ホームページは、設備や担当者が変わったときに一緒に見直したい場所です。日常の業務では使えている連絡先や説明でも、公開ページに古い情報が残っていないかを確認します。
設備・事例・品質の情報を現場と照合する
設備の新設や撤去があったときは、設備一覧と関連するサービスページを確認します。対応する仕事が変わった場合、トップページや加工事例の説明も影響を受けます。
認証や検査体制を掲載している場合は、現在の有効性と適用する範囲を確かめます。数値や対応条件は、どの資料をもとに掲載したかを分かるようにしておくと、次の更新時にも確認できます。
担当者・所在地・お問い合わせ窓口を確かめる
担当者の変更時には、スタッフ紹介、メールアドレス、電話番号、フォームの受信先を確認します。窓口が個人にひも付いている場合は、休暇や異動のときの受信体制も社内で決めます。
実際のフォーム送信を確認する場合は、担当者と日時を合わせ、確認用の問い合わせであることが分かる内容を使います。画面に完了表示が出ることと、担当者が受信できることを、別々に確認します。
記事は、説明が今も合っているかを見る
記事の公開日が新しいだけでは、情報が正しいとは限りません。対応する加工や受付方法が変わったときには、関連する記事の説明とリンク先を確認します。
実際の相談で同じ疑問が続く場合は、記事に説明が不足していないか見直します。本文で答えていても、見出しや表の中で見つけにくい可能性があります。新しい記事を追加する前に、既存の記事で補えるかを検討します。
更新依頼に必要な情報をまとめる
更新を依頼する際は、ページのURL、変更前の記載、変更後の内容、資料や写真、希望時期を一つにまとめます。「設備の写真を新しくしたい」だけでなく、どの写真をどの位置に置くかも伝えます。
定期的な保守を依頼する場合は、月額で対応する作業と回数、追加費用が発生する作業、連絡方法を確認します。管理作業と記事の執筆では必要な作業が異なるため、それぞれの範囲をお見積もりで確かめます。