今のビジネスの世界では、色んなタスクを効率よく管理して、限られたリソースを上手く使うことが、競争に勝つために大事なんですよね。でも、タスクの進み具合をチェックしたり、コミュニケーションがややこしくなると、時間も労力もたくさん使っちゃうこと、よくありますよね。

今回のレポートでは、色んな業界で実際にあった問題に対して、Zapierみたいな自動化ツールを使った解決策を紹介していきます。この事例を参考にしてもらえれば、時間の節約や人件費の削減ができて、仕事の流れももっとスムーズになるんじゃないかなって思います。

このレポートが、皆さんの抱えている課題の解決のヒントになったり、今後の業務効率化に役立つと嬉しいです！最後に、これらを今日から実現する実践的な方法をご案内しているので最後まで読んでみてくださいね。

事例1. 業種: ファイナンシャルプランナー

担当者: 佐藤さん

課題:

複数のメッセージプラットフォーム（Gmail、Chatwork、LINEなど）を毎日確認し対応するため、1日2〜3時間を費やしていた。

解決策:

Zapierを使用し、すべてのメッセージをGoogleスプレッドシートに集約し、Slackに通知を送ることで、一箇所でメッセージを管理できるようにした。

ワークフロー:

1. Gmail、Chatwork、LINEで新しいメッセージが届いた際にトリガーを設定
2. メッセージをGoogleスプレッドシートに自動で記録
3. Slackに通知を送信し、担当者が一箇所で確認可能に

成果:

• 時間の削減: 1日2〜3時間の削減（月40〜60時間）
• コスト削減: メッセージ管理に関する人件費（月12万円相当）の削減
• お客様対応のスピード向上

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事例2. 業種: コンサルタント

担当者: 高橋さん

課題:

案件ごとのタスク進捗の確認や期限管理が手作業で行われていたため、納期遅れが発生していた。

解決策:

Zapierを活用し、AsanaやTrelloでタスクが作成された際にGoogleカレンダーに自動で期限を追加し、期限が近づいた際にSlackにリマインダーを送る仕組みを導入。

ワークフロー:

1. AsanaやTrelloで新しいタスクが作成された際、または期限が近づいた際にトリガーを設定
2. Googleカレンダーに自動でタスクの期限を追加
3. Slackにリマインダーを送信

成果:

• 時間の削減: 案件の進捗確認が1案件あたり1時間削減され、月に20時間以上の時間削減
• コスト削減: 月に約4万円の人件費削減

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事例3. 業種: 建設業

担当者: 田中さん

課題:

複数の建設プロジェクトの進行状況を手動で確認する時間がかかり、進捗遅れが頻発していた。

解決策:

Zapierを使用し、タスクステータスの変更時にGoogleスプレッドシートに進捗を自動集約し、Slackで通知する仕組みを導入。

ワークフロー:

1. タスクのステータスが「進行中」または「完了」に変更された際にトリガーを設定
2. 進捗状況をGoogleスプレッドシートに自動で集約
3. Slackに進捗リマインダーや通知を送信

成果:

• 時間の削減: 手動での確認が不要になり、月に30〜40時間の削減
• コスト削減: 月に約8万円の人件費削減

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事例4. 業種: ITサービス業

担当者: 鈴木さん

課題:

定期的なタスクの確認漏れが発生しやすく、対応が遅れることが多かった。

解決策:

Zapierを使用し、GoogleカレンダーやTodoistの定期タスクの期限が近づくとSlackやメールにリマインダー通知を送信し、タスク進捗レポートを自動配信する仕組みを導入。

ワークフロー:

1. GoogleカレンダーやTodoistで定期タスクの期限が近づいた際にトリガーを設定
2. Slackやメールにリマインダー通知を送信
3. タスク進捗レポートを自動生成し、担当者に配信

成果:

コスト削減: 月に約4〜5万円の人件費削減

時間の削減: 定期タスクの確認作業が自動化され、月に20時間以上の削減

まとめ

業種	担当者	課題	解決策	ワークフロー	成果
ファイナンシャルプランナー	佐藤さん	複数のメッセージプラットフォームを毎日確認し対応するため、1日2〜3時間を費やしていた。	Zapierを使い、すべてのメッセージをGoogleスプレッドシートに集約し、Slackに通知を送ることで、一箇所で管理できるようにした。	1. Gmail、Chatwork、LINEで新しいメッセージが届いたときにトリガー 2. Googleスプレッドシートにメッセージを自動記録 3. Slackに通知を送信し一箇所で確認可能に	時間の削減: 1日2〜3時間の節約（月40〜60時間）。 コスト削減: メッセージ管理の人件費（月12万円相当）削減。 お客様対応のスピード向上。
コンサルタント	高橋さん	案件ごとのタスク進捗の確認や期限管理が手作業のため、納期遅れが発生していた。	ZapierでAsanaやTrelloのタスク作成時にGoogleカレンダーに期限を自動追加し、期限が近づいたらSlackにリマインダーを送る仕組みを導入。	1. AsanaやTrelloで新しいタスクが作成されたとき、または期限が近づいたときにトリガー 2. Googleカレンダーに自動でタスクの期限を追加 3. Slackにリマインダー送信	時間の削減: 案件の進捗確認が1案件あたり1時間削減され、月に20時間以上の削減。 コスト削減: 月に約4万円の人件費削減。
建設業	田中さん	複数の建設プロジェクトの進行状況の手動確認に時間がかかり、進捗遅れが頻発していた。	Zapierでタスクステータスの変更時にGoogleスプレッドシートに進捗を自動集約し、Slackで通知する仕組みを導入。	1. タスクのステータスが「進行中」「完了」に変更されたときにトリガー 2. Googleスプレッドシートに進捗を自動集約 3. Slackに進捗リマインダーや通知を送信	時間の削減: 手動確認が不要となり、月に30〜40時間削減。 コスト削減: 月に約8万円の人件費削減。
ITサービス業	鈴木さん	定期的なタスクの確認漏れが発生しやすく、対応が遅れることが多かった。	ZapierでGoogleカレンダーやTodoistの定期タスクの期限が近づくと、Slackやメールにリマインダー通知を送信し、タスク進捗レポートを自動配信する仕組みを導入。	1. GoogleカレンダーやTodoistで定期タスクの期限が近づいたときにトリガー 2. Slackやメールにリマインダー通知を送信 3. タスク進捗レポートを自動生成し担当者に配信	時間の削減: 定期タスクの確認作業が自動化され、月に20時間以上削減。 コスト削減: 月に約4〜5万円の人件費削減。

なぜ彼らは、いとも簡単にこれらのことができたのか？

それは、ZAPを使ったからなんです。

ZAPは、これまで面倒だった手順を一気にシンプルにしてくれて、自動化の作業をぐんと楽にしてくれるすごいツールなんです。このツールを使うと、いろんなシステムやアプリのデータをパッと繋げることができて、今まで手動でやってた煩雑な作業をやらなくて済むんですよ。例えば、これまでだと別々のシステム同士でデータを同期させるのに何時間も、時には何日もかかっていた作業が、ZAPのおかげであっという間に数分で終わっちゃうんです。

ZAPが特に良いのは、難しいプログラミングの知識がほとんどいらないことなんです。誰でも簡単に、直感的な操作で自動化の流れを作れるので、専門のエンジニアに頼らなくても、すぐに仕事を自動化できちゃうんです。それに、複雑な設定とかAPIの調整も不要なので、どんなビジネスでもすぐに使える柔軟さがあるんですよ。

だから、彼らは短時間で高度な自動化ができて、仕事の効率も正確さもぐんとアップした、ってわけなんです。

ZAPとは？

Zapierって、いろんなアプリを自動でつないでくれて、毎日のタスクをもっと楽にしてくれる便利なツールなんです。しかも、プログラミングの知識がなくてもOK。アプリ同士のやり取りを自動化してくれるんですよ。

Zapierの中では、基本的な単位として「Zap」っていうのがあります。このZapは、あるアクションをきっかけに自動で次のタスクが実行されるワークフローのことを指すんです。

Zapの仕組み

Zapは、シンプルに2つの要素で成り立ってます。

1. トリガー（Trigger）: Zapが動き出すきっかけになるアクションです。例えば「Googleフォームに新しい回答があったとき」や「Gmailで新しいメールが届いたとき」なんかがそうですね。これがZapのスタート地点になります。
2. アクション（Action）: トリガーが起きた後に、自動で実行されるタスクのことです。たとえば、「フォームの回答をGoogleスプレッドシートに自動で記録する」とか、「Gmailで受け取ったメールの内容をSlackに通知する」みたいな作業が、自動で行われるわけです。

簡単に言うと、Zapは「あることが起きたら、それに合わせて別のことを自動でやってくれる」仕組みなんです。

Zapの例を見てみましょう

たとえば、こんなZapを考えてみてください：

• トリガー: 「Googleフォームに新しい回答があったとき」
• アクション: 「その回答をGoogleスプレッドシートに自動で記録」

このZapが動くと、Googleフォームに誰かが回答を送信するたびに、その内容がスプレッドシートに勝手に保存されるんです。これなら、いちいち手で入力する必要もなくて、とっても楽ですよね。

Zapierを使うメリット

Zapierのいいところは、一度Zapを設定しちゃえば、あとは勝手に作業を自動でこなしてくれることなんです。これで時間も労力もかなり節約できますよ。特に、以下の点が便利なんです：

• 時間の節約: Zapを作っておけば、毎日の繰り返し作業が全部自動で進みます。
• ミスが減る: 手でやると間違えがちな作業も、Zapなら正確に処理してくれます。
• ノーコードで簡単に作成: プログラムの知識がなくても、Zapはドラッグ＆ドロップで簡単に作れるんです。

Zapの活用例

具体的にZapをどう使うか、いくつかの例を紹介しますね：

• Slackへの通知を自動化: 「Gmailで重要なメールが届いたら、Slackに通知を送る」Zapを作れば、メールの確認が楽になります。
• タスク管理ツールの連携: 「新しいタスクがTrelloに追加されたら、Googleカレンダーに自動でイベントを追加」するZapを設定すれば、タスクの管理がスムーズに進みます。
• マーケティングの自動化: 「新しい顧客がSalesforceに登録されたら、その情報をメールマーケティングツールに自動で追加する」Zapを作れば、マーケティングもスタートから自動で進みます。

でも一つ問題があるんです…

Zapierってすごく便利だなって感じているけど、使いこなすのがちょっと難しいな…って思うこと、ありますよね。実際、Zapierはパッと見た感じは簡単そうに見えるけど、いざ使い始めると「どこから手をつけたらいいの？」って迷うことがあるんです。特に、Zapを設定するときには、どのアプリをどう組み合わせるかとか、トリガーやアクションをどう選ぶかを考えなきゃいけないから、ちょっと複雑に感じちゃうかもしれません。

でも、そんなに心配しなくても大丈夫ですよ。少しずつやっていけば、だんだん慣れてくるものなんです。たとえば、最初はすごくシンプルなZapから始めてみるといいですよ。「Gmailで新しいメールが来たら、Slackに通知を送る」みたいな、簡単でわかりやすいものからスタートすると、少しずつコツがつかめてくると思います。それに、Zapierには公式のガイドやチュートリアルもたくさんあるので、困ったときはそれを見ながら進めれば、いつの間にか上手に使えるようになるはずです。

慣れてきたら、「これも自動化したい！」ってアイデアがどんどん湧いてきて、Zapierが手放せなくなると思いますよ！

自動化するステップを一緒に考えてくれないか？フォローしてくれないか？

はい、もちろん可能です。実は、実は、Zapierでの自動化を考えるとき、まず「何を自動化したいか」をはっきりさせるのが大事なんです。例えば、「毎回手動で行っているけど、これをZapで解決できないかな？」という作業があれば、その部分を洗い出してみましょう。具体的には、次のようなステップで進めていくとスムーズですよ。

1. 自動化したいタスクをリストアップ: まずは、自分が繰り返し行っている作業や、時間がかかるものを書き出してみましょう。例えば「新しいお客さんからメールが来たら、その内容をスプレッドシートにまとめる」とか、「プロジェクト管理ツールでタスクが追加されたら、通知を受け取りたい」などです。
2. トリガーを決める: 次に、その作業の「スタート地点」を考えます。例えば、「メールが届いた時」や「新しいタスクが追加された時」がトリガーになります。
3. アクションを決める: トリガーが発生した後に自動で行いたいタスクを決めます。たとえば、「そのメールの内容をGoogleスプレッドシートに記録する」とか「Slackで通知を受ける」といった具体的なアクションです。
4. Zapを設定する: あとはZapierを使って、これらのトリガーとアクションを実際に繋げていく感じです。手順に従ってZapを作成すれば、繰り返しの手作業から解放されますよ！

一緒に進めていけば、きっとすぐにコツがつかめますよ。ただ、実際のところ僕でも失敗の連続です。なので…

ZAPを作って、教えるチャットボット（GPTs）を開発しました

APを作って、教えるチャットボット（GPTs）を開発しました。このチャットボットは、Zapierを使った自動化の設定をサポートするために設計されています。Zapierの使い方が分からない、どうやって自動化を進めたらいいか悩んでいるという方に、わかりやすくステップごとに解説します。基本的なZapの作成から、より複雑なマルチステップZapまで、ユーザーのニーズに応じて柔軟に対応します。

例えば、「Gmailで新しいメールを受信したら、その内容をSlackで通知する」といったシンプルな自動化から、複数のアクションを連携させた高度なワークフローの構築まで、手順を一緒に考え、進めることができます。さらに、テストやデバッグのサポートも行い、実際にZapが正しく動作するかどうかまでフォローします。

このチャットボットは、初心者にもわかりやすい説明を心がけており、ノーコードでの自動化を目指している方にぴったりのツールです。Zapierの可能性を最大限に引き出し、日々の業務を効率化したい方にぜひ試していただきたいと思っています。

ZAPを作って、教えるチャットボット（GPTs）のサポート例

思ったアイデアを直接聞いてみる

アイデアを直接聞くと、下記のように、すぐに答えてくれます。

設定に迷ったら？

このように、画像を貼り付けて質問すると、その画像の内容を見て、適切な回答をしてくれます。例えば下のスクショのように…

画像の中の文字や記号も認識してくれます

左の図のように、矢印や、ここには記載して否ですが、「どっちを選択する？」など、Zapierの設定で細かい心配要素をすべて解決してくれるんです。結構すごくないですか？

ZAPを作って、教えるGPTsができることまとめ

このカスタムGPTは、Zapierを使った業務自動化をサポートするAIアシスタントです。ユーザーの自動化ニーズや課題に基づき、Zapierでのワークフロー（ZAP）の作成方法をHow-to形式で丁寧に解説します。トリガーやアクションの設定、ツール連携、テスト・デバッグ、最適化の手順を提供し、効率化のサポートを行います。また、Zapierの基本的な使用方法やトラブルシューティングについても対応し、業務プロセスの効率化を支援します。

ZAPを作って、教えるGPTsを手に入れる方法

Zapierの使い方入門コースに参加してください。そうすると、Zapierの使い方（ZAPを作って、教えるGPTsでも教えてはくれるのですが）実際のZAP（自動化のワークフロー）テンプレートと、今紹介した、ZAPを作って、教えるGPTsを使うことができます。

Zapierの使い方入門コースの内容

あなたの時間と収入はどれだけ変わるでしょうか？

あなたの時間と収入はどれだけ変わるでしょうか？Zapierを活用して業務を自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を大幅に削減できます。たとえば、毎日メールの確認やデータの入力に何時間も取られていたとしたら、その作業を自動化することで、その分の時間を他の重要なタスクに充てることができるんです。結果として、効率が上がり、より多くの仕事を短時間でこなせるようになります。

また、作業を自動化することでミスが減り、手戻り作業や修正にかかるコストも削減されます。これが収入にどう影響するかというと、効率化により生まれた余剰時間を新たなプロジェクトやクライアント対応に使うことで、収入アップにつながる可能性が高まります。特にフリーランスや小規模ビジネスを運営している方にとっては、この時間の最適化がビジネス拡大に直結することも。

自動化を上手に活用すれば、限られた時間を最大限に活用し、より高い生産性と収益性を実現することができるんです。

こんな方にオススメ

Zapierは、いろんな人にとって業務を効率化するのにとても役立つツールなんです。特に、次のような方にはおすすめですよ。

• 毎日の作業を自動化したい人
  日々の繰り返し作業って結構時間を取られますよね。でも、Zapierを使えば、たとえばメールを自動で送ったり、データ入力を自動化することで、かなりの時間を節約できるんです。
• プログラミング知識がない人
  「プログラミングなんてわからないし…」という方でも大丈夫！Zapierは、簡単なインターフェースで、コードなしでドラッグ＆ドロップするだけで自動化の仕組みが作れるんです。
• いろんなツールやアプリを使っている人
  普段からGoogleスプレッドシートやSlack、Trello、Salesforceみたいなツールをいくつも使っている人には特におすすめです。Zapierを使えば、それぞれのツールをつなげてデータのやりとりやタスクの自動化が簡単にできちゃいますよ。
• 小さなチームや会社でビジネスをもっと効率よくしたい人
  営業やマーケティング、カスタマーサポートみたいな業務を自動化していけば、少人数でも効率よく仕事が進むんです。特に、中小企業にとってはコスト削減にもつながりますよ。
• クリエイティブな仕事に集中したい人
  クリエイティブな作業をしていると、どうしてもルーチンワークが邪魔になっちゃいますよね。Zapierならそういう単純作業を自動化できるので、もっと創造的なことに集中できる時間が増えます！
• チームで効率よく連携したい人
  Zapierは、チームでZapを共有できるから、みんなでスムーズに連携するのにも役立ちます。たとえば、誰かがタスクを完了したときに自動で通知を送ることもできるので、コミュニケーションもバッチリです。こういう人たちにとって、Zapierは本当に便利で、生産性がぐっと上がるツールなんですよ。

逆にこんな人にはおススメできません

Zapierは便利な自動化ツールなんですが、逆にこんな人にはあまりおすすめできないかもしれません。

• すべての作業を自分の手で管理したい人
  「全部自分で一つ一つ確認しないと安心できない」という方には、Zapierはちょっと使いづらいかも。Zapierだと多くの作業が裏で自動的に進んでしまうので、すべてを自分の手で管理したい人には合わないかもしれないですね。
• 少ないツールだけで十分な人
  もし普段使っているツールが1〜2個だけで、特に他のアプリと連携する必要がないなら、Zapierはちょっとオーバースペックかもしれません。手動でも十分に回っているなら、わざわざ自動化しなくてもいいかなと思います。
• 自動化に対して不安がある人
  「これ、本当にちゃんと動いてるの？」って自動化に不安を感じる方もいるかもしれません。Zapierは信頼性の高いツールなんですが、それでも疑念が消えない場合は、安心して使うのは難しいかもしれませんね。
• 複雑な業務をやっている人
  Zapierは基本的にシンプルで効率的な自動化には強いんですが、すごく複雑な業務や特別な処理が必要な場合には限界があることも。プログラミングが必要だったり、カスタムのロジックを組みたい場合は、もっと専門的なツールが向いているかもしれません。
• 毎回細かい調整をしたい人
  Zapierは一度設定すると自動で動いてくれるんですが、「細かいところを毎回手で調整したい」という方には、ちょっと合わないかも。自動化は便利なんですが、柔軟さが必要な場面では不便に感じることもありますよね。
• ChatGPT-PLUSに加入していない人
  実は、Zapierを最大限に活用するにはChatGPT-PLUSが必要なんです。PLUSプランのユーザーは、より高度なAI機能が使えるので、自動化もスムーズになります。でも、ChatGPT-PLUSに入っていない方は、使えませんので、有料プランに移行する必要があります。（IT導入補助金の対象ツールです）

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