したとは限りません。LibraryからSpaceへのような対象アカウント別の入口の変更、段階的な提供、管理者設定、アプリの更新が関係することがあります。次にOpenAIの公式Helpで、更新日と提供対象を確認します。検索結果に出る古い説明文と、実際に開いた公式ページの本文が違う場合は、現在の本文を優先してください。スクリーンショットを残すなら、撮影日、端末、アカウントの種類を添えます。別の人の画面を見せるときは、名前や顧客情報を隠した画像か再現図かを明記してください。

Q. どれを覚えれば、まず仕事が楽になりますか

最初は機能名を全部覚えるより、1つの仕事を最後まで追う練習をします。たとえば、資料を添付し、必要な箇所を探し、返答文を作り、原文と照合し、保存する流れです。この中で「材料を渡す」「AIがしたことを見る」「本人が決める」の境界が分かれば、後からSearch、Work、Dot、Spaceを足しても迷いにくくなります。まだ仕事の材料が散らばっている場合は、ProjectやSpaceの名前を覚える前に、正本がどこにあるか決めることから始めます。

Dotの通話・PC接続・提供条件：OpenAI公式Dotガイド。SpaceとSitesの共有・公開の違い：Space公式ガイド、Sites公式ガイド。

ここまでに説明したChat、Work、Codex、Dot、Space、Sites、検索、ファイル、画像、音声、分析、Project、Scheduled、GPTs、Canvas、Study、Record、Health、Apps、Skills以外にも、公式の機能一覧には補助機能があります。全員の画面に同じボタンが出るわけではありません。プラン、地域、アプリの版、端末や管理者設定が違うからです。以下は「名前を見たときに何をする機能か」「使いたいときにどこを見るか」を説明します。

Composer Predictions：次の依頼文の候補

Codexデスクトップアプリで作業を続けていると、入力欄に次の依頼文の候補が表示される場合があります。候補を読んで採用するならTabで確定できます。たとえばウェビナー台本の修正後に「全ページのスピーカーノートを確認」と提案されても、まだ台本の本人確認が済んでいなければその候補を飛ばして構いません。候補はAIによる予測であり、本人の承認や仕事の優先順位ではありません。対象プラン・地域・アプリ版が限定されるベータ機能です。表示されない場合、ChatGPTの故障とは判断せず、利用条件とアプリの版を確認します。

ブラウザ拡張：PCで開いているタブを作業に使う

対応ブラウザの拡張機能を接続すると、デスクトップのChatGPTやCodexから、本人がログインして開いているブラウザのタブを作業対象にできる場合があります。Chrome、Edgeなどの対応状況は公式案内で確認します。使う前に、拡張機能の権限、接続したブラウザ、読み取らせるタブを確認してください。たとえばTraingoの下書きを調べるなら、先に本人が正しい下書きを開き、AIには件名・PS・保存状態の確認を頼みます。ブラウザ拡張を入れることだけで、すべてのサイトに無制限の権限が与えられると考えないでください。外部へ送信する操作は下書きの閲覧や修正と分けます。

Sign in with ChatGPT：他社サービスへのログイン

対応する外部サイトで「Sign in with ChatGPT」が表示されたときに使うログイン方法です。ChatGPTアカウントで本人確認することと、そのサービスへChatGPTの会話やファイルを渡すことは別です。連携画面で求められる権限を読み、不要なら許可しません。これを使ってログインしても、外部サービスの有料プランへ自動加入するわけではありません。作成したアカウントを後で管理できるよう、どのサイトに連携したか記録します。

Codex MicroとPets：作業状態を見せる周辺機能

Codex Microは、対応する専用端末を使ってCodexの状態や操作を扱う限定的な機能です。普通のChatGPTを使うために端末を買う必要はありません。Petsはデスクトップの作業状態をキャラクターで示す機能です。進行中や待機中を視覚的に確認する助けになりますが、表示だけで成果物の内容検査やメール送達まで証明できるわけではありません。利用条件が合わなければ、この2つを飛ばして通常のChat、Work、Codexを使えます。

画像入力とAppshots：見えている画面を相談する

写真やスクリーンショットをChatへ添付して「この部分が読めない」「このボタンは何か」と質問できます。画面の一部だけを切り取る場合、エラー表示と周辺のメニューが同時に見えるようにすると原因を調べやすくなります。Appshotsは対応環境でアプリの画面を取得して作業へ渡す経路です。画面へのアクセス許可が必要で、常にすべてのウィンドウを読めるわけではありません。顧客情報やパスワードを写すときは、必要な箇所だけにしてから渡します。AIの画面解釈が違う場合、見えている文字や操作結果を優先して訂正します。

公式資料：Composer Predictions、Browser extension、Sign in with ChatGPT、Codex Micro、Pets、Image inputs。